网络环境下人力资源档案的数字化管理分析

（国网西藏电力有限公司那曲供电公司，西藏 那曲 852000）

前言：日益激烈的市场竞争，给企业的发展带来了巨大的压力，人才的作用和价值越来越明显。对于供电企业而言，人力资源档案管理已经成为了人事部门的重要工作之一。人力资源档案管理的地位和价值不容置疑。通过人力资源档案的管理工作开展，可以将人事活动过程予以体现，有利于企业人事部门在工作中发挥重要的作用。在网络的作用下，目前我国各个企业已经逐渐的转变了传统的人力资源档案管理工作，实现了人力资源档案数字化管理，不但提高了人事部门工作效率，而且提升了企业人才的利用率，使其在市场竞争中保持优势地位。因此，在网络环境的作用下，人力资源档案的数字化管理对企业的发展具有着重要性作用。

一、人力资源档案数字化管理的意义

（一）有利于实现企业信息化建设

对于供电企业而言，在人事部门工作中，人力资源档案的数字化管理能够提高人事部门工作效率，并且也是供电企业信息化管理的重要组成部分，在现代信息时代中，人力资源档案数字化管理更加符合社会发展的需求，也能够为企业输送更多的优秀人才。现阶段，我国大部分企业为了满足时代的需求，加大力度建设网络系统，促使企业实现数字信息化管理，人力资源档案的数字化管理主要是以网络为基础，利用现代化信息技术促使企业能够在经营、科研以及管理中，完善档案，并保障的档案的安全。在网络的环境下，企业发展建设逐渐迈向信息化，为了的未来发展奠定了良好的基础。

（二）有利于提高工作效率和管理水平

随着供电企业人事部门逐渐的应用了人力资源档案的数字化管理方式后，不但转变了传统的管理模式，而且促使人力资源档案管理达到了标准化以及规范化，提高了人事部门的工作效率以及管理水平。人力资源档案在实现数字化管理后，使得档案信息的存储更加安全，查询效率更加快速。在企业传统的人力资源档案管理中，要想查询某一份档案资料时，不仅需要办理相应的手续，而且在查阅过程中也比较费时费力，甚至部分人员由于工作较为繁琐，在借读档案资料后，忘记归还，有可能还会导致档案遗失。档案在多次借阅后，档案也会遭受磨损，导致档案信息不完整甚至丢失。在人力资源档案实现了数字化管理后，只要相关的工作人员具备查询权限，在企业网络中即可进行查询，在保证了档案信息安全的同时，也防止了档案信息的丢失。

二、系统设计的目标

为了能够实现人力资源档案数字化管理，供电企业在投入资金后，加强建设数据信息平台，并开发人事管理数字化应用平台，实现了人力资源档案数字化管理的同时，也能够使得人力部门的工作更加科学化以及规范化。首先，供电企业为了能够满足市场的需求，需要建立经济适用的数据库，避免造成资金成本的浪费，而且也能够有效的将人力资源信息保存在计算机中，并建立相应的档案借阅以及归还系统。其次，在计算机中，建立快速查阅功能。在有效查询人力资源档案时，针对存放以及借阅情况进行调查，从而在找回档案信息时，也能够更加方便快捷。再次，实现统计功能，在查阅的过程中能够有效地统计各项数据信息。最后，系统需要具备安全性。供电企业人事部门在工作中，查询档案信息时，需要采用不同的口令限制。并且在人力资源档案数字化管理系统中，需要相关的管理人员进行对系统进行维护，与供电企业无关是无权进入系统中的。在缺少数据修改权限人员，只能浏览档案，不能对档案信息进行修改。为了方便管理，使用人力资源档案数字化管理系统，需要安排相应的档案查询借阅人员以及档案数据维护人员。

三、实现人力资源档案数字化管理相关对策

（一）归档管理

归档管理是指在人事部门中，需要对人力资源档案以及本单位相关文件档案进行统一管理。人事部门工作人员在接收纸质档案时，需要纸质档案中的信息录入在电子档案中，对于要移交的电子档案，需要对其进行验收，核对后在归档系统中需要标注卷宗号、文件名称以及移交人员信息等。其次，在人力资源档案数字化管理系统中，管理人员需要在计算机中建立相应的文件夹，并且对档案进行划分，并根据不同类型的档案建立文件夹，从而将档案分别放入不同的文件夹中。

（二）档案管理系统

根据供电企业的实际情况，人力资源档案数字化管理系统需要将数据转变为模块模式。在数据库中建立不同的模板，其中一份是人员信息模板，其中包含了人员的姓名以及相关信息，并加入密码，只有具备权限的人员才可进行查询。另外一份是档案信息模板，其中包含了档案的编号、卷宗号、存放柜编号等。相关人员在查询档案信息时，可在具备权限的条件下，在局域网中，即可查询到所有人的信息。

结束语：人力资源档案管理问题一直倍受人事管理部门的重视，由于各种档案资源上的信息不准确，档案的流动性，对人力资源档案管理工作中存在着巨大的影响，对企业来讲也是一种损失。因此在网络信息的环境下，建立数字化管理，能够保障档案信息的完善以及安全，同时提高工作人员的管理效率。