建设工程档案管理重要性分析及科学管理措施

魏士妮

摘要：当前，我国建设工程档案管理工作仍然存在着一定的不足与缺陷，致使工程档案管理的实际效能未能得到有效发挥。本文中，笔者就建设工程档案管理在民航专业工程建设中的重要性、工程档案科学化管理的相关措施与手段进行初步的分析与探讨，希望借此可对相关从业人员起到一定的借鉴和参考价值。

关键词：建设项目;民航工程;工程档案;档案管理

随着交通运输行业的不断发展，人民生活水平的不断提高，人们对交通出行的需求越来越高。在这样的背景下，各地机场不断开展新建、改建、扩建工程，加大民航交通运输能力。此外，民航业在当今经济体系中占据重要地位，而其自身在整个建设行业中竞争也愈发激烈，民航建设企业所面临的生存压力也愈发巨大。民航建设企业自身的发展，不仅要时刻面对市场竞争，更要面对在管理与建设过程中所存在的各项弊端，而工程档案管理正是整个内部管理过程的关键节点。以当前民航发展机制与背景角度分析，工程档案管理是确保民航建设企业实现自身经济利益长远发展，提高建设整体安全质量，提高民航机场整体形象与口碑的重要手段。针对其进行更为具体的措施分析，具有极高的现实意义。

一、工程档案管理的重要性解析

（一）工程档案是民航建设工程各项技术工作的基础

工程档案是建设工程的全面总结与分析，真实反映了建设过程中从立项批复、施工过程到工程竣工验收各个环节所进行的各类操作与技术工艺产生的相关记录和资料。在合理的管理机制条件下，工程档案可以全面细致地反映工程整体过程。从民航机场建设发展角度来看，工程档案是整个民航进行行业内部建设，发展自身特色与文化的历史记录。因此，工程档案无论对建设企业还是对民航自身，都有着非常高的价值。档案管理过程所形成的技术展示与积累，有效促进了建设企业对自身各项资源的完善与优化。

（二）全面促进建设工程学内容的研究与统计

企业实施工程档案管理，可大幅度提高建设工程相关学科对建设工程项目研究与统计的精准性，全面推动相关学科资源与技术的进步与发展。同时，工程档案管理对民航建设工程项目从多角度进行细致整合与研究，极大地丰富了建设工程学科的研究资料素材，推动相关学科发展合理化、规范化。

（三）促进工程技术的发展和工程经验的有效积累

工程档案，是工程技术和工程经验的结晶，是民航机场建设与发展极为宝贵的工程资料，对后续机场建设工作有着重要借鉴作用。后续工程实施时，善用建设工程档案，有利于掌握安全要素与技术要点，使工程建设更加成熟;有利于各项技术的快速应用与实践，让相关技术的发展更为科学，及时弥补技术自身所可能存在的缺陷与漏洞。

二、现阶段建设工程档案管理的问题

（一）工程档案管理体系难以构建

工程档案管理过程中，需要签发大量的文件，而多数文件又归属不同的单位、部门，文件类别与来源极为复杂，直接导致档案难以进行集中管理，员工在对档案进行查阅与分析过程时，面临资源调取困难等问题。例如，很多建设工程企业为了加快自身的建设进度，对审核与确认文件没有进行规范处理，有的未走签字盖章流程，造成档案失去价值。另外，很多部门特别是施工单位，在进行建设文件存放时，也没有形成统一规范的制度与方案，档案存放杂乱无章，造成档案查找利用极为不便。想要充分发挥建设工程档案实际效能，亟须解决上述问题，建立更为全面的档案管理体系。加快档案信息化领域的快速进步与提升，是实现档案自身价值，推动自身在激烈市场竞争环境下立足发展的重要根本，因此，加强工程档案管理具有重要战略意义。

（二）档案专业人员储备匮乏，无法满足档案管理需求

我国建设工程档案管理起步相对较晚，并受到工程建设周期紧、观念意识的淡薄等多种因素的影响，很多档案管理岗位人员少且人员专业技能与管理素养不够，尤其是基层建设部门的档案管理人员，对国家、地方对工程建设档案管理的要求不熟悉，对档案管理规范性、科学性缺少足够的认知，很多工作人员对建设工程档案内部的各类文件无法区分，不能有效辨别不同类型文件之间的区别。很多资料在进行保存后既无法进行二次分类，也不能为后续档案处理工作提供支持。同时，随着信息通信技术的快速发展，建设工程档案管理呈现信息平台化发展态势，但是，很多档案管理人员对计算机基础操作不够熟练，相关档案平台的使用更是缺少必要的保障。

（三）建设工程档案完整性与准确性难以保证

工程档案管理需要将建设过程的各个环节进行有效记录，需要有完备的原始资料作为参考。档案管理人员在进行原始资料收集时，一是受工程在施工作业期间受制于很多种不同作业环境与作业过程的限制;二是很多档案管理人员对资料收集过程不够重视，造成档案资料缺失的状况时有发生，甚至出现档案丢失。长此以往，工程档案管理不仅无法发挥自身应有的效能，甚至会严重打乱建设工程相关技术与学科的发展。

