档案信息化数据入库的规范化

王强燕

档案信息化建设是随着信息化互联网时代的发展顺应时代潮流，进行改变应用系统。档案信息化建设各种目标需要应对时代做出改变和调整，要有创新精神跟得上时代的发展脚步。档案信息化的核心部分是借助信息技术，运用其中提高现代化水平，化繁为简确立网络环境带给我们的便捷，基本服务框架确定后，后续工作即可进行，所以我们要对档案管理的态度和原则性提出要求，重视理论与方法共同运营，满足大众的需求。

如今，在档案信息化的建设过程当中，很多人只注重往高新技术上靠边发展，却忽略一个标准规范性，最后导致因无统一性而功亏一篑，让档案信息化建设转型失败。统一明确的管理，是网络系统技术的规章制度，更直接与档案信息化建设前进的脚步有关。档案信息数据入库时，包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。首先，要建立档案信息的数据库，将信息以文件形式将内容记录到库，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。档案信息入库必须要有标准线规范性，做到整齐划一，才不会出现因为名称对应不上难以找到档案的现象，而且提高检索效率。

因为原有的工作人员，对他们档案信息管理日常工作已经成为习惯，面对电子文件的形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术难以掌握，相反，年轻的从业者，他们掌握新型计算机技术，对档案处理游刃有余，却忽略档案管理基础知识和一些原则性问题。这就还需我们对此设定相关的标准和操作要求了。档案信息化建设，这是一项繁密的管理工作，需要不断更新知识库，掌握计算机运用，跟上时代步伐才能不被淘汰。像现在，许多档案馆配备了高端硬件设施，使用效率却和从前没有两样，只能利用高端设备实现基础的网上处理操作，局限于简单查询步骤，没有让高端机器运用在刀刃上，这样就无法发挥它真正的价值。而我们要做到档案信息的规范，就先做到内部人员管理标准统一，业务标准统一，技术统一。

档案信息管理是用信息软件对传统档案信息进行整改的过程，作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。这不再是简单的人工全手工，而是每个环节相互配合，最后完成一個业务的过程。计算机给我们带来的便捷应该是更高效、高质量、时间短的一些好处。工作模式的转变需要好好适应，以达到后续工作的进行;对电脑录入的统一要求，可以让我们减少错误和矛盾的出现，这也算是为我们档案信息化建设道路开拓疆土。