关于基建档案和工程建设同步的若干思考

2020-12-08

魅力中国 2020年22期

（云南省曲靖市中医医院，云南曲靖 655000）

引言

市场经济体制中，为发挥基建档案管理价值。相关人员需重视基建档案信息在工程建设期间的同步管理，为基建工程后期扩建、设计、规划提供必要的档案信息。因此，本文对基建档案、工程建设工作同步开展的方式方法展开分析。

一、基建档案和工程建设同步价值

档案是各企业、单位的核心信息资源，基建档案是其档案有效管理的基础性内容。基建档案记录、存储着基建工程项目各环节施工情况，是基建工程后期使用中，设备检修、改造、扩建的重要依据。因此，提高基建档案管理质量，同时在工程建设中，同步开展基建档案采集、管理工作，能够为基建工程保留更为全面且真实的档案信息资源[1]。为此，基建项目正式开始后，相关人员需实时记录工程各环节，从而实现档案管理与基建工程建设工作的同步开展。另外，基建工程项目档案，可直接反应工程建设全过程，包括项目设计、招投标、施工等环节，其记录的准确性、完整性，对基建工程进度、质量管理意义重大。再者，由于基建工程本身属于系统性工程，且所涉范围广，建设周期长。相关人员只有通过基建档案，才能为基建工程项目的有序建设提供保障。

二、基建档案和工程建设同步策略

（一）确保档案归档与工程各环节的一致性

为在基建工程建设中，同步开展基建档案监控、管理工作。相关人员需转变观念，动员全体职工积极参与基建档案信息采集工作。从而系统且完善的建档案体系。在此期间，单位管理人员需强化内部人员建立基建档案的意识，调动工程建设人员、相关职能部门配合档案管理工作的积极性。懂得将基建工程资料妥善保管、定期存档，鼓励其配合基建档案管理人员，为规范化、标准化管理基建档案提供人力基础。

除此之外，基建档案与工程建设同步的关键，在于档案归档与工程建设各环节时间的一致性。基建档案、工程建设同步管理，是强化基建档案管理工作的前提条件。因此，基建部门在工程建设中，应将基建档案建设，增加至本职工作中[2]。争取做到工程施工与竣工档案编制、审定、整理工作的同步，基建项目与基建档案建立的同步，以及工程验收与工程材料、图纸提交的同步。通过上述基建档案、工程建设的同步管理，相关单位可在项目整个生命周期内，有效控制工程建设，及时解决进度或质量问题。

（二）重视基建档案职责明确与人员培训

为在基建档案与工程建设同步管理中，保证基建档案信息、数据采集的真实性、完整性。相关单位应重视基建档案职责明确与人员培训。一方面，基建材料获取的及时性、准确性，是影响基建档案管理质量的核心内容。但由于基建工程项目施工中，可能会产生工程设计变更问题。使得基建档案材料在同步收集时，难以确保档案信息收集的完整性。以医院基建档案为例，医院基建工程建设中，其档案材料整理时，所涉科室、单位较多，管理工作复杂。因此，需要基建档案管理人员，明确工程建设各环节时，内部人员的材料采集职责。并且在基建档案建立中，密切关注工程进度，及时与建设方沟通、记录工程设计变更，进而保障基建档案材料为工程建设中的第一手资料。

另一方面，基建档案与工程建设同步管理，会导致基建档案管理工作难度增加。为提高档案人员对相关工作的适应性，需通过人员培训，强化其综合管理能力。使其在档案管理基础知识、基建工程材料管理知识的积累中，其业务能力不断提升。并且能够在培训学习中，意识到基建档案与工程建设同步的核心价值，从而灵活处理基建档案管理工作。比如在医院档案管理中，由于基建档案管理人员存在专业性不强、意识固化、流动性大等问题。为使其满足医院实际需求，应引导档案人自觉学习档案管理知识，提高其基建档案管理水平。

（三）建立信息化基建档案管理系统

在当前时期，计算机、信息技术逐渐渗透在各领域中，为基建档案与工程建设同步管理提供较大机遇。相关单位可通过建立信息化基建档案管理系统，实现工程数据、基建档案信息的同步采集。并且在档案信息系统的建立中，可运用先进管理软件，存储基建档案信息，便于档案管理人员利用软件，快速查找、归档工程建设材料。一方面，相关单位应积极完善内部信息管理系统，在系统功能模块中，增加基建档案管理内容，使档案管理人员可自动检索出工程建设所用内容，为施工方修改电子图纸，存档工程建设材料提供便利。另一方面，相关人员可在基建工程建设与档案的同步管理中，利用信息化管理系统，设计电子表格，并借助统一管理终端，实时传递、记录基建档案信息。以提高基建档案管理效率，为基建工程质量、成本控制奠定基础。