三、促进建设工程档案科学化管理的措施

（一）全面推进档案信息化建设

随着信息技术的快速发展，如今很多工作与领域为了提高管理效率与质量，以信息技术为抓手，广泛建设更为高效且安全的信息化管理平台。在此背景下，为了构建规范高效的建设工程档案管理体系，推动工程档案管理科学化发展，企业需要针对建设过程，全面推进档案管理信息化，建设更科学规范，便捷高效的信息化管理平台。平台建设過程中，企业需注重基础设施的完善性与有效性，完成企业内部局域网与数据库的创建与优化，并对数据中心机房及服务器的相关配置进行有效分析与尝试，确保档案资源数字化处理时，整个信息平台不会出现任何异常与错误。档案工作人员在信息平台的支撑下，完成对档案信息及原始资料的有效采集与分析，并完成档案管理各个环节之间的整合。信息平台需注重提高自身的兼容性，开发过程需配备必要的数据接口，使其可与企业其他系统进行有效对接。以大兴机场为例，大兴机场指挥部在工程开工前期，率先开发并引入了档案信息化管理系统和建设项目信息化管理系统，通过自身技术的改革和创新，将纸件档案与电子档案一一对应，实现“下上线下”双轨道归档，将各类信息与资源的快速收集与处理，并最终生成电子档案数据，为后续档案资源开发利用提供充足便利。

（二）完善建设工程档案管理制度

制度是确保各项工作有效开展与落实的根本，因此，企业在进行建设工程档案管理时，需首先完成档案相关制度建设工作。以实际工作效率以及工作过程入手，对制度自身的完善性与科学性进行分析，既要保证每一项环节均有对应的规定与说明，也要确保制度自身对整体管理工作起到积极促进作用。建设工程档案管理制度严格约束每一位人员的工作过程，档案所需的各项资料与文件需要进行严格的确认与审核，相关责任人员要进行签字，通过制度审核后方可录入到数据信息系统之中。民航专业工程具有特殊性，不仅有常规的房建工程、市政工程，还有民航独有的民航专业工程，特别是跑道、助航灯光等。面对800亿工程，100多家总包，1000多家分包，如何同设计、施工、监理等100多家总包单位、1000多家分包沟通，明确档案验收标准、归档制度及操作规范非常困难。面对这些问题，档案管理者集思广益，通过建章立制、顶层设计来牵住项目档案管理的“牛鼻子”，以规章的形式明确分类方案、整理要求、培训计划，并构建工作网络图，适时向相关参建单位宣传贯彻，通过不断的培训、指导及现场检查，最终大兴机场工程档案顺利通过验收。

（三）针对档案管理全过程实施高效管控

建设信息档案管理工作的各个流程具有差异性，对实际岗位人员业务素养和工作能力有着较高的要求。因此，在实施建设工程档案管理时，各类流程与环节的岗位责任需足够明确，并确定良好的过程监督与审核，确保各类文件资料收集有序进行。建设信息档案管理可借助现代化信息工具，如甘特图等，切实增强管理人员业务能力，提高管理精细程度与效率。

（四）强化建设工程档案质量的控制

确保工程档案资源质量是管理工作最为基础的要求，只有全面提升工程档案的完整性与精准度，才能充分发挥工程档案的作用与价值，提高其对民航机场建设过程的推动效果。档案所属各类原始资料与文件需保持无缝对接，并建立对应的信息反馈机制，方便档案管理人员对各类资料进行确认与审核。同时，在工程档案利用过程中，企业可利用大数据技术与应用，全面挖掘工程档案内部价值，并对档案内部各类信息的合理性进行有效分析，最终提升整体档案资源的质量。以大兴机场为例，大兴机场在建设过程中采用了很多先进的做法和管理模式。例如，大兴机场指挥部在建设前期，将档案验收结果与工程尾款挂钩。将专业工程档案工作经费纳入工程预算管理作为竣工结算的一个重要环节，通过合同约束各参建方按照要求整理档案资料，包括档案管理职责、归档职责、归档范围、质量要求、整理移交标准、移交档案套数、移交时间及违约责任等。通过构建顶层设计，严抓规章、严抓标准，并结合工程合同这一抓手，提高了参建单位档案意识，增强了档案人员收集归档的自觉性，强化了项目档案管理的标准性。

四、结语

综上所述，建设工程档案管理过程是现代建设领域发展与进步的有效手段，其不仅可全面提高建设工程自身的质量，也会对工程技术以及相关工程学科的发展起到良好经验积累与促进作用。各建设企业在实施工程档案管理时，应高度重视，积极建设信息化平台，完善管理制度，并全面提升工作人员的综合能力与素养，强化档案质量控制，并最终推动企业自身的进步与发展，推动我国建设领域迈向更高层次。

参考文献

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