大数据时代工程企业档案信息化建设探析

周 艳/杭州市勘测设计研究院

张 坚/浙江省档案馆

随着数据处理技术的不断发展，大数据概念越来越为人们所熟知。大数据技术的产生，开启了工业技术4.0时代，但这只是大数据应用的一方面。与此同时，企业特别是工程企业的业务量不断增多，档案数量也迅速增长，客观上对档案管理提出了更高要求[1]。相比于政府机构，集团企业下属单位较多、机构庞大，且各机构间联系紧密、层次管理分明，因此需要建立集中部署、分层管理的立体式数字化档案馆[2]。随着工程数据规模不断扩大，需要采用大数据技术以及创新的管理方式，提高资源管理成效。与此同时，企业还会面临一些问题，如档案数据化过程中的技术问题以及安全隐私问题，这些问题会严重阻碍档案数字化进程。本文以工程企业为例，分析工程企业档案数字化工作中存在的问题，并且提出相关建议。

1 大数据技术与档案管理系统的有机结合

大数据指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是海量、高增长率和多样化的信息资产[3]。根据定义，大数据不仅仅指数据量庞大，更指种类庞大，需要新的技术才能储存和处理。综合来讲，大数据主要有数据体量巨大、数据种类多、处理速度快以及数据价值密度低四个特点。

大数据特征与档案特征在一定程度上来讲是吻合的，将大数据与档案结合是对大数据技术的应用[4]。通过分析目前的研究成果可以发现，引入大数据概念其实是将静态档案观转变为动态档案观的过程，是通过数据挖掘实时在线管理档案的过程，是基于数字理论的思维分析方法，必将会为档案管理带来全新模式。

基于大数据技术的工程企业档案管理是一种新型的管理模型，不仅能对档案进行分类保存，还能通过大数据理论对档案中的潜在数据进行分析。在完成数字档案资源的数学建档之后，系统会根据档案资源的内容进行自动扫描和分类，并且会将档案信息存储到数据库中，完成储存过程[5]。与传统档案不同的是，数字化档案可以通过快速检索提供给使用者，能够高效地实现资源共享，完成对档案潜在信息的开发和利用。由于大数据技术特点，开发出的信息往往具有较高精准度，能为企业决策提供参考。总的来说，大数据是工程企业档案信息化建设的核心，同时也是不可缺少的部分。

2 当前档案信息化建设存在的问题

2.1 制度建设有待加强

在大数据环境下，工程企业要推动档案信息化建设，必须要重视工作制度建设，实现工作的规范化。遗憾的是，不少工程企业并没有认识到制度建设的重要性，现有的工作制度往往不够完善，特别是缺乏与新技术应用相关的内容，指导性不强，企业档案信息化建设水平普遍不高。此外制度执行力度也不强，如有的企业没有把项目文件的形成、收集和管理纳入建设项目之中，档案完整性得不到保障。

2.2 档案存储系统不完善

大数据的四个显著特点决定了其技术应用平台的特性。一方面，档案管理系统面对大量数据应当具有足够的缓存空间，即具有高度的可扩展性[6]。不过，当前集中式的数据存储和管理系统价格昂贵。另一方面，系统需要适应数据资源激增的情况，但目前的系统还不能完全适应。因此档案存储系统还不完善，“价廉物美”的系统有待开发完善。

2.3 数据分析人才缺乏

不少工程企业档案管理人员的工作思维模式，仍旧停留在传统的档案管理上，在实践中能够做好档案得分类与保存工作，但不会对档案信息进行挖掘与深度分析，导致企业档案服务水平不高。工程企业往往对档案人员的职业定位不够准确，很多时候只要求他们做好日常的档案管理，没有意识到数据分析的重要性，自然也不会要求档案人员具备数据分析的能力，长此以往档案人员的业务能力难以提升。此外，当前大数据还是一种新兴的技术，大数据方面的专业人才本身就少。上述原因，都导致了工程企业缺乏数据分析人才。

2.4 数字档案资源安全性难以保证

数字档案资源不同于企业其他信息资源，它是工程企业的核心部分，是各个工程的实际记录，包含大量有关工程机密以及企业隐私的信息。囿于工程企业档案管理制度不完善、不全面，没有很好地重视档案信息安全管理，数字档案资源存在泄密的风险。大数据时代，如何对数据的所有权和使用权进行清晰界定，如何有效制定安全保护策略，如何切实降低数字资源泄露的风险，都需要认真思考。

3 推动工程企业档案信息化建设的有益举措

3.1 加强管理制度建设

在大数据环境下开展工程企业档案信息化建设，需要工程企业切实加强档案管理制度建设，从档案形成、收集到档案提供利用，都需要有明确的制度进行规范，实现档案规范化管理。在制度的制定过程中，需要参考相关的技术规范，如要根据国内外的信息安全技术标准建立适合本企业的档案共享制度，明确档案调用部门等级，确保企业档案的保密性。另外要切实将信息安全落实到位，建立严格的档案信息保密制度，并将责任落实到人。

3.2 引入先进技术扩大数据容量

在大数据环境下开展工程企业档案信息化建设，应当明确大数据技术是工作的核心，而数据又是大数据技术的核心，即只有掌握足够大的数据量，对数据的分析才会有意义。因此增加档案系统的数据容量是必然趋势，档案人员需要对数据资源进行有效建设，增加档案资源的库存。不过，囿于工程企业档案数字化还处在初步探索阶段，企业可引进先进的存储技术，并且加快升级存储系统；如果没有足够资金来升级系统，那么可以考虑通过分类储存的方法建立多个专题数据库，并分配人员进行管理，同样可以达到不错的效果。

3.3 培养高层次的档案管理人员

大数据时代，工程企业档案管理人员应当转变理念，认识到自己应当由传统的档案分类、储存人员的角色，转变为数字资源整合、数据业务分析人员。这就要求档案人员具有过硬的档案业务素养，并具备数据分析能力。从工程企业的角度来说，工程企业应当定期开展数据分析培训讲座，为档案人员提升自身技能提供平台；从档案人员的角度来说，应当勤于学习、善于学习，不断更新完善自身的知识结构。只有这样，档案人员才能通过数据分析、数据挖掘，发掘各种有益信息，并对信息进行深度分析，为工程企业发展服务。