浅析档案信息化的重要性

李新悦 曹伟薇

随着科技的进步，社会的发展，每天都有数以万计的信息产生，在这样的大数据背景下，电子文件数量越来越庞大，对其的管理也显得尤为重要。本文主要分析档案信息化的主要特点，希望能够在建设过程中起到一定的作用。

档案的本质特征是原始记录性，所以管理档案的过程，实际上是遵循以往历史事实的记录过程，无论是纸质档案还是信息化档案，都应该保留这一特性。然后再依据当前的科技和发展的趋势进行调整。随着社会的潮流而发生改变的同时仍然具有直接记录的功能。

尽管信息化档案相对于纸质档案来说非常容易被修改，但是修改信息化档案的成本要远高于纸质档案。再者，从长远来看，纸质档案具有着被时间所磨灭的不可忽视的缺点，破损、缺失是不可避免的，在这一点上电子档案就可以保存多年。我们在档案信息化的过程中要注意信息的真实性，从技术上来说，通过认证来保护电子档案的真实性，电子签名或是时间戳都是可以实现的。

档案信息化建设仍然保持着档案的法律依据性。电子档案的原始凭证性与纸质档案是一样的，所以应该具有法律证据的价值。将档案通过信息化的过程，形成不同形式的信息记录，当其有关的背景信息和元数据和他一起归档保存。这样清晰地标明档案的相关信息。严格的相关的标准，要建立完善的管理体系之后，再不断的对当前的档案信息进行补充和调整。拷贝的信息和载体的更换都留下详细的操作记录。对使用的相关人员也进行严格的考核。从原来的线下服务到现在的线上服务，从3G时代往4G时代、5G时代发展的道路上，组织平台正发生着翻天覆地的变化，结合现代化工具并根据时代，不断调整工作内容，不断的發现问题，提出问题，再做出假设，最后自己再去解决问题，想思考和被思考的过程，就是不断摸索档案信息化的过程。这样的过程在当下的时代，科技还有很多未知的可能性的情况下是必须的。所以当然信息变化的重要性不仅体现在能方便管理者检索信息也在于能够为科技提出研究方向。

总的来说档案必须化建设是各个领域发展过程中不可或缺的重要内容。在此过程中，就在建立中调整，在调整中提高，才能更好的实现档案信息化的作用，不管是从服务者还是管理者角度都能够更好地将其应用于工作当中。档案信息化是为了将如今浩如烟海的数据中提炼出有用的消息，将其复杂多变的特点变成有规可循的依据。虽然现在很多的信息都朝着数字化发展的趋势，但是仅仅的数字化是远远不够的，只有将数字，归类、总结变成规范，总结成档案，那这么多的数据在数据库中不断的积累，不断的总结才有意义，信息进行不定期的清理才知道从哪里下手。