数据管理视角下医院人事档案信息资源建设*

（济宁医学院附属医院 济宁 272029）

医院人事档案能够为加强人力资源管理提供支持，从而保证医院在各个时期都能够合理的实现人力资源调配。而在科学的管理和利用机制下，医院人事档案的效用才能够真正发挥出来。在对医院人事档案进行管理时，应基于当前大数据技术不断纵深推进的视角，积极的对医院人事档案资源管理活动进行革新。同时要高度关注特殊时期下医院人事档案利用的应急机制，结合新冠肺炎疫情下医院人力资源的调配情况可知，各个医院还需要不断加强人事档案信息化管理模式的构建与完善，才能满足新时期和特殊时期下，社会对医院人事档案利用提出的具体要求。

1 数据管理视角下医院人事档案信息资源建设现状

1.1 管理手段传统

在大数据时代下，各个医院开始积极的进行人事档案方面的信息化建设，但是部分医院的执行力不够，在管理设施、管理手段和管理机制方面仍存在较为明显的落后特征。从医院信息化管理设施角度来看，大部分医院对人事档案信息化管理缺乏投入，导致信息化设施无法配备齐全，或配备的设施级别较低等。而在管理手段方面，部分医院缺乏专门的医院人事档案信息化管理技术人员，且缺乏医院人事档案数据库和相应的信息化管理平台，导致无法为人事档案的高效管理提供支持。而在管理机制方面，结合当前较为严重的新冠肺炎疫情可知，当出现特殊情况时，医院人事档案应具备应急管理机制，即能够根据疫情防控需要做好人力资源管理和调配工作，并在数据管理技术的支持下，实现人力资源的高效调配和精准调配。而结合部分医院疫情时期的人力资源调配现状可知，其还需要不断改善人事档案信息资源管理的应急机制，进一步提高应对特殊时期的管理水准。

1.2 信息更新滞后

在医疗改革背景下，医院人员流动出现明显上涨的趋势，在人员引进和流出较为频繁的状态下，医院的人力资源档案建设工作面临着更多难题。部分流动人员的原所在单位可能不想放人，从而导致无法调动档案。而面对部分离职的医务人员，医院在信息获取和更新方面反应较为迟缓，从而导致信息更新滞后。上述问题的出现，增加了医院人事档案资源的信息化建设的难题，导致无法精准有效的收集和分析人事档案数据，从而导致人事档案信息化建设速度迟缓。

1.3 档案利用受限

第一，人事档案资料的非共享性。人事档案在档案体系中是一种保密性要求较高的档案种类，在查看档案时，应由本人查看。通过采取这种封闭式的档案管理模式，将能够显著提高档案信息保密工作水平。但是医院人事档案具有一定的特殊性，考虑到新冠肺炎疫情可知，在疫情高发期，国家需要组织大量的有经验、能科研的医务人员，此时就需要对医院人事档案进行调查，了解医务人员的从医经验、擅长领域以及参与的科学研究实践及成果等，而若医院人事档案工作的保密性过高，降导致出现特殊情况时，无法及时的对人力资源信息进行查看，从而无法有效的服务医疗研究、医疗支持等工作。

第二，实用价值与现实脱节。医院人事档案中一般会记录大量的信息，虽然通过档案可以了解到该人员的基本情况和信息，但是缺乏核心信息，将导致无法及时的判断出该人员的从医水平和业务表现。此外，针对当前医院人事档案资源的信息化建设现状可知，大部分医院的人事档案都存在内容模式化痕迹明显这一问题，缺乏医护人员诊病的治愈率、就诊人员的满意度等实用信息的记录，严重脱离了人事档案的现实利用需求。

2 数据管理视角下医院人事档案信息资源建设路径

2.1 创新管理手段

首先，改进应急机制——提高特殊事件应对水平。医院人事档案管理人员应具备长远发展目标，即认识到人事档案在特殊时期的具体价值。结合新冠肺炎易疫情下医院人事档案的管理工作可知，管理人员需要对数据管理视角下的人事档案应急机制进行创新，并在医院管理体制和现实需求基础上切实进行机制完善。由此，医院人事档案管理人员要积极的对医院内外部的信息化资源进行整合，做好信息记录与信息分类，并构建专门的人事档案管理的应急系统，找出医务人员档案的核心信息，对应不同的业务领域，做好应急系统的调整与优化，确保最大化、最高效的实现信息资源匹配，满足特殊时期对人力资源进行精准跳调配的需求。

