档案文件资料收集工作面临的问题及对策

摘 要：在不断走向信息化的当今社会，档案文书资料逐渐成为能够记录当今世界发展的凭证。对于整个国家而言，档案资料记录着重要的国家机密和曾经下达的各种指令;对于个人而言，档案文件不仅记录着每个人的生平经历，而且在工作、学习以及生活中都需要档案资料的证明。因此，档案资料在个体和集体的生活发展中是一件不可缺少的内容，没有档案资料的记录和相关证明，个人和社会都得不到发展。所以在档案资料如此重要的前提下，只有顺利收集了相关的档案文件，个人和社会的经历才能被证明，而档案文件的收集工作是档案资料管理需要重点关注的问题。

关键词：档案文件;收集工作;问题及对策

一、 档案收集整理工作的重要意义

档案的收集整理，是档案管理的基础环节，也是关键环节，是所有收集工作的起点，为接下来的工作提供可利用的内容，也是整个档案管理工作中承上启下的一环。在收集过程中，了解和检查档案的质量，以此汇总并衔接给下一步的开发与利用工作。要想实现档案的科学管理，就需要有环环相扣的内容，根据实际情况有序地组织工作，也能够更加方便档案的查找与利用，更有助于实现档案安全保管。档案的整理工作应在使用工作之前，档案整理好之后，分类、组卷的功能才能建立，在这个过程中对档案的收集与整理可以分担检索的一部分内容。

二、 档案文件资料收集工作面临的问题

（一）档案管理制度松散

在当前的档案管理制度中，有许多因管理制度松散而存在的问题。第一，管理人员不重视档案资料文件的收集，因此导致其下属以及从事档案资料文教收集工作的员工对这项工作的不重视。第二，档案资料文件收集工作的专职人员由于对本职工作的不重视，在进行档案资料文件收集工作时，就会仅仅收集那些在手边的资料、容易得到的资料以及浮于表面的文件，不会去在乎资料的准确性、科学性以及多元性，这样收集到的资料势必质量低下，而档案资料的收集质量低下会直接影响后续的文件管理工作。第三，档案管理制度的缺失容易导致档案丢失、档案资料匮乏以及其他意外情况的发生，因此，档案管理制度的完善与否决定了整个档案文件的质量。

（二）档案管理意识不强

虽然在实行改革开放以来，我国企事业单位始终都在以较快的速度进行发展，但是其内部的档案管理工作却始终没有跟上企事业单位前进的脚步，只有极少数的企事业单位制订了较为详细的档案文件资料管理制度，对档案管理工作在进行落实，而绝大部分的企事业在档案管理工作上的完成度是极低的，这也让企事业单位的运转状态始终蒙着一层面纱，在社会公众面前不够透明。之所以会出现这样的结果，究其根本还是因为企事业单位的负责人对档案管理工作的重视度不够，没有认清楚档案管理与企事业发展之间相互促进的关系，缺乏档案管理的意识。由于企事业单位的一把手没有将档案文件资料的管理问题加以重视，故而实际分管档案管理的工作人员对自己的工作职责也不够清晰，从而引发了后期一系列的档案资料管理困难的连锁反应，加大了档案文件资料收集与管理的困难度。

三、 解决档案文件资料收集工作问题的措施

（一）完善档案管理制度

第一，提高管理人员的档案意识。相关人员的档案意识得不到提高，档案管理相关制度就得不到很好的完善。因此，完善当前的档案管理制度，首要任务便是提高县官人员的档案意识。第二，制订科学专业的档案资料管理制度。为了适应当今世界的发展，必须与时俱进地进行档案管理的相关工作，通过对之前不科学、不完善的档案制度进行改革发展，查缺补漏，在完善过去档案制度的同时提高其科学性和创新型，才能促进档案资料收集工作的创新发展。

（二）树立档案整理意识

在档案的收集管理工作中，为了有效提升档案的收集与整理水平，应树立积极的档案管理意识，尤其是要充分地认识到档案收集与整理的重要性，并将这种认知自上而下地落实到具体的工作当中，以此促进档案收集与整理工作得以高效开展。所以，在档案收集整理工作中，有关部门应开展积极的培训与教育，强化工作人员的收集整理意识，强化对有关内容的法律法规宣传，确保档案管理工作人员了解关于档案收集整理的知识与内容，促进工作规范化地开展。

（三）提升职业道德规范

为了更好地落实档案工作人员的职业道德，档案部门在管理上需要制订严格的规章制度来约束相关的工作者。这些条款条例需明确哪些行为是符合职业要求与职业道德的，有哪些是违背职业要求与职业道德的，加强对违反规定严重性的教育，并对违反者给予相关的处罚措施。除此之外，应当及时关注档案职业人员的工作心理。

（四）积极创新档案征集思路，增强责任感与使命感

立足新时代，档案管理工作进入新时期，档案征集工作面临巨大发展压力。因此，要结合档案管理实际，增强档案征集工作的使命感与责任感。面对社会的飞速发展，加之大众对档案使用的增加，档案资源的丰富成为必然，以便更好满足全社会的档案需求。另外，要对传统的征集理念与思路进行转换。征集与利用相辅相成，利用是征集的目标，征集是实现利用的前提与基础，需要将两者进行有机统一，才能实现档案资源丰富的目的。

（五）提高档案人员综合素质

要提高档案资料文件收集工作专兼职人员的綜合素质，首先，在进行档案资料收集人员招聘时，最好选择那些已经具备相关经验或者有过系统学习的人员，这样就能在节省一部分培训费用的前提下尽快开展档案资料文件的收集。其次，在相关人员入职后，一定要经过专业培训方能上岗。

四、 结语

时代在不断发展，对于各行各业的工作要求也在不断提升。完整、齐全的档案材料，通过系统的整理，能够科学、有效地服务于各个单位，所以它的作用是不容忽视的。档案室要充分地发挥自身前段调控的功能，将资料有重点、有计划地收集与管理，打好档案资源服务的基础。

参考文献：

[1]杜则良.新时期干部人事档案整理工作对策研究[J].兰台内外，2019（36）：59-60.

[2]卢艳丽.浅议机关档案管理工作的变化[J].档案天地，2019（12）：56-57.

作者简介：李海英，邯郸市复兴区档案馆。