远程办公环境下的档案管理转型之思考

（南京市规划设计研究院有限责任公司，江苏 南京 210005）

一、引言

2020 年初爆发的新冠肺炎疫情，席卷了我国又吞噬着全世界，人类社会经历着前所未有的重创，各国各级政府及人民，都在尽力与疫情抗争。我国采取了最全面、最严格、最彻底的防控举措，全国停工停产一个多月，十几亿人口居家隔离，坚决遏制了疫情的扩散蔓延。在全民居家隔离的这一个多月中，不少单位采取了居家办公方式，或多或少地减轻了疫情带来的损失，远程办公的话题被越来越多的人提起，无论是从公共安全事件造成的影响，还是大数据、云计算、区块链、人工智能等新兴技术的迅猛发展，远程协同办公逐步取代传统集中办公是大势所趋。而这对目前的档案管理会形成一定的冲击，档案管理工作应顺应形势做些相应的转变。

二、远程办公对档案管理的挑战

远程办公是一种涵盖了多种工作活动的灵活的工作方式，它使得雇员在相当一部分工作时间中，以远离雇主或传统办公地点的方式工作[1]。相对于集中办公来说，远程办公的地点不固定，或居家、或旅游途中、或聚会场所。远程办公完全依赖于电子设备及电子文件，并极度依赖网络及办公软件。这些特性对目前的档案管理工作构成了一定的冲击。首先从制度上来讲，需要将档案的“双轨”“双套”制变为“单轨”“单套”制，赋予电子档案法律效力；其次需加强科技研发，使得办公平台更为顺畅，交流传输更为稳定，储存空间更为广阔；第三需要防控电子文件在传输、储存及利用方面所面临的丢失、被篡改等安全风险。从而形成电子文件的归档以及电子档案的查阅、调用等，不再受时间、地点限制的局面，文件的形成者、档案的管理者、档案的使用者同在一个协作平台，有序、规范、安全地共同创建、维护着档案的管理。

三、档案管理转型的驱动力

（一）法规支撑

自上世纪末国家档案局成立“电子文件归档与电子档案管理研究”领导小组开始，我国在国家政策指导和标准规范下的电子文件管理已经走过了20 多年[3]。这期间档案的规制发生了变化，由传统的纸质文件归档向纸质、电子文件双轨运行，双套归档转变，直至2015 年《会计档案管理办法》的出台，电子文件单轨制破茧而出，规定“属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案”。接着2016年的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出在有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点。同年修订发布《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）取消了双套制归档的要求。2018 年修订的《电子公文归档管理暂行办法》规定“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。”。2019 年《档案法修订草案》提出：“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力。”同年4 月颁布实施的《国务院关于在线政务服务的若干规定》明确“符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力”。

（二）技术支撑

1.OA 协同办公技术使即时归档成为可能

OA 即Office Automation System，办公自动化系统，自上世纪八十年代发展至今，经历了几代更新发展，目前为移动协同办公阶段。OA 协同办公主要是融合计算机、通讯及互联网技术，将手工作业自动化、智能化，使信息传递、流程审批等等工作做到随时随地便捷开展，提高了工作效率，规范了工作流程，提升了工作品质。OA 协同办公系统对电子文件实施全程管理，自带档案管理系统或与已开发的档案管理系统实现无缝衔接，使即时归档成为可能。

2.云存储技术使海量档案存取流畅成为可能

云存储是脱胎于云计算的新型存储方式，通过集群应用、网络技术或分布式文件系统等功能，使各种存储设备协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问。通过虚拟化技术将存储资源整合到一起，实现存储管理的自动化和智能化，将数据进行重新分配，提高存储空间的利用率，节约了存储空间。海量的档案数据可以放到云存储池里，可随时高效存取，从而避免了文前所讲居家办公因数据传输慢而影响工作效率的事情发生。

3.区块链技术使电子档案的安全成为可能

区块链是信息领域的一个术语，伴随着比特币诞生于本世纪初，是分布式数据存储、点对点传输、共识机制、加密算法等计算机技术的新型应用模式，本质上是一个共享数据库，其中的数据具有不可篡改、全程留痕、可以追溯等特性，切实保证了电子档案的真实性、完整性、有效性及可用性，被社会各界所关注。电子档案的数据易被篡改，传统贮存介质如磁带、光盘、硬盘等，易老化变质，且易被新技术载体所取代，导致存储的信息内容不可读取。区块链技术正好弥补了这些不足，消除了潜在风险，保证了档案数据的安全。[4]

四、档案管理转型的阻力

虽说我国这一二十年来档案管理的信息化、现代化水平发展迅速，但具体到某个单位，其档案管理水平是参差不齐的。本次疫情居家隔离期间，不少单位的居家办公遇到了较大阻碍，即档案无法调用，无法辅助生产，致使工作停滞或效率低下。究其原因无外乎管理理念落后，管理水平欠缺，管理队伍素质偏低。

（一）理念更新缓慢

一些单位的管理层对档案的主要认知是档案是历史记录，有凭据作用，有事时找之佐证，没事时束之高阁。在这样的思想指导下，档案只是生产的末端，是句号，是一种消耗着单位物质和人力成本的消极存在。这样的理念带来的现象是档案人员可一减再减，档案存储空间可一缩再缩，存储设备能将就则将就，档案经费能少则少，根本谈不上把档案当成基础性战略资源来运作，从而催生新的生产力，以提升单位的竞争力了。

（二）管理水平欠缺

有些单位，因为对档案的认识不足，档案的信息化、现代化建设停滞或缓慢。生产和管理流程基本都是面对面的纸张传递，各部门产生的档案各自存放保管，基本上都是兼职人员管理，档案的完整性、安全性，立卷的专业性、科学性均得不到保障，给利用带来了极大的不便和不利。不少单位档案人员的工作重点仍停留在档案的接收、征集、整理、立卷、著录上面，缺少精力及资金去研究档案的整合及创新利用。

（三）队伍素质偏低

有些单位的档案从业人员可以用“老弱病残”来形容，档案部门成为一线转岗的、临退休的、患慢性疾病等人员的“收留地”，一般都是边做边学，工作的积极性、创造性非常有限，与专业人员相去甚远。更谈不上对档案信息的分析研究，深度挖掘档案的利用价值了。处于数字时代的今天，即使是档案专业人员，在面对数字化的档案管理时，也渐有捉襟见肘的窘迫感，对有些信息、软件、系统内的术语鲜有听闻，对新兴的网络技术、通讯技术懵懵懂懂，从而无法准确地应用、改造和开发相关技术。[5]

五、结语

随着科学技术的迅猛发展，档案管理的现代化水平会越来越高，我们要秉持创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，抓住机遇，将档案管理工作纳入单位发展战略，紧跟时代发展步伐，勇于打破旧的思维模式和管理习惯，加大档案建设资金投入，紧密结合高新技术的应用，使档案管理的现代化带动单位治理体系和治理能力的现代化，提升单位的竞争力，获得良性发展。