档案信息化建设进程中的数字化模式

马俊 车轶

档案信息化是指档案管理模式，以面向档案实体保管为重点，以档案实体的数字化信息这种主要形式到为社会提供服务的转变过程。运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况，新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法。实现档案信息的社会化服务。档案信息化建设是指应用信息技术去进行产生，管理到利用档案信息的过程。在这样的大转变过程中，要实现信息的数字化和网络化，更要实现信息档案接收，传递，储存和提供利用的一体化。

档案信息的数字化是指利用数据库技术，数据压缩技術，高速扫描技术等技术手段将纸质文件生效文件等传统介质文件和已归档案保存的电子档案，系统组织成句有序结构的档案信息库。

档案管理更多的是体现在自动化，实时化，网络化。具体表现为数据只需一次录入，可以多次利用。数据无论从文书管理录入，还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享。提高工作效率。各种报刊可以自动打印，数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文具单汇总表。可以方便的打印出档案的背景，封面，案卷目录，文件目录。备考表等。档案管理的信息化，网络化，可以给管理人员，职能部门及公司带来显而易见的效果和收益。

实现一连串数据的有效管理，其关键是数据排列，数据排列组织是数据管理的基石，其水平决定了数据管理的水平。《档案著录规则》一直是档案信息化建设过程中档案数据著录的基础标准，以此标准统一进行，各地区、各行业纷纷颁布了适合本地区、本行业可以执行的“文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式”标准，这些标准在档案信息化建设的前期阶段起到了很好的规范和标准化的作用，使局部范围内档案在数字化过程中有了统一的执行标准，需要大家规范有一个纸质档案建立数字档案的过程。

档案信息化建设对于提高整个部门的技术水平企业的信息化，数字化，网络化都是有效的，因为只有实现档案工作的信息化，才能外部公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。然而，实现管账档案信息化必须有规范性原则，一方面可以将管藏档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别，可处理的数字化信息，另一方面，可以接收电子文档。二者都需坚持规范性原则，制定相应的法规，实施规范性。这不仅实现现代化的需求，也能提高工作质量和效率的需求。将档案信息的保管，传递，利用数字化等更严谨的管理。进一步规范和标准，也是社会发展必然选择。