整合与共享：档案数据管理范式下的档案资源研究*

（太原学院 太原 030001）

信息资源是一种无形但具有广泛价值的资产，如何高效对档案数据信息进行整合与并实现档案数据信息的针对性共享成为当前档案机构工作人员需要着力研究的课题。档案数据信息整合与共享的发展指向更加精准化与智能化的发展趋势，档案管理机构与工作人员需要形成合力，统一建设与管理标准，规范整合与共享行为，构建共享平台，拓宽共享路径，加深共享层次，通过对档案数据信息的有效利用，彰显出档案数据信息的深度价值。

1 档案资源整合的背景

在档案管理发展过程中，由于技术的兴起以及管理要求的变化，档案管理范式开始出现了明显的变化。当前数据管理范式更加强调数据及相关技术在管理过程中的重要作用，从管理内容、管理手段等方面都呈现出较为明显的数据特征。数据管理范式是一种创新的管理范式，对于档案管理工作而言，能够优化管理细节，提供技术支持，与当前经济社会的发展特征相适应。

第一，云计算背景。云计算（Cloud computing）是当前互联网技术中一个重要的分支，指向虚拟资源的分析与利用。在云计算技术与运作模式下，其基本原则是按量付费与按需访问。用户可以通过云计算技术进入到可配置的计算机资源共享池中，具体包括网络、服务器、应用软件以及服务等资源。在云计算环境下，用户可以更加便捷与精准的获取自己所需要的服务。在档案管理方面，云计算技术能够基于其无限扩展、共享的资源池帮助档案工作人员获得更加多样化的IT服务与资源服务。在当前档案数据量不断加大，数据处理需求不断提高以及数据安全整合与安全共享保障技术越来越重要的发展背景下，管理人员需要加深对云计算技术的研究，并通过二者的有机结合，帮助构建智能以及动态可扩的数据处理与存储平台，并能够与当前档案数据资源管理的数字化、集中存储以及安全共享等需求相契合。

第二，大数据技术背景。大数据(big data)是一种数据集合，档案数据资源指向的大数据则说明档案数据信息量已经到了难以用现有用具软件进行处理与存储管理的境地。由大数据的管理需求衍生的大数据技术在当前的档案数据信息管理过程中开始被逐渐应用。在处理档案大数据时，工作人员需要熟练的操作计算机设备与相关软件，并且能够掌握相应的大数据技术，具体包括数据挖掘技术与数据安全保密技术等。由于档案大数据的存在，能够为用户提供海量的信息资源，而在大数据技术的辅助下，则能够帮助用户精准的匹配信息，且能够记录与预测用户的使用习惯，从而提高服务满意度。

面对档案管理的数据化发展趋势，管理人员也要意识到管理过程中可能遇到的风险，尤其体现在数据安全风险上。而在进行具体管理时，也需要加强对技术的深入研究，由此才能真正让先进技术为档案管理工作服务。

2 数据管理范式下档案资源整合的内容

对档案数据信息资源进行利用，需要首先做好信息资源整合工作，这是发挥档案数据信息价值的基本前提。档案管理工作人员在进行档案数据信息资源整合时，应关注不同的整合维度，确保实现高质量的数据整合，形成便于数据利用的科学格局。

2.1 档案数字内容的整合

档案数据信息资源整合人员应首先从档案数据的内容出发进行整合，整合工作人员需要以当前档案数据信息资源现状为依据，搭建横向以及纵向框架，以此创设出良好的档案数据信息资源的整合氛围。开展多样化的档案活动也是帮助提高档案整合成效的重要手段，具体应开展“家庭档案展示”以及“档案微访谈”等活动，在广泛搜集与补充档案数据信息的基础上，实现对档案信息资源内容的深度整合。所有的整合活动都要以用户需求为基本前提，以改善内容服务质量为目的，加强档案数据信息资源的内容整合探究。在对具体内容进行整合时，需要科学建立分类标准，并通过内容展示平台吸引用户关注，实现用户与内容平台的双向互动，进一步提高档案数据信息资源与用户需求之间的匹配程度。

2.2 数字技术的整合

首先，充分利用云计算、大数据挖掘技术进行档案信息资源的整合。档案数据信息资源的整合具有较大的工作量，工作人员在执行整合工作时，必须依托专业的整合技术，即对云计算技术以及大数据技术加深研究，并进行整合应用，以满足具有信息冗杂以及多源异构特性的档案数据信息资源的整合需求。在对各种技术进行应用的前提下，档案工作人员可以搭建数据整合云平台，该平台需要体现出档案数据信息资源的不同整合与管理层次，因而需要相应的形成公共云、业务云以及支撑云平台。首先是公共云平台，该平台的基础设施层为SaaS公共服务层，在该平台下，能够提供内容检索、互动交流等功能；其次是业务云平台。在该平台中，主要的层级为业务应用层与数据处理层，针对档案数据信息资源的整合要求，尤其要对数据处理层进行精细化构建。要注重对档案数据信息资源进行科学分类，便于展示馆藏特色，并满足用户使用需求；最后是支撑云平台。该平台则具体指向各种数据库，需要保证数据库整合质量，具体包括目录数据库、全文数据库、元数据库以及多媒体数据库等。

