试论企业档案管理电子信息化及其重要性分析

任瑞娟

（山西离柳焦煤集团，山西 吕梁 033000）

处于网络信息时代环境当中，电子信息化技术获得了广泛地应用。针对企业的档案管理工作来说，引入先进的电子信息技术，能够增强档案管理的成效。长久以来，以人为处理档案信息为主的方式在可读性方面表现很差，在此环节当中，一般会依靠计算机技术、网络技术以及硬盘系统等功能，而近几年来，电子信息技术的发展速度飞快，在企业档案管理工作中发挥出良好的作用，不仅保证了处理信息的质量，而且不再受到时间、空间方面因素的限制影响，为企业档案管理工作提供了很多的帮助。所以，实现企业档案管理电子信息化非常重要。

一、企业档案管理电子信息化重要性分析

（一）在决策中发挥出信息借鉴作用

企业开展档案电子信息化管理工作，能够体现出企业具体的运营状况，准确记录企业员工的档案信息，在此过程当中包含了众多的资料信息。借助电子信息化技术管理企业档案，能够确保档案管理工作变得更加科学与规范。在企业进行决策的过程当中，应该搜集大量的相关资料，有关决策人员能够快速查询到细的档案资料信息，并加以科学分析，充分发挥出信息借鉴作用，促进企业的长远发展。

（二）达到档案信息资源共享的效果

对于目前的时代来说，信息传播的速度非常快，类型繁多，企业在进行档案管理的过程当中，构建了相应的信息资源共享管理平台，借助先进的信息技术、网络技术以及丰富的信息资源，提高了档案管理工作的效率。而管理者对企业的员工进行了解的过程当中，也会借助数据管理平台，详细了解到各位员工的文化学历、工作经验与表现等状况。此外，还能够掌握企业拥有的固定资产与库存状况，便于企业中不同部门进行协商与沟通，达到档案信息资源共享的效果。

二、加快企业档案管理电子信息化速度的有效对策

（一）体现出档案资料管理工作的实时性与同步性

针对企业而言，档案资料属于重要的资源，与经济利润密切关联。所以做好企业不同类别档案资料的管理工作可谓十分关键，对于增强企业在市场当中的竞争力非常重要。所以，为了使企业档案管理工作满足社会发展的需要，需要科学运用电子信息技术，依靠这种全新的档案管理方式，体现出档案资料管理工作的实时性与同步性。同时，引入全新的档案管理思想理念，加大对计算机存储功能的运用力度，获得良好的效果。从目前的情况而言，信息技术获得了广泛地应用。企业档案管理工作开展的过程当中，构建档案数据库非常关键，有利于保证档案资料的准确性，便于广大用户查询，发挥出档案管理工作的同步性与实时性作用。

（二）做好划分多级权限工作

由于不同企业所处的行业领域特点不一样，所以，企业档案信息应该设定不同的保密级别，做好划分多级权限的工作，有利于实现档案信息资料电子信息化的管理效果。当企业利用档案资料电子信息化管控系统的时候，在平台改进、优化、查询等方面均存在着对应的权限，应该科学设置浏览器应用权限，加强对企业档案资料的保密。同时结合企业档案信息具有的保密级别情况，明确此档案资料可否进行查看与下载。并且对相关的管理软件进行加密处理，以便确保企业运营活动开展的安全，相关信息资料更加准确，保密性更高，如此，不但达到相关资源的共享，提供给用户更大的便利，使原文件得到有效的保护，而且为企业档案信息设置了不同的等级，有助于对相关工作人员加以约束和监管，落实不同工作岗位的职能与责任。

（三）加快软硬件建设的速度

企业进行档案资料电子信息化管理的过程当中，应该加快软硬件建设的速度。具体而言：第一，加大对有关软件的开发力度，提供充足的相关硬件设施，进一步健全相关档案信息管控系统。第二，科学制定出软件系统的相关统一标准。输入数据信息的过程中，应该使档案目录与全文均采用统一的归档格式。有关档案工作人员为了做好纸质档案资料的保管工作，需要准确录入相应的电子信息档案，达到用户的需要。第三，合理设定档案信息资料的密级，确保档案资料的安全，编制出科学的密集标准规定，要求广大用户严格遵循有关规定，同时，合理设定查询的权限，有利于规避出现重复归档的情况。

在论文的分析和论述过程中，不难获悉，深入探究与思考企业档案管理电子信息化及其重要性可谓非常关键，其重要的意义与价值不容忽视。本文通过分析企业档案管理电子信息化的重要性，提出了加快企业档案管理电子信息化速度的有效对策，体现出档案资料管理工作的实时性与同步性、做好划分多级权限工作、加快软硬件建设的速度。希望本次探究与分析的最终结果，可以获取广大企业档案管理工作者的关注与重视，并且从中得到一定的借鉴和帮助，以便充分发挥出企业档案管理电子信息化的良好作用，进而推进我国企业档案管理电子信息化改革工作的进程。