基于行政审批工作中档案的收集及整理分析

【摘  要】当下，档案的收集与整理成为了行政审批工作的一个重视要组成部分，对行政审批的建设起着关键性的作用。因此，在进行行政审批工作的过程中，要重视档案的收集与整理的发挥作用。但是，当下的档案的收集与整理管理工作存在一些问题，而这也影响到行政审批工作的快速发展，本文就目前行政审批工作中档案的收集及整理的重要性及现阶段所出现的问题，提出了相应的改进策略。

【关键词】行政审批工作;档案;收集;整理;分析

引言

档案的收集及整理历来是行政审批中重要的一个项目，并且是备受关注。不过，在进行档案的收集与整理中，因为没有进行相关规范的指导，管理人员队伍素质不高，信息化管理水平不高的限制，使得档案的收集和整理工作整体水平也不高，这也影响到了行政审批的其他部门的工作，因为协调性不到位，所以也就影响到了整个行政审批工作的正常开展，为此，有必要对现阶段档案的收集及整理工作的一些突出问题进行改进，从而确保行政审批工作得以有效进行。

1.行政审批工作中档案收集及整理的意义

（1）提高行政审批档案的效率。良好的档案收集与整理，可以确保有效地展开行政审批的各项工作，并且让各项工作以保密地进行。另外，对档案进行有效地收集与整理，可以帮助行政审批部门做好相关工作的备份处理，一些有失误的工作，也可以在档案的收集与整理中得到重视并且调整，为行政审批工作指明了正确的方向，提高了行政审批工作的整体效率。

（2）减少行政审批工作的成本。对档案进行收集与整理，可以让原来行政服务大厅里全部部门的审批业务集中到一起，一定程度上精简了部门、人员以及办公经费，有效地降低了行政审批工作的成本。

（3）促进政府职能的转变。对档案进行收集与整理，可以重新整合了一些重复、交叉、相似的业务，让审批权由审批式管理向监管式服务转变。并且，在进行的过程中，也明确了各部门的职责，从而促进了各部门将精力集中到完善各自的工作中，同时也将各部门的行政审批权统一集中起来，以制定更完善的宏观调控政策，让政府职能得到很好地转变。

2.行政审批工作中档案收集及整理现存问题

（1）重视标准化档案管理。方圆正因为讲究规矩，才得以实现应有的形状。对于面临大量的行政审批工作的压力下，如果不进行规范化，标准化的档案管理制度，就会让行政审批工作的效率变低，前进缓慢，甚至是出现工作环境混乱的现象。而现阶段的行政審批工作的情况是，人员对档案的收集与整理工作的有效性没有得到很好保障，不良的工作状态和现象仍然明显，这就需要相关的执行标准来引导工作人员进行规范化工作，从而提升行政审批工作的效率。

（2）档案管理队伍素质有待提升。从目前来看，我国行政审批档案管理已经向档案信息化管理方向前进了，但是看其实际的管理理念与方式还是需要有待提升的。快速发展的时代，行政单位的领导更要重视提高人才队伍的培养工作，合理安排人员开展档案收集与整理工作，全面提升工作人员的素质水平，让各工作人员能发挥出更大的主动性和创新能力，为行政审批工作做出应有的贡献。

（3）信息化管理水平不高。行政审批是我国的一项重要的基础性工作，随着企业数量的增多，行政审批工作量也大了起来。而目前的情况来看，采用传统的工作模式仍然是很明显，对档案的收集与整理主要是以人工操作的方式进行，而这种方式显然会让工作效率变低，也增加了一定的风险。因为纸质文件在收集与管理过程中，容易会发生字迹模糊，或者丢失的现象，这就给行政审批带来了影响，所以，提高信息化管理水平是很有必要的事。

3.行政审批工作中档案收集及整理的改进措施

（1）建立科学的档案管理制度。要想行政审批档案的收集与整理得到有序进行，那么背后是需要有科学、合理的管理制度的支撑，才会让各项收集与整理工作能井然有序地开展。为此，就要对档案管理制度进行完善，让档案管理人员明确清楚自身的工作职责所在，并且以协作的方式进行合作，从而让行政审批档案管理工作得以很好开展，以促进行政审批部门向规范化道路前进。

