数字时代档案数据化管理问题研究*

（青海省地方病预防控制所 西宁 810021）

0 引言

国家档案机构和地方档案机构的管理人员必须要提高对档案管理工作数字化建设的重视，要从加强档案管理部门之间的互联互通、提高档案管理与利用效率出发，对档案数据信息进行科学归纳与整理，并对档案信息化管理平台进行科学构建，确保提高档案数据资源的在线获取与利用率。对于档案管理工作人员而言，要将推动档案工作转型发展作为未来的主攻方向，要从资源整合、发展规划、技术创新、人员培养等方面形成合力，确保实现档案管理数字化工作成果的高效转化，由中央到地方全面推动档案机构数字化发展。

1 档案信息化建设过程中的面临的主要问题

1.1 发展投入不到位

对档案事业进行信息化建设，需要奠定稳固的发展根基，即投入充足的资源，包括资金资源、设备资源、技术资源和人才资源等。而结合当前我国档案数字化管理现状可知，在发展过程中呈现出的首要问题即总体投入不到位，尤其体现在设备和技术方面。在设备投入方面，数字时代下的档案管理工作本身就对现代化设备依赖程度较高，主要体现在计算机设备和相关软件上，此时就涉及到各种硬件和软件设备的配置，而实际的档案机构在搭建档案馆时常出现设备投入不足现象，导致管理机具和相关运行软件无法保障高效运行，且无法满足实际的档案管理工作需求。在档案管理技术方面，数字化时代下主要指向大数据技术、云计算技术、摄影识别技术等。究其原因在于档案管理上层机构对管理技术的重视程度不够，因而缺乏对操作人员的专项技术培训，导致在管理过程中，每项技术应有的成效达不到要求。

1.2 部分缺乏专项管理制度支撑

对于档案管理工作而言，管理工作人员需要在管理时参照相应的规范，具体指档案管理工作制度。而对档案数字化管理制度建设现状进行分析可知，档案管理制度还存在较为明显的不够完善的问题，且缺乏一定的规范性与标准性。对各级档案管理机构的制度建设情况进行调查可知，大部分档案管理机构在数字化建设方面都缺乏专项制度，即使部分档案机构制定了相应制度，在实际管理过程中也只是流于形式，对制度贯彻力度不够，导致管理工作人员和档案存储、归档等操作人员无法掌握规范的工作要点，从而导致档案工作出现失误。

1.3 档案信息化建设力度不够

第一，平台建设落后。数字时代对档案管理进行数字化建设，其中一个关键点就在于搭建专业化的档案数据管理信息化平台。对档案存储方面的信息化管理项目而言，当前存在的主要问题为缺乏存储支撑，如果无法选用合适的存储技术和存储介质，将导致数据存储出现较为严重的问题。此外，在数据存储方面，还存在当前非结构化数据存储需求得不到响应满足，导致档案数据资源无法实现分布式存储，存储效率低下。而在档案服务信息化管理平台功能方面，则体现出服务路径狭窄，服务效率低下的问题，档案使用人员在查询和获取数据信息时会受到多种阻碍，从而导致使用人员的需求无法被有效满足。

第二，安全保障不到位。信息化与数字化时代的一个显著特点即信息的交互性更强，信息的获取路径更加广泛，信息的共享程度逐渐增高。基于这一数据背景，档案管理工作人员在进行数字化管理时应充分重视数据安全问题。而经实践证明，档案数据安全问题也是档案数字化管理过程中最为常见的问题。对该问题出现的成因进行分析可知，其一是档案管理市场不够完善，在进行网络交易时难以保障规范性与真实性，会直接导致数据安全受到威胁；其二是数据安全加密技术应用不到位，对数据加密、限定权限等加密处理措施应用不够深入，会出现非法人员对档案数据信息的随机盗取情况。

第三，电子档案数据化管理不到位。在当前的档案类型中，电子档案是主要的发展趋势，各个档案机构应积极的对电子档案进行资源转化与高效管理。而作为档案数据化管理人员，在进行电子档案管理时也存在管理制度不规范、管理操作不过关等问题。在对电子档案进行管理时，一旦对大数据挖掘和分析技术、云计算技术等应用不到位，将会导致数据信息出现偏差，也就无法保障数据信息的完整性与准确性。

1.4 档案信息服务相对落后

对档案进行管理，要求管理人员能够及时和全面的对档案信息进行收集、整理与归档，才能更好的为使用人群服务。在数字化时代下，越来越多的档案信息表现为电子文件形式，在对其进行搜集时，常出现工作人员搜集不够及时，从而导致馆内资源更新不到位和结构单一的情况。而在对资源进行收录之后，又存在资源开发深度与广度不够的情况，从而无法高效的对档案数据信息资源进行转换。然而，当前大部分档案馆在档案内容形式方面，还是以传统的纸质档案为主，对新增的电子档案内容收纳不足、电子档案转化率低，从而导致档案信息服务工作基础搭建不稳固。针对当前我国档案馆的信息服务方式而言，存在的主要问题则为方式单一、途径狭窄，在个性化与智能化服务方面建设相对落后，无法提供高效的在线交互式信息服务。

