档案管理实施信息化相对于人力管理的优势

袁晓虎 丁琨

信息化时代的到来为人们的日常生活提供了便利，同时也节省了很多人力物力和财力，比如说档案的管理，自从实施信息化之后就体现出非常明显的优势：

1.较之传统档案管理模式更加省时省力

传统档案查找需要进行手动查找，效率非常低，而且很容易出现错误。跟以往的做法相比，档案信息化管理有着明显优势。人力管理下的档案工作往往呈现出效率低下的情况，因为档案的查询、档案的分类以及方案的整理都需要耗费很多时间，而且在正确率方面还得不到保证。档案信息化后，数据只需一次录入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索准确性，大大提高了工作效率。

2.较之传统档案管理模式检索查询更加便捷

信息化档案管理系统有着它特有的检索和编制工具，当人们需要查询资料时只需要输入文件资料的关键词、分类号等关键信息即可精准定位，实现档案资料迅速利用，在很大程度上减轻了档案管理人员的负担，实现资源共享更加便捷。而传统档案管理的检索方式，需要人工进行非常繁琐的程序才能够找到，不仅耗时耗力效率极度低下，还容易发生遗漏。

3.较之传统档案管理模式在存储方面风险更小

一般来说，传统档案多采用纸质形式进行记录和存储，这就导致档案资料容易受潮和虫蚀，反复查阅对纸质档案损害较大，并且存在火灾隐患，需要不断改良和优化放置档案的环境。对于传统的档案管理后续使用来讲，存在人力和时间的大量消耗，而且容易出现遗失和难以复原的风险，在管理经费的消耗上面也是一笔不小的金额。相比较而言，档案实施信息化管理，存储和使用更加灵活，信息化录入可以随时增减信息，相比传统的纸质保存，存储工作更加便捷，大大节省存储空间，避免了因环境等因素影响档案存储问题。此外，通过信息化手段添加密钥，可以避免信息失窃或泄露，利用更加先进的存储系统、云存储等方式，可以极大提高存儲容量，在档案的安全和保密工作方面得到了有效保障。

4.较之传统档案管理模式更具便捷性和分享性

传统的档案资料大多被锁在档案柜里，一般人难以接触到所需的档案，为了防止档案的遗失，更是不会轻易外接，这就脱离了档案存储的本质目的——利用。通过实施信息化管理之后，档案直接在数据库中进行存储，用户可根据自身需要自主查询与利用，而且档案管理不能复制，共享需要到相关部门调阅查询，不仅避免了档案资料的遗失和损坏，还节省了档案查询者和档案管理人员的宝贵时间，最重要的是实现了档案资料的利用率和价值，大大提高了工作效率。