强化档案“三化”管理 提升服务水平

（哈药集团三精制药有限公司，黑龙江 哈尔滨 150000）

事业单位在正常运行期间，会产生大量的文件资料，挑选其中价值较高的资料进行整合处理，就得到了档案资料，由于事业单位工作特性，决定其档案管理具有数量大且复杂的特征，这类资料价值较高，影响到事业单位整体服务质量，受到人们广泛关注。在事业单位档案“三化”管理过程中，需要先了解单位档案管理现状，再采取适合的管控措施，这也是档案“三化”管理过程中的核心，下面先总结“三化”管理期间遇到的问题。

一、档案“三化”管理存在的问题

（一）定位较低，缺乏足够的管理意识

就调查发现，一些事业单位对档案管理工作的关注度较低，管理者没有意识到档案“三化”管理的重要性，将其放在一个较低的位置，没有站在人民的角度上考虑问题。一些档案管理者甚至不了解“三化”管理的基本要求，也没有采取任何措施，上述问题都会限制档案“三化”管理正常开展，收集过多无用的资料，虽然投入了不少的资金人力物力，但是档案管理没有达到预期效果，损失不少的资源。长期处于该状态，会对事业单位的档案管理工作带来不小的负面影响，逐渐向着形式化方向转变，工作人员缺乏热情，在管理中敷衍了事，形成恶性循环。

（二）人员流动性较大

档案管理工作需要完善人力资源结构，才能快速完成档案管理工作，但是很多事业单位都没有达到要求，人员流动性较大，主要体现为以下几点：一是档案部门在岗人员频发流动，很多职工刚掌握工作技巧，就被调离岗位。二是档案管理人员的整体素质较低，缺乏工作积极性。三是档案管理人员身兼数职，需要花费大部分精力完成其他任务，无法保证档案管理工作质量。

（三）保障力度不足，缺乏完善配套设施

现阶段，很多单位都开始改革优化，给档案管理工作带来影响，例如档案形成范围不断扩大，档案内容及形式不断增加，增加档案管理人员的负担。虽然近些年各个单位不断增加档案管理经费，但是仍然暴露不少问题，一方面缺乏完善的硬件配套设施，阻碍档案管理信息化建设。；另一方面，档案室内部空间较小，还堆放一些杂物，缺乏足够的位置放置硬件设施。

（四）档案利用率较低

一些单位过于重视档案的前期保管工作，没有合理利用档案资料，主要表现为以下几种情况：一是档案资料结构单一，很多视频资料无法快速归档，满足不了单位激增的档案需求。二是档案管理手段比较落后，一些地区还使用传统管理模式，限制档案“三化”建设正常开展。三是档案利用渠道较少，没有主动服务意识，无法满足群众的实际需求。

二、强化档案“三化”管理提升服务水平的策略

（一）明确归档责任，实现档案管理规范化

先明确归档范围及责任，才能推动档案管理规范化发展，这也是“三化”建设重要目标。在日常管理过程中，要划定档案收集的范围，结合单位实际情况，界定归档的责任。对于不同类型的档案，要规定不同的归档时间，还要明确档案归档部门对工作进步和强化所作出的贡献等。同时还需要在此基础上做好档案分级转送移交工作，分级工作主要针对纸质档案，而电子档案则需要对其实施移交操作，通常需要部门之间将一年前工作所产生的档案进行一次性移交，逐渐建立电子档案移交工作机制。

（二）完善档案室配套设施，实现档案管理信息化

在配套设施上，要求单位档案室应当严格依据“十防”和“八不准”制度来开展工作。同时需要在此基础上实现档案管理的现代化、信息化，而为了切实保障档案信息系统的安全性，要求在此基础上设定档案信息系统防火墙，控制其中密码访问设置。同时需要在此基础上安装购买相应的保密隔离卡，并建立相应的恢复与备份系统。可以预见，往后的档案管理当中，信息化将直接成为多项档案工作开展的重要平台与技术支撑，借助信息技术最终实现档案信息传输的网络化转变。

（三）建设专业档案管理队伍

作为档案管理工作的执行者，要求档案管理人员综合素质达标，才能推动档案“三化”管理工作，持续提升档案服务水平。为此，要不断规范档案管理部门，打造高素质档案管理队伍，除了具备足够的政治素养及专业技能外，还需要具备一定的服务意识，才能更好地完成工作。管理者要减轻档案管理负担，持续提升业务水平，定期开展专业性培训。为了激发工作热情，单位还可以举办知识竞赛，鼓励所有职工参与其中。

（四）强化档案利用

从三方面入手：一是做好档案编制研究工作，发掘档案内嵌在价值，对档案资料进行加工处理，提炼出高价值的信息，为后续利用带来便利，可以让档案资料广泛传播。二是宣传档案管理工作，让社会公众及单位其他人员认识到档案的价值，从而达到提升档案利用率的目的，可以采取自媒体宣传。三是加强对信息化技术的应用，使用计算机完成档案管理任务，完善档案的检索功能，提升图文转化的精准性，可以扫描文件获取有价值的档案信息，为后续档案利用做准备。

三、结语

综上，要想提升档案服务水平，就要加强档案“三化”管理工作，从多方面入手，首先要确定规范范围，明确档案管理的责任范围，才能推动档案管理规范化发展。其次要引入硬件设施，为档案信息化建设做准备，提升档案管理效率及质量，推动档案管理信息化发展。再次要加强人员管理，优化人员结构，通过不断的培训打造高素质队伍。最后，要增加档案利用渠道，提升档案利用率，推动档案管理法制化发展。