妇幼保健机构档案管理的创新与发展

2020-12-08白海燕

魅力中国 2020年21期

白海燕

（河北省承德市隆化县妇幼保健院，河北承德 067000）

一、妇幼保健机构档案管理活动中存在的问题

（一）管理效率低下，管理手段单一

丰富的管理手段与完备的管理制度共同配合，才能保障档案管理工作的稳定开展。在现阶段的医疗行业建设活动中，针对医疗行业的档案管理制度已经趋于成熟，其档案管理规模也在不断扩大，但相关档案管理问题并没有得到解决：妇幼保健机构的档案管理工作并没有与医院医疗、科研单位、行政单位的档案管理制度形成对接[1]，其管理手段虽然相对规范，但管理力度较低，管理执行力严重不足。大部分妇幼保健机构的档案形式以纸质形式为主，对其开展查阅、调用、更改等活动的难度较大，与电子形式的档案管理平台相比，储备及运输工作更加繁琐。大部分妇幼保健机构没有引入专业的档案管理人才，管理活动以人力搭配、自主协调为主，自动化程度较低，工作信息的开发度、档案的利用价值无法体现出来。

（二）监管力度不足，调用程序繁琐

妇幼保健机构的工作重点在于女性及幼儿的护理工作，其对于档案管理工作缺乏足够的重视，对于档案的变动、登记、遗失等问题并没有形成完备的管理计划。一些妇幼保健机构尚未形成完备的档案管理考核制度，档案管理工作由内部工作人员兼职完成。在仅仅要求“记录档案”的工作环境下，妇幼保健机构的建设档案无法对医疗、行政、财务、人事、后勤等管理活动进行制度优化，档案管理工作属于考核体系中的“编外人员”。随着档案建设活动的复杂化发展，后续管理问题开始暴露在管理活动当中：相关单位无法建立对应的奖惩机制，其监督力度严重不足，档案内容与宣传内容不符，随着人员变动、工作调整等活动的出现，现阶段档案处理效率无法解决未来档案管理问题，相关档案的建设价值趋近于一堆白纸。

二、妇幼保健机构档案管理工作的创新与发展

（一）技术创新，现代化发展

随着现代居民群众保健意识的逐步提升，妇幼保健机构的工作正在向着快节奏、复杂化的方向发展，做好档案管理工作，对于完成后续的扩张建设、提升内部服务水平、解决医疗纠纷等活动有着极为重要的价值。妇幼保健机构应结合现代信息技术开展档案管理活动，依靠技术创新、管理创新，推动档案管理工作的现代化发展。

妇幼保健机构应根据当前的档案管理要求建立对应的档案管理云平台，要求相关人员对长期搁置、暂时没有使用要求、暂时没有录入或更改要求的档案进行现代化处理，将其录入到云平台当中，把纸质档案转化为电子档案，为后续的档案调用、档案调整等活动做好准备。针对正在使用、即将使用的相关档案，管理人员应为其确定对应的录入周期，确保所有档案完全归类入库。相关人员应做好档案比对工作，对于线上线下档案不符、档案丢失、档案变动等问题进行及时处理[2]，避免因外界因素造成的档案管理问题，提升档案管理的实效性。

（二）理念创新，科学化发展

正所谓“术业有专攻”，妇幼保健机构要实现档案管理工作的创新与发展，就必须打破陈旧落后的管理模式，积极引入新的档案管理理念。在档案管理活动中，“兼职”“顺带”的管理制度并不能解决相关管理问题，反而可能会在档案调用、修改等环节造成较为严重的工作失误。妇幼保健机构应实行“专人专职”的管理方案，积极解决档案管理矛盾。

妇幼保健机构应积极引入档案管理人才，要求其按照工作、行政、人员、时间、事件等类别对档案进行分类，为后期的档案调用、档案变更工作做好准备，解决档案使用矛盾。针对线下档案的调用及修改活动，相关人员应做好登记制度，在档案管理人员不在场时，坚决不允许其调动或修改档案；对于线上档案的修改活动，档案管理人员应及时跟进档案流动的相关过程，确保档案无修改、无损毁，无遗漏。妇幼保健机构应协助档案管理人员开展周期巡查工作，对档案的储备、管理等活动开展“巡游”处理，对于已经出现问题的档案，要严厉追究相关人员的责任，并根据活动记录、资金流水记录等内容对档案进行修复，坚决抵制管理制度问题。

（三）制度创新，流程化发展

档案的完备与否直接反映了妇幼保健机构的工作态度。要积极落实档案管理工作，相关单位应建立完备的档案管理制度，依靠强制力保障档案管理工作的稳定开展、有效开展[3]，提升档案管理工作的开展价值，解决档案管理环节存在的问题。

合格的档案管理制度中应包含三大内容：第一，档案储备，管理制度应对档案管理工作进行严格约束，对相关档案的调用、更改、使用时间进行明文规定，杜绝因暗箱操作、违章操作造成的档案流失问题，保障档案的真实性与应用价值，档案的使用应遵循使用流程的相关要求。第二，档案修改，当出现人员变动、流水变动等问题时，相关人员应严格遵循管理流程对档案进行处理，对于申请范围之外的修改活动，档案管理人员应严格禁止。第三，档案流动，档案管理人员应对档案的调用、流动等活动进行记录，并对出库档案进行登记记录，并利用线上或线下技术进行登记报备。在档案入库之后，档案管理人员应对档案内容、档案形式进行检查，确保原物原样，对于出现涂改、缺失等问题的档案，要追究相关人员的责任。