其次，充分利用大数据分析技术进行档案数据信息资源的整合。在大数据发展背景下，档案数据信息资源的特性也开始逐渐发生变化，具体体现为衍生出的数据具备了非结构化特征。在了解这一特征的基础上，在对档案数据信息资源进行整合时，则需要考虑到对大数据分析技术的充分应用。在大数据分析技术下，档案管理人员可以借助可视化分析等技术对数据进行分析，并最终生成各种便于分析的图形图表，即数据立方体、数据趋势图以及数据标签等。且在利用大数据分析技术时，用户也有较强的主动性，能够参与到数据分析过程中，并确定出符合用户预期的处理任务。而在进一步对档案数据信息资源进行整合时，则会利用到语义分析技术，并按照不同的词条进行整合，便于后期的用户检索。

2.3 档案服务的整合

对档案数据信息资源进行整合，关键目的在于提高档案数据信息资源的利用效率与利用价值。基于此，档案数据信息整合人员应关注对档案数据信息资源的利用效能进行提升，要在科学整合信息资源的基础上构建主题档案数据库，分门别类，便于检索。而在对档案数据信息资源进行整合管理时，也要注重通过档案整合改善服务质量。以政府对档案数据信息资源的利用为例，政府档案数据逐渐体现出更高的开放共享需求，同时意味着需要对档案数据信息进行更加高效的整合。作为档案管理人员，需要基于政府利用档案信息的要求，对档案信息资源整合结果进行深入解读，并且要在数据到达政府数据开放平台之前完成解读，以降低政府数据开放共享成本，提高共享效率。而针对整合完成后的档案数据，管理人员也要加强安全防护，针对档案数据的保密性级别不同制定不同的安全防护策略，确保整合完成的数据信息安全、可靠。国家提出在2020年底前，应针对不同领域逐步实现政府数据对社会公众开放，具体为信用、交通、医疗、就业等信息。基于此发展要求，档案数据信息管理人员就要在广泛搜集信息的基础上，对档案数据信息进行标准化整合，以满足档案数据信息资源的为用户服务的要求。

3 数据管理范式下档案资源整合策略

探讨提高档案数据信息资源利用成效的措施，是彰显档案价值的必经之路。结合档案数据信息资源的利用现状与发展要求可知，政策是保障，安全是要求，技术则是推进档案利用价值提升的重要依托。

3.1 政策是保障——完善档案数据管理的各项机制

在当前的档案数据信息格局中，档案内容的来源于构成种类较多，具体包括城市记忆资源、民生档案、非物质文化遗产档案以及网络资源等。各种档案资源都有其自身存在的关键价值，在对其进行利用与管理时，也需要有针对性的构建管理机制，形成公平公正公开的保障政策。在制定政策时，需要考虑到社会发展的大环境，要结合党的十九大报告提出的加强档案建设、提高信息共享程度的相关要求，同时要了解到当前的互联网发展环境，针对电子档案的发展与构建要求制定支持与规范发展政策。同时要注重档案数据信息管理机制的长效性，且要关注低碳经济视角下档案数据信息资源的共享新模式，以帮助改进档案资源获取与传播模式，形成档案组织管理、流程管理、资源共享与获取管理等专项政策与机制，实现机制创新，推动管理发展。

3.2 安全是前提——加强档案数据信息资源的隐私保护

档案数据信息作为一种信息资源，且当前对档案信息的共享程度要求不断提高，因而在对档案数据信息进行管理时，需要关注对其进行安全管理，加强隐私保护，避免出现重要信息泄露等问题。在实际的档案数据信息管理过程中，管理人员应注重对档案云平台系统进行安全性评价，以及时发现档案管理云平台存在的安全漏洞，尤其在当前“档案云”管理模式下，管理人员更要注重对档案数据信息进行安全与隐私保护。这就需要管理人员与平台创建人员关注对档案服务体系的科学设计，要合理的设置隐私问题，加强权限访问管理，并形成专项的档案数据信息资源的隐私保护机制，创新档案数据信息资源的管理技术，完善档案数据信息保密层级，降低严重的档案信息受损弊端出现的概率。

3.3 技术是依托——创建与推进“互联网+档案”的档案数据信息资源的共享新模式

首先，构建数字档案资源整合与共享管理的“ 云服务”平台。第一，应关注对档案数据信息资源访问服务进行完善；其次，要关注对请求认证服务功能进行完善；第三，要对安全数据传输服务层级进行优化；第四，档案数据信息资源管理人员应注重提供更加完善的资源搜索与资源发现服务。

其次，搭建档案信息资源共享平台数据交互服务框架。在次，加强档案信息资源整合与共享管理平台的缓存部署。对档案数据信息资源服务平台进行创建时，需要从创设初期就加强管理。当前档案数据信息平台的用户逐渐从内部用户转向外部用户，且用户量显著增加，基于此，档案信息服务平台的服务速度应确保有效提升，并注重提供更加丰富的信息资源。最后，加深对“云终端”数字档案资源生产流程化与应用软件的开发研究。