档案信息化建设的重要原则和深远意义

顾艳 曹振华

档案是人类文明发展过程中的重要记忆，是我国开展相关工作的最基本依据。在新时代，其建设过程中呈现出来很多重要的原则。

一、信息化建设的重要原则

1、系统和完善性

档案工作要拥有可以衡量的标准，要清晰化，流程化，这是档案工作迈向新时代的必不可少的要求之一，是增强工作效率的重要途径之一。馆藏档案是管理工作非常很重要的一种方式，一方面可以通过扫描等技术 进行精准的转化，使得计算机能够快速识别和精确处理的信息，方便储存，管理和调用;另外，还能够通过接收电子文件进馆，这样可以丰富馆内档案资料，还可以及时处理紧急的，重要的资料，以免产生贻误，这些都离不开系统性的原则，制定相应的标准、规范和法规。

2.保密性

凡事利弊相随，在科技给档案管理带来方便的同时，网络产生的隐患也不可忽视。部分档案是涉密的，是不能将其公开化。目前，有很多黑客等非法分子会利用防火墙等的薄弱，从中盗取重要信息，从事不正当的交易。所以，一定要增强防患意识，增强网络安全的重视，多措并举的保障其完整和安全，最大限度的维护档案信息的安全。

3.效益性原则

档案的数字化建设不是一朝一夕的事，也不是某一个部门或某一个人可以完成的，他需要我们全力配合。优化整体的运作方式，必须以提升工作速度和质量以及公司的整体效益为目标。这也是国家和各部门一直潜心致力于其建设的核心目的。

二、档案信息化建设的深远意义

1.搜索查询方便

以前的寻找方式，非常的落后，工作人员需要比对目标信息，对照记录进行大量的翻阅，查找，有时还容易查找重复，大大的增加不必要的工作量。但是，現在，可以进行目标查询，不用再像以前一样，漫无目的乱翻，管理人员可以选择不同的方式进行多样查询，，在繁杂的档案库中寻找到当下需要的档案信息，极大的减轻了工作人员的工作量。

2.档案工作借还信息一目了然

现在，科技已经改变了我们的思维和工作模式，无论何时何地何人，进行了怎么样的操作，都一目了然。传统的记录方式容易出现，错记，漏记等客观现象，从而加重工作量，信息化的方式操作方便，可以直接进行催还，从而推动整个档案工作的有序进行。

综上所述，档案的信息化不仅符合了时代的发展的新要求，同时也引进了科学技术和新兴科技，这也有利于减少档案工作的繁琐程度，可以在短时间内实现工作目标。档案信息化建设不可能一蹴而就也不可能只依靠耽搁力量来完成，它，需要所有档案人员的积吸参与与配合，从人员素质到设备到系统建设实现一体化的发展。