浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新

（鱼台县人民医院，山东 济宁 272300）

对于企业而言，整体事业若想获得良好的发展，与档案具有重要关系，科学的档案管理可以为公司发展提供充足资源支持。但是在当前企业档案管理过程中仍然存在较多问题，主要表现为档案管理信息化建设滞后，不利于企业的进一步发展，也影响了档案信息的有效应用。因此，对企业档案管理信息建设途径进行适当分析具有重要的意义。

一、档案信息化建设的重要意义

首先，对于档案管理而言，其不同于一般的资料，在信息化发展下，纸质原件档案也是必不可少的，比如说土地证原件、财务凭证原件等。虽然信息化档案管理不需要原件，也可以进行查阅、浏览等，但还是不能够替代原件的重要性，因此两者同要重要；其次，在进行信息化查询时，查阅的速度也会更快，更加准确，不仅仅可以节约大量的时间，同时也会提高相关人员的工作效率。最后，其可以方便快捷的查询到相应的档案资料，例如有的人想查询多年前的设计图纸，可以在档案管理软件上进行搜索，浏览到相关内容，有相应权限的领导可以看到相应的财务、人事等等方面的档案内容等。根据以上分析，信息化就是希望越来越多的人可以快速、有效的利用档案，让档案的存在发挥其应有的最大化价值。

二、现阶段我国档案管理信息化发展中的问题

（一）档案管理的安全意识对其创新性造成了一定的阻碍

不论处于哪个时期，档案管理都具有重要意义，不同的历史时期具有不同的作用。传统的档案管理模式已逐渐被淘汰，现化化的档案管理模式正在完善之中。我们要看到信息化处于飞速发展之中，档案管理事业则不可避免的受到巨大的冲击。但是档案管理体系却存在着较多的问题，不能与我国社会同步发展。可以看到档案管理虽然处于信息化发展阶段，很多问题亟待解决。由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的，在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解决。传统的档案管理目的是明确的，即为了快速查询档案和保障档案的安全性。但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大，这对我国现阶段档案管理提出更高的要求，即必须具有多元性。

（二）档案资料管理制度有待进一步完善

我国对在建项目档案资料有着明确的管理标准，但在工程施工承包合同中，却没有就在建项目工程档案资料的收集和整理进行明确的规定。这就导致在建项目工程中的各施工单位未能严格按照相关法律法规以及合同内容进行档案资料的收集和整理。从而造成档案资料缺失，往往会在项目竣工前对遗失的资料进行临时制作，而不是对在建项目工程的实际情况进行完整地记录，这使得相关资料的真实性难以得到保障。

三、档案管理信息化

（一）加强档案数字化资源建设

为了把高质量的信息化服务提供给社会和需要者，对于档案数字化资源建设工作必须要予以高度重视。档案馆的基础软硬件设施必须要完备，并且把现代多媒体、3D 等高科技技术应用于其中，使纸质档案信息资料逐渐实现电子化，并构建出立体展示平台，具有多方位多功能，可以提供视觉、听觉等不同的试听感受，数字化资料文献更加具有带入感和真实性，提供的信息化服务具有更强的吸引力，更加全面和完善。需求者不受时间和空间的限制登陆到网络平台，即可完成对所需档案资料的查询。

（二）完善档案信息化管理制度

不论是哪一种管理，都要有完善的管理制度作为支撑。然而，在档案管理信息化建设中，也是必不可少的。只有健全相关的管理制度，明确相关人员的主要职责，并将工作落实到责任人，才能提高工作效率，才能增加档案管理的信息化水平。具体而言，首先领导要对档案管理工作重视，这是档案管理制度落实的基础条件。另外，还要制定一些监督制度，这样才能将制度落实到位，从而提高档案信息化管理。

（三）完善档案管理系统

首先要保障对档案管理的资金投入，保证基本办公设备的完善进而提高档案管理人员的工作效率。要实现档案管理信息化就要有一个严谨的档案管理体系。档案管理系统的建设要根据相关法律法规来制定，注重规章制度的落实，同时监督档案管理人员确保档案管理工作的效率。

（四）加强对在建项目工程档案信息化的保护

电子档案则难以从表面识别出该文件是否被篡改，这就需要档案管理人员确保在工作过程中不对相关资料进行修改，保证电子档案资料的原始性，并在收集过程中将文件设置为只读模式，避免其他人员在阅读过程中对档案资料进行修改。档案管理人员还要为电子档案的保存提供合适的物理环境，由于电子档案保管的介质一般是硬盘，其往往容易受到来自温度、湿度等影响，甚至出现完全无法识别的情况，所以需要对相关档案资料的保管引起足够的重视。此外，还需及时对电子档案存储介质进行检测，如果发现潜在的危害，则要第一时间进行处理，以确保电子档案得到妥善的保管。

综上所述，关于档案信息化建设的重要性已达成共识，要转变传统档案管理的思想，使资源的作用得到更大的发挥，提高档案管理能力。我们的社会不断的发展进步，对档案信息资源领域的开发具有积极的带动作用，从发展的角度来看，即档案信息要发挥出更大的作用，更好的利用档案信息资源。为了实现此目标，必须要提高服务水平，使档案管理工作迈上更高的台阶，走向信息化、数字化的发展之路。