试谈办公室文书与文书档案管理存在的问题

（河南中核五院研究设计有限公司，河南 郑州 450052）

引言：办公室文书档案管理工作主要是代表着企业、事业单位以及政党机构等重要历史变革、人丁流动记录与发展形态的情况，而文书管理人员的高效率、高水平的工作有利于保障企业档案信息资料的完整性和真实性，企业管理者应该积极整合文书档案管理的工作内容、管理制度等方面，从而推动企业的进步。

一、浅析办公室文书与文书档案管理中的主要问题

文书档案管理作为企业发展的重要基本点，在日常管理工作和制度等方面切不可马虎。但是部分企业的档案管理部门依旧存在问题，其中具体的问题如下所示。首先，文书工作与文书档案工作之间难以协调统一。办公室文书与档案工作既可以是两个完全独立的工作单位，又能代表两者之间的具有密不可分的关系。档案工作是以办公室文书工作为基础，进而延伸企业办公室的各个部门，由于种种外界原因，两者经常是独立工作，文书人员自身只在乎自身的工作内容，根本没有时间顾忌文书档案工作，而档案人员却忽视文书工作的重要性，直接造成两者之间的工作形成一种水火不容的态势。例如，文件格式不整齐、档案的信息出现混乱等问题[1]。

其次，企业管理者缺乏文书档案管理的重视。现如今企业管理者将重心多数放在企业的业绩、整体的经济效益等方面，进而忽视了内部部门之间的合作协调性，或者是把关注点过多偏向文档管理的最终结果，对于文档管理过程的重视度明显不足，很容易导致后期的管理工作流程不规范。如若管理者想要立刻调取相关资料，而文档管理人员没有具体的整理记录和流程安排，这大大浪费了所有部门的工作时间，并将工作进度严重拖慢。最后，文书档案管理人员的工作积极性较为匮乏。由于企业管理者对档案工作的不重视，致使档案管理人员上行下效，对自身管理工作的积极性大大减弱。再加上管理人员的综合素质较为低下，理论管理知识和业务水平等专业能力普遍不高，致使有些管理人员无法胜任此项工作。

二、如何提升办公室文书与文书档案管理的效率措施

（一）加强部门之间的协调默契

企业管理者只有将办公室文书与文书档案管理两者之间的矛盾性、冲突性相互协调统一，提升各个部门的默契值，才能有效提高办公部门的整体工作质量。因此，企业管理者应注意以下方面。第一，增强管理人员的档案意识。管理人员应该从实际出发，认真思考自身工作内容，并通过工作期间不断进行自我总结与归纳，体现文书档案管理的主要作用。企业管理者要帮助管理人员不断提升自身的工作价值，主要就是突出如何能有效地根据企业发展，更好的进行信息文档的收集、整理。第二，促进企业部门之间的交流。企业管理者应积极调动档案部门与其他部门之间的工作关系，定期将各个部门集合起来进行部门沟通，使得档案部门与其他部门两者相互了解业务流程、工作内容的详细信息，熟悉各个部门最近开展的工作计划，而企业管理者也应积极配合档案部门与各部门的工作目标。第三，建立部门反映大会。企业管理者可在内部建立“反映角”，或者是定期举办协调会议，主要作用就是帮助解除档案部门、文书部门之间的隔阂，将所有的不满都发泄出来，企业管理者可根据反映情况制定出合理的解决方案，提升各部门的工作默契。

（二）强化企业管理者对文书档案管理的重视

企业管理者想要提升企业的经济效益和内部和谐发展，就应该端正自己的管理者身份，根据企业文书档案工作的具体现状制定出合理的工作规划。（1）日常管理制度。企业管理者对档案部门管理体系要按照现实的情况不断的完善，提升自身的管理权威。例如，规定档案部门要有月度、季度和年度等工作计划，保证部门内的管理人员都有具体的工作，同时建立相关的核实部门对文书档案管理信息进行第三方审核，以防出现资料出现弄虚作假等问题。（2）提升企业管理者的工作方向。企业管理者要定时调动档案资料，对里面的整理内容进行抽查，并给相关的工作人员提出几点建议。多听取管理人员的工作汇报，对文书档案管理部门的日常工作有大致的了解，鼓励文书档案部门创新整理的方法，给予相关的资金支持[2]。

（三）提升文书档案管理人员的综合素质

文书档案管理工作需要管理人员具备相对业务能力、逻辑思维能力等专业素质，管理者应该以提升文书档案管理人员的能力为前提，进而管理文书档案部门。首先，招聘一些专业知识与技能较强的人员，在一定的基础上能够保证管理人员自身的敬业精神。其次，企业管理者应建立专门的培训课程，并且聘请专业的信息技术高手教授管理人员计算机、网络等高科技技能，从而提升管理人员档案信息的收集和整理效率。最后，部门制定奖励与惩罚制度，用此来强化管理人员的工作积极性，明确认识具体的工作法则，促进管理人员自身的学习能力和专业管理能力。

结束语：综上所述，办公室文书档案管理和文书工作对企业具有重要意义，而相关的管理者也应该积极协调两者之间的工作内容与工作效率，并将关注点放在档案部门的管制体系、档案管理人员的专业能力和强化自身的管理责任等方面，进一步提升档案管理人员的工作积极性，从而促进企业的繁荣发展。