其次，加强数据建设，确保多方并进融入数据时代内涵。第一，加强开发和建设档案数据库。医院人事档案的数据化管理，需要专项数据库的支持。档案数据库是开展高质量、高效率档案管理工作的基本前提。医院人事档案管理人员要做好医院员工相关信息的全面收集，并构建专项电子档案信息，确保每个员工都要自己的电子档案，基于此，医院人事档案管理工作将逐渐形成专项数据库，为后续的信息化管理工作奠定根基。此外，医院人事档案管理人员应在信息化设备的支持下，将纸质档案转变为图片格式，提高档案信息查阅效率，并为后续的档案信息开发提供支持。第二，构建大数据处理系统。对于医院人事档案管理工作而言，管理人员需要积极顺应大数据时代发展趋势，对医院人事档案管理工作进行升级改造。医院人事档案管理人员应联合大数据技术人员搭建专门的医院人事档案管理的数据信息化平台，并做好平台内部功能与系统分类，对档案信息进行分布式存储，并确保人事档案信息可以在各个科室实现互联互通。在很长的一段时期内，医院人事档案的管理工作都高度依赖人工，即需要对档案信息进行人工录入，在这种工作模式下，不仅导致管理人员工作量增加，还有可能出现因人工疏忽导致的数据录入错误。而在完成医院人事档案的大数据管理平台之后，智能科技可以代替传统人工完成一系列的数据处理工作，能够显著提高数据录入的准确性和智能化水准。我国当前的部分公立医院会成立分院，分院可以独立运行，因而可以减轻公立医院的运行压力，同时能够提高诊疗效率。针对上述存在总院和分院的医院而言，在进行人事档案管理时，就更需要搭建完善和高水平的信息化管理平台，要利用智能化的计算机处理系统，确保总院和分院间的人事档案信息互联互通，为精准理疗提供人力资源调配方面的专项支持。第三，着重保障信息资源安全。在数据管理视角下，医院人事档案的管理工作将逐渐朝着更快捷、更精准的方向发展。而在对医院人事档案进行管理的过程中，尤其在网络环境下，应加强对人事档案信息的安全性管理，着重保障信息资源安全。在当前的医院体系中，部分医院的人事档案信息化管理系统缺乏针对性，没有建立专门的系统功能软件。针对该系统，在应用时，要高度重视采用多种阿全防范技术，包括数据加密技术、防火墙保护技术等，对医院人事档案信息资源做到全面安全防护。

此外，医院人事档案管理工作人员应将保护医务人员隐私放在第一位，在管理人事档案时，应对医务人员档案进行独立编码，确保只有管理人员才可以对档案信息进行查看。当提取数据库中的人才信息时，档案管理人员要将医务人员看做一个整体概念，即查阅个人信息时，应以某科室某单位的形式出现，由此，档案查阅人员不仅可以获得该科室的整体人员实力，同时可以有效避免医务人员的个人隐私的泄漏。而在具体应用大数据技术进行人事档案管理时，管理人员还要加强对档案信息丢失、信息篡改以及知识产权纠纷等问题的关注，从降低潜在风险出发，加强信息安全保护。

2.2 加快信息更新

首先，完善基础设施。医院人事档案信息应根据人员变动进行及时更新，并根据人员履历的变化进行及时更新。由此，在数据管理视角下进行医院人事档案的管理时，管理人员要从完善信息化设施的角度出发，对人事档案管理系统进行整改，提高人事档案信息变动反应灵敏度，同时能够在资源互通的状态下，对人事档案进行适当变动与调整，以满足人员信息变动下的管理需求。各个医院应加大对人事档案管理工作的各项投入，包括资金、设备和技术。要确保档案室内计算机设备、网络设备配备充足。同时针对档案室，也要保证按照档案材料的存储环境要求进行布置，做好档案室的防尘防潮工作，并且要设置分类存储空间，对不同类型和不同介质的档案材料进行存放，确保档案资料完整、有序。此外，医院人事档案管理人员还要做到对人事档案的定期检测和维护，确保其存放环境安全。针对信息及时更新这一要求，人事档案管理人员应注重提升自身素质，要对现代化的管理设备做到熟练操作，并且医院要配备专业的信息技术人才，以帮助医院人事档案管理人员更好的推进档案数据化管理工作，确保医院人事档案管理工作处于较高的专业化水平。

其次，做好电子档案信息管理。在数据管理视角下，医院人事档案的主要类型为电子档案，传统的纸质档案基本都需要转换为电子档案，因而当出现人事变动时，医院人事档案管理人员就要及时的对电子档案信息进行更新，全部电子档案与人员变动信息保持一致。在对电子档案进行管理时，管理人员应定期总结工作经验，并对电子档案管理制度进行完善，在医院自身条件与发展现状下，对人事档案的信息化管理模式进行改进，提高电子档案管理的规范性和专业度。

2.3 提高利用效率

多角度挖掘信息化潜在价值。在对医院人事档案信息进行管理时，管理人员的目的在于充分发挥出档案价值。而在数据管理视角下，医院人事档案的价值将被更加充分的挖掘。基于新冠肺炎疫情，医院人事档案管理人员可以有针对性的开展疫情专项人事档案调控工作，即对人事档案中与疫情防控有关的档案信息进行整合，挖掘出医院人事档案中具有潜在疫情防控价值的信息，从而可以更好的助力疫情防控工作。而在具体的档案管理与利用工作中，管理人员要在数字化管理平台和专项数据库的支持下，借助数据挖掘技术提取关键信息，并将信息转化为图片、文字、语言陈述以及发展指数等形式，以更加直观的方式呈现出档案信息。管理人员可以具体设定特定值，针对疫情防控需求而言，医院可以对传染病科室进行关键数据提取，包括工作经历、科研经历等，从而更好的集中优势资源，投入到疫情防控工作之中。同时医院人事档案管理人员也可以借助多个特征值，对医务人员进行全面的能力分析，从而为医院考核工作提供科学参考，并为人才引进指明方向。 此外，医院人事档案管理人员还要对医院内部网站进行充分应用，在进行人事档案管理时，应结合医院的发展和运行状况，确保档案资料收集、整理、传输以及开发利用等环节可以形成一体化的系统，从而具有更广的网络覆盖面。在此种管理模式下，医院人事档案的实现更高水平的数字化，同时在医院内部共享网络系统下，医院人事档案资源信息将得到最大程度的利用。