2 数字时代下实现档案数据化创新管理的路径

2.1 加大投入，形成合力

从提高档案数据化管理水平的角度出发，各级档案机构应针对当前档案管理工作的需求现状加大投入。国家和相关上层机构应对下级档案机构进行资金、技术和人才等方面的扶持，国家、政府和各级档案管理机构应形成合力，全力推进档案数据化管理工作进程。在加大投入方面，相关机构应尤其关注提供质量过硬的档案数据化管理设备的软硬件设施，并与档案数据化管理的服务器之间的高效对接，以便于用户进行快速的信息查询与获取。

2.2 完善制度，确立规范

在对档案进行现代化与数字化的管理工作时，档案机构应积极制定与完善相关的档案管理措施，从组织建设与制度建设出发，为档案数据化管理工作的落实提供支撑。在具体搭建组织机构与完善管理制度时，相关人员应秉持严谨认真的态度，尤其要关注对制度的完善，为具体管理工作的落实提供科学依据。在完善制度时，应做到对档案数据化管理工作内容的明确以及对各级管理人员的管理职责的明确。此外，档案数据化管理制度应不断完善要求，管理人员也要在实际的工作中根据工作要求对管理制度进行调整，并对工作流程进行优化，提高每一个工作环节的规范性与严谨性，才能够有效的提升档案数据化管理工作成效。

2.3 加强档案的信息化建设

第一，建立智慧档案数据库。海量的数据信息的出现对档案管理人员提出了更高的数据处理要求，基于此，档案管理人员应借助大数据时代的便利，积极的构建智慧档案数据库。构建数据库的首要工作是对档案数据信息进行广泛收集，并对收集到的档案数据信息进行核实，确保数据信息真实与完整。在此基础上，档案数据化管理人员要对档案材料进行分类与编号，将每一份电子文件都做好检索标识，确保一码一件，提高检索精准率。另外，档案管理人员要积极的对档案历史数据进行数字化转换，并存入到档案数据系统中。在构建智慧档案数据库时，管理人员还要严格的执行统一的数据标准，确保数据库具有较高的兼容性。在构建数据库时，还要关注资源中心的封闭性，要从数据资源安全角度加强管理。对于电子文件资源，应对其格式、元数据内容以及数据提取方式等进行统一，提高档案数据库之间的互联互通性。此外，档案数据化管理工作人员还应了解受众需求，并有针对性的制定资源转化计划，有序推进档案数据库的建设进程。智慧档案数据库应关注与档案数据信息检索与服务中心的对接，在深入挖掘档案数据价值的基础上，为提升档案服务水平提供支持。

第二，建立档案管理数字化平台。首先，档案管理工作人员要对馆藏情况有全面和清晰的了解，并更深一步的对档案类型、状态以及档案信息利用现状进行掌握等；其次，在搭建档案数据的信息化管理平台时，管理工作人员应秉持“把握重点、分步进行”的基本原则，在对资源进行转化时，要以重点馆藏资源与利用率较高的馆藏资源为首，确保与使用人群的需求充分对接；再者，在搭建档案数据的信息化管理平台时，管理人员应突出数据的共享性，要搭建专项档案应用共享平台，可以在内部局域网服务器上设置专区，在构建档案目录时，严格按照业务类别进行分类，并可以按照相应的标准进行分类，一般以时间为排序标准；最后，在搭建档案数据管理信息化平台时，要从完善平台功能出发，因而还需要关注对档案知识提取系统的高效构建。

第三，推行云存储和云服务。在档案数据化管理过程中，基于大数据技术与云计算技术，档案管理工作人员要积极的推行云存储和云服务，对传统档案管理工作中的弊端予以积极改进，确保档案管理工作能够实现较快的转型升级发展。具体执行过程中，档案管理人员要合理设置云存储服务器，确保提升数据处理能力。此外，基于云服务的交互特性，档案管理人员可以使档案数据资源具有更高的共享性，因而能够促进形成更加多样化的服务模式。

第四，加强电子档案的安全管理。电子档案在存储和利用过程中可能会出现隐私泄露以及文档损坏等问题，其中隐私泄露问题会带来较为严重的后果。因此，档案数据化管理人员要对电子文档所属的计算机网络系统进行积极维稳，并对其执行更加有效的安全防护技术，做好对电子文档的数据加密管理与使用权限管理，针对使用权限管理，应设定多道权限验证，确保使用者不会对电子文档安全产生威胁。此外，在对电子档案进行安全管理时，还要注重对可能存在的病毒进行实时监测，具体可借助防火墙与安全代理等技术加强病毒监测管理，对计算机外部的恶意攻击行为进行有效抵制，从而可以显著降低电子文档信息泄露与丢失等问题出现的概率。