（2）提高档案管理员工的素质。员工素质的高低影响到档案管理水平的高低，因为档案管理是人为操控的，档案管理人员具备高素质，才会确保档案管理工作能以高质量完成。为此，重视培养档案管理员工的素质，可以让员工意识到自身工作的重要性，以及清楚自己的具体职责所在，这样员工才会全心全意地投入到档案管理工作中，做到细心，保密。

（3）对档案分析与管理进行规范化指导。有必要进行相关的科学指导工作，表现为：一是建立档案收集与整理的专用库房，提供专用的档案柜，让档案收集与整理工作得以规范进行，避免数据的混乱;二是将原单位与现所审批的档案做好归属，并且明确档案保存的必要性;三是规范各审批窗口，让档案业务可以得到很好地衔接，不断档;四是让相关人员做好审批档案的工作，确保收集与整理工作的质量。

（4）对档案业务人员做好培训。对每个窗口的审批档案人员进行深入培训，让各人员熟悉档案收集与整理的工作流程和操作技能，从而确保各人员能做好本职业务工作。再者，因为各窗口业务审批职能的不同，所以，进行个性化培训也是有必要的，从而让档案的收集与整理可以实现由谁做归谁管，便于之后查找利用。

（5）提高档案信息化管理水平。互联网发展的时代，只有与时俱进，才能让档案收集与整理工作得以高效完成。有必要将现代信息化管理技术加以重视，从而利用到行政审批工作中。这就需要提高人员的网络管理水平，从而改变工作方式，以更好、更快的方式完成预期的档案收集与整理目标。传统的档案收集与整理方式是人工工作，也就是通过纸质文件的保存，但是这种方式随着时间的推移，文件上的文字会出现一定的不清晰性，并且也容易出现丢失的情况，这给行政审批档案收集与管理工作带来一定的难度。而利用好档案信息化建设之后，可以用扫描、转化等信息化手段，把纸质文件和图片进行了电脑保存，成为了电子资源，并且还能作相应的信息目录，文件等数据库的形式保存，极大便利于日后的使用与查询，这让也大大减少了档案存储的空间，以及更好地管理了信息资源。

（6）建立考核机制和完善激励机制。之所以要重视考核机制和激励机制，主要是考虑到提高工作人员的工作积极性，让工作人员更好地发挥主观能动性，为行政审批工作做出更大的贡献。所以，对于不同的部门进行分层管理，并且进行相应的考核，以及充分听取各部门对考核管理的意见，以便更好让考核机制为工作人员所接受。另外，完善的激励机制，让员工的参与积极性更高了，执行力也更强了，从而让管理工作也深得人心。关于激励机制，可以开展部门的评比活动，然后给予奖励，如与工资挂钩、物质奖励、荣誉表彰等，以这些方式让档案管理工作能以更好地运行和发展。

4.结束语

在行政审批工作中，档案的收集及整理起了重要的作用，要想发挥好档案的收集及整理的作用，就要应该充分重视标准化档案管理，确保各项收集与整理工作有序进行;提高档案管理员工的素质，促进档案管理工作能以高效完成;对档案分析与管理进行规范化指导，以保证档案收集与整理工作的质量;对档案业务人员做好培训，以确保各人员能熟悉操作本职工作;提高网络管理水平，以更好地管理档案资源;建立考核机制和完善激励机制，促进行政审批工作能以更好地运行和发展。

参考文献

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[2]王翠翠;探讨行政事业单位档案管理的思路，[J].新课程（下），2014，5：195-195

[3]李茹;行政审批档案信息化管理工作要点探究[J].科技创新导报，2017，1：105-107

作者简介： 周新永（1978.11-），男，汉族，山东博兴人，本科，高级工程师，研究方向为档案管理、行政审批档案信息化。