新时期应用型高校外语学院教学秘书工作初探

庄孝彦

广东金融学院，广东 广州 510520

外语学院教学秘书的日常工作通常涉及到学院教学工作的每一个方面，担负着外语学院教学管理的基础工作，也是校院两级之间教学工作联系的纽带。外语学院包含了专业英语和公共英语两大类课程，教学秘书要处理好专业英语在内的各方面工作，也要面向公共外语的诸多工作环节做好日常课程安排。随着地方高校应用型转型的深入推进，外语专业不仅强调增加了与行业需求息息相关的课程，而且公共外语课程的数量也在不断增加以满足新的发展要求。例如增加了金融类英语课程，同时也开设了面向非外语专业的辅修（双学位）课程，通过这些方式来助力应用型转型，但同时也增加了外语学院教学秘书工作的难度。

一、高校外语学院教学秘书工作的特殊性

（一）工作繁杂度更高

在新时期，每所高校都具有非常丰富的办学层次，以提高其在办学方面的竞争力：博士研究生、硕士研究生、本科生、专插本、大专生、成人教育甚至中专生。新时期各个高校最大可能的对学生进行因材施教，采取了大学外语分级教学或者采用小班授课，这将导致各种严重问题，例如老师的上课教室缺乏，上课时间很散乱，老师的备课工作很繁杂和考试出卷改卷量大等。学生水平的差异和每年学生人数的增加不仅增加了公共外语教师的工作量，也加重了外语学院教学秘书排课、排考的难度。以笔者学院为例，排课的时候，因教室资源有限，很多老师8节课要排成3天，并且还比较零散。大学英语的教学工作变得更加复杂，特别是遇到教师临时调课，经常涉及到进行跨院沟通和协调。

地方本科院校的应用型转型中，通常采取的措施之一是鼓励学生跨学院跨专业学习，以提升他们日后在工作岗位的应用能力。以笔者所在学院为例，每年辅修外语专业的学生人数大约是100多人左右，辅修工作的内容极其复杂：包括每学期辅修招生简章的制作、招生工作、课程的安排、授课教师的安排、考试时间表安排以及论文和答辩的工作。有的时候遇到学校大型考试，还需要帮忙调换课室，工作细致且复杂，需要极大的耐心和细心。

（二）工作要求相对更高

外语学院的大型考试基本分为二大块：大学英语四六级、专四专八。大学英语四六级是由学校教务处统一组织，但是外语学院的老师们也要承担着监考和考务的工作。以笔者学校为例，每年的大学英语四六级考试，学院不仅要派出监考人员，而且还要一大部分的老师承担考务工作，由于监考费很低，很多老师不愿意承担监考和考务，每年的排考务和监考工作都要费时很长时间才能凑齐人数，这就无形中增加了教学秘书的工作量。

不同于英语四六级是由学校教务处统一组织，外语系的教学秘书每年都要承担全国高校英语专业四、八级考试工作。笔者所在学院就专门设立了一个专四专八的档案，记录每年每届学生专四专八的通过率，还要做出柱状图比较出本校与全国专四专八的通过率。专四专八的考试工作复杂，每年考试的学生日益增多，对于主要负责这项考试工作的教学秘书来说责任越来越重大，要花费大量的精力甚至是加班来完成这项工作，以确保此项考试工作的顺利进行。

（三）教师人群更复杂

基本上每个高校的外语学院都至少会有一名以上的外籍教师，和中国教师不同，外籍教师的生活习惯还有教学方式方法都不一样，这就要求教学秘书要与外籍教师进行良好的沟通，既要不违反保证和学校相关政策等硬性规定，又要考虑到外籍教师个人方面的意愿因素，做好沟通协调工作。以笔者所在学院为例，每学期固定的外籍教师有4位，不固定的外籍教师有10位，有固定的西班牙语外教，其余外教都是教授英语，每个外籍教师的性格都不一致，排课要求也很多样，在和学校相关政策等硬性规定不冲突的情况下，教学秘书都会尽可能的和外籍教师沟通安排好。

二、高校外语学院教学秘书工作力的提升

（一）加强外语学习

外语学院教务工作具有特殊性，不仅需要具备基本素质，还需要有一定的外语专业基础知识。在日常的教学管理中，需要与外籍教师进行交流，需要具备一定的外语交流能力。因此，除了日常工作外，还必须熟悉专业的特点，外语专业本身的特点和人才培养的特点，熟悉学院各个专业各个年级的人才培养计划的制定和修改等相关文件材料，尽可能多的学习相关的外语知识，掌握一定的外语专业知识。了解相应语言国的国情概况知识，这样才能更好地开展各项工作。

（二）业务素质的提升

教学秘书应与教学管理部门、教师和学生保持良好关系，并成为他们之间的联系的纽带。具体来说，学校相关教学管理部门的通知与文件会在第一时间在教务群里发布，教学秘书经过整理后要及时向学院院长汇报，并传达给本学院的老师，按照通知要求进行材料收集与汇总，在规定时间里上交给相关教学部门。笔者所在学院，每年的期中教学检查工作，教学秘书要收集好本部门的教学基础文件，协助好学院督导们做好督导的工作，做好每个学期公开课与评议课的开展工作。

教学秘书不仅要做好学生座谈会的有关工作，将学生在学习过程中遇到的问题及时反映给学院领导与教学管理部门，也有必要及时向学院领导和教学管理部门报告教师在教学过程中遇到的问题和困难，以更好地服务于学校的教学管理和教师的专业发展工作。因此教学秘书要具有一定的协调性，教学秘书在日常工作中要努力对业务素质能力有一定的提升，以应对日益复杂的工作要求。

（三）建立良好的人际关系

外语学院的教学秘书的工作涉及到每一位老师的教学甚至科研方面，作为一个特定的工作岗位，要做好协调沟通工作，人群涉及面广：包括校领导，教学管理部门，学院领导以及每位老师（包括外教）和学生。以作者所在的学院为例，因为教授公共外语的老师是为学校中每个学院和专业的学生授课的，例如出现教师上课被学生投诉或者期末成绩问题，就必须与其他学院领导以及教务处进行沟通。因此，教学秘书应建立良好的人际关系，在工作中和同事相互配合和支持。

（四）要有较好的计算机操作技能

教学秘书的很多重要工作必须通过计算机来完成如：教材订购、排课、排考、考务工作、论文的工作、课时量的统计等等。笔者所在学院教务处专门开发涉及了教务系统和论文系统及学校的门户系统，例如有关的排课、调课工作或者人才培养方案的制订都可以在教务系统上完成，门户系统可以发送邮件使得工作更加方便，不仅仅是这些，教学秘书还要熟悉教学管理的各种软件比如word、excel、ppt等office软件来改善和促进学院的教学管理工作。