做好城建档案业务指导的若干举措

蔡文克/温州市城市建设档案馆

城建档案业务指导是依据城建档案工作法律法规、国家标准和技术规范，从专业角度对从事城市建设单位的档案管理进行示范、引导、检查、监督。这一工作直接影响档案归档质量的好坏，更影响城建档案在城乡规划、建设及管理过程中作用的发挥。从城建档案工作的全局来看，业务指导是将档案管理的重心前移。为确保档案质量，城建档案部门必须提供精准、及时、到位的业务指导。

1 进行政策性指导和技术性指导

2019年最新修订的《浙江省城市建设档案管理办法》规定，住房和城乡建设主管部门核发建设工程施工许可证时，应当书面告知建设单位按照规定履行移交城市建设档案的义务。笔者所在的温州市城市建设档案馆对工程各方主体主要开展两方面指导，即政策性指导及技术性指导。

政策性指导侧重业务交底，即政策宣传。在市规划主管部门的通力配合下，市城建档案馆在工程项目处于规划许可审批阶段时就介入进来，做好工程档案验收、移交事项书面告知工作，并对《建设工程质量条例》《建设工程文件归档整理规范》等法律规章进行宣传，使各方事先了解工程档案归档要求和内容；要求各方将工程文件形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，把责任与义务落实到位；明确告知若工程竣工后建设单位不提供符合要求的档案，将根据相关条款责令整改并进行处罚；主动告知通过浙江政务服务网、市城建档案馆网站等多个渠道为建设单位提供工程档案办事事项的持续性咨询服务，提高建设单位归档的积极性和主动性。市城建档案馆还申请市规划主管部门打通“数据壁垒”，将工程项目基本信息数据与馆进行共享。

技术性指导侧重业务提升，即提升参建单位工作人员的业务能力。市城建档案馆每年不定期举办城建档案管理培训班，将建设、施工、监理单位人员“请进来”，培训城建档案工作的基本知识、业务标准和技术规范，并在培训班上特别强调各单位要做好勘测、设计、施工、监理工作中所形成的建设工程文件材料收集、汇总工作，工作要严格按照《建设工程文件归档规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》、省市有关规范性文件的要求开展。实践证明，这一举措是行之有效的。

2 强化工程施工过程中的业务指导

《建设工程文件归档规范》要求，城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。目前，很多城市城建档案馆面临人员少、任务重的问题。温州市城建档案馆采取了“数据跑+人工跑”的方式，强化工程施工过程中的业务指导。

“数据跑”指在线解决建设、施工、监理单位在工程档案管理当中的问题，侧重解决存在的“共性问题”。根据全市城建档案工作现状，市城建档案馆严格按照省住房和城乡建设厅颁布的工程文件进馆相关要求进行业务指导，尤其注重对参建单位建设工程前期文件资料形成、积累等方面进行前端性控制，确保城建档案进馆质量。目前，市城建档案馆建立了微信工作群，将所有已签订告知书的项目档案负责人纳入进来；在微信群里宣传新的政策法规，并明确告知各单位工程竣工后档案移交责任。省里发布了浙江政务服务网投资项目在线审批监管平台3.0之后，市城建档案馆及时进行推广，利用该平台将建设工程从立项审批到竣工备案全部过程的相关操作汇集起来，强化对工程准备阶段材料的前端控制，实现工程各阶段文件可查可追溯、遗失纸质文件电子补正等，帮助各单位顺利完成验收归档工作。

“人工跑”指开展线下指导，侧重解决建设、施工、监理单位在工程档案管理中的“个性问题”，特别是对于省、市重点工程项目，安排专人进行“上门服务”，及时了解项目参建单位在工程档案管理中的需求，迅速纠正发现的问题，快速解决遇到难题，确保档案的真实性、完整与安全性。为加强指导的针对性，不仅将业务指导送至公司内部，很多时候直接送至施工一线。这样一来，除讲授工程档案收集要求外，还能现场解答施工、监理单位在实际工作中遇到的问题，实现规范化管理。温州市域铁路S1线一期工程档案的顺利归档就是一个典型工作案例。该工程是一项重点工程，开通之后将有效改善温州市民的出行需求，全面打造中心城区1小时交通圈；将带动沿线开发建设，推动城市各组团互动融合发展；将助力温州拉开城市框架，推动城市向东发展，加速温州大都市区由“瓯江时代”向“东海时代”迈进。这一项目涉及专业领域繁多，档案管理量大面广、归档工作难度大。市城建档案馆工作人员将办公室“搬”进市铁投集团，多次参加集团的工作对接会议，对集团提出的移交档案规范标准、移交方式和时间、竣工验收标准、相关资料填写方式等问题进行现场解答；同时面向建设单位及工程各标段施工单位资料员举办专业讲座，重点解读与档案管理相关的法律法规，特别讲解了城市轨道交通工程档案归档范围、归档流程、组卷方法、质量要求、注意事项等。市城建档案馆“人工跑”的服务举措提升了集团城市轨道交通工程档案规范化管理水平，获得了集团的高度评价。

3 做好工程竣工初验的审核把关

《建设工程文件归档规范》要求，在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，必须出具工程档案认可文件。新修改的《浙江省城市建设档案管理办法》提出，列入城市建设档案机构接收档案范围的工程，由城市建设档案机构按照建设工程竣工联合验收的规定对工程档案进行验收。实行建设工程联合验收制度，要求档案业务指导人员在工程举办联合竣工验收前对建设工程档案进行业务指导。应按照联合验收规定时限完成工程档案验收工作，在规定时限内办结的项目，可通过告知承诺的方式完成工程档案验收，即建设单位在提交“工程档案限期移交承诺书”后，城建档案管理机构出具“建设工程档案验收意见”，验收后三个月内建设单位完成工程档案整体移交工作。

目前存在两个突出问题：一是不同的资料员在编制工程资料过程中，会因为认识、操作方式等的不同，使得不同工程生成的最终资料或多或少存在问题，如需要补件或更改；二是建设单位所需提交的档案资料部分是各机关单位的审批文件，这些审批文件往往涉及部门多、办结时间长，建设单位在获取后未进行妥善保存，造成前期文件丢失。针对这两类情况，在档案联合验收工作中，市城建档案馆采取了有针对性的做法：对建设单位，特别强调各项审批手续和工程准备阶段文件要齐全完整；对施工单位，要求工程文件应为原件，内容要真实、准确，并与工程实际相符合，竣工图的设计变更要标注到位，竣工图均要加盖竣工章，同时要求采用耐久性强的书写材料进行书写，保证签字盖章清晰完备；对监理单位，着重检查档案是否齐全完整度，以及抽查资料的形成是否与工程进度同步。工作中，市城建档案业务指导人员严格遵照相关规定要求进行工程档案联合验收，对不符合规范的工程档案提出整改意见并要求相关单位整改到位；对档案材料报送不完整的单位要督促其补充完整，在规定时间内向市城建档案馆报送一套完整、准确、系统的工程竣工档案。