高职院校图书档案信息服务融合发展实践探索

陈 颖/浙江育英职业技术学院图书档案馆

长期以来，高职院校图书馆、档案馆分开设置、各自发展，实践过程中暴露出许多问题。一是两馆难以充分发挥服务功能。高职院校分设的图书馆和档案馆日常服务是为学校师生提供图书借阅、档案查阅利用服务，由于两馆独立运行，其服务功能非常单一，服务理念停留在“你求我应”上。随着信息技术飞速发展，图书馆和档案馆服务已从简单的文献借阅逐步向参考咨询等深层次信息服务转变，图书和档案管理应从传统的纸质图书借阅、档案查阅，转变为图书、档案、情报信息服务。分设的图书、档案信息服务功能已无法适应新时代高职教育发展需求。此外机构分设、独立运行需要配备更多的人员、占用更多的空间。比如高职院校每年的新生开学季节，图书馆进行新生教育，需要临时增派人员协助开展工作；每年毕业生离校办理档案转接，则是档案馆最忙碌的时候，常需要加班加点。图书、档案两馆融合后，双方的人员可以统筹协调，互相调剂，提高管理服务效能。二是设施人员配备不到位。信息化服务需要配置相应的设备设施，目前大多数高职院校图书馆和档案馆的网络硬件设施难以满足工作要求，而环境、技术人员等“软件”也比较差。具体而言，电子阅览室没有实现馆藏实物与电子信息一致化，电子档案也未与纸质档案信息统一化，图书馆和档案馆信息资源没有融合共享，更没有电子出版物、数据库、多媒体等现代化文献资源，使读者阅读、查找资料受限；信息技术专业人员缺乏，网络硬件设施运行难以保证，师生日益增长的信息需求无法得到满足，无法享受高质量的对信息检索、馆藏查询、电子阅读等服务。

当前，高职院校图书档案服务融合发展是大势所趋。2017年，笔者所在的浙江育英职业技术学院整合档案馆和图书馆职能，成立了图书档案馆。图书档案馆充分发挥图书、档案信息融合优势，主动服务高职院校人才培养、科学研究、校园文化传承与创新、国际交流合作等各项工作，提高了管理服务效能，获得良好社会效益。

1 组建图书档案馆并完善工作机制

首先是成立图书档案馆，建立信息综合协调机构。加快图书、档案信息资源数字化建设进度，实现二者融合，首先要在原有图书馆、档案馆的基础上成立图书档案信息综合机构，整合原先图书馆和档案馆各自职责功能，统一管理校园图书档案管理事务，统一调配图书馆、档案馆信息资源，逐步建立形成统一、开放、完整的信息资源体系，逐步形成馆藏丰富、管理人性、查询快捷、读者（利用者）至上的现代信息服务体系，最终形成图书、档案信息资源深度融合的科学、系统局面，充分发挥信息资源在“互联网+”环境中的最大应用价值。

其次是建立健全适应信息融合服务的“管事”制度。图书馆和档案馆分设时制定了各项管理制度，如图书档案馆工作职责、图书借阅制度、图书阅览室管理制度、音像资料使用规则、档案立卷归档制度、档案保管、保密制度、档案统计制度、档案鉴定、销毁制度、档案借阅利用制度、档案库房管理制度、电子档案管理制度等。随着图书档案融合共享发展，必须制订和完善新的图书档案管理、服务系列制度，比如图书档案网上查询制度、电子图书档案利用制度等。还要建立健全适应信息融合服务的“管人”制度。人是制度制订、执行和落实的决定因素。高职院校要适应形势发展，建立切合实际的图书档案管理人员的用人机制、育人机制、竞争机制、流动机制、决策机制。要修订和完善新时代图书、档案管理人员工作职责，建立和完善相关管理制度，建立奖惩制度，对考勤、考核、奖惩、监督等各项工作要按照程序办理，尽显公平公正。

2 加强馆藏资源建设

没有充足丰富的馆藏资源，就不能充分发挥图书馆的知识服务功能是不现实的，因此馆藏资源建设是高职院校图书档案馆的一项最基础性的业务工作，也是每一个图书档案馆面向师生和社会公众提供知识服务的前提条件和首要物质基础。高职院校要特别重视人才培养、科学研究、社会服务等特色馆藏资源的收集整理。比如反映学校建设发展的原始记录性文献，配合校庆编纂校史、校志、回忆录、同学录等，学校教师每年获得科研成果奖励、教师重要科研课题项目、专利项目、公开发表的代表论文、个人专著作等，每年学生参与重大赛事活动获奖档案、每年评选的各专业优秀毕业生论文等史料，这些都是见证学校发展历程的纪实性珍贵文献，都是高职院校珍贵的图书档案馆藏资源。

3 建设图书、档案信息资源融合网

当前，网络和信息技术迅猛发展，密切了图书馆和档案馆间的联系，为图书档案信息融合奠定了坚实基础、提供了技术支撑，给两者文献信息资源的整合利用带来很大方便。随着网络及信息资源的广泛利用，人们通过网络访问图书馆、档案馆查询信息已成为日常行为。网络和信息技术发展同时为师生方便快捷地检索和查阅图书档案信息提供了现实可能。图书、档案信息资源深度融合的终极目标就是建成图书、档案信息资源融合网。新时代，信息技术高速发展。要通过上述信息综合协调机构的积极调配，运用“互联网+”成熟网络科学技术和先进的通讯技术，积极谋划筹建图书、档案信息资源融合网，把零星分布的图书和档案信息通过内部关联编织成一个融合信息网络系统，该融合信息网络系统由原始信息收集、信息数据库创建、读者大型服务器及读者终端等多项内容构成，在融合信息网运行过程中，每一模块都必须由技术娴熟专门工作人员负责具体管理，在使用时，读者直接登录该融合信息网络系统，浏览目录，查找用户急需相关信息，既方便快捷，又全面准确。在新的图书档案信息资源开发与建设过程中，对于图书和档案各类资源建设应有所侧重：图书电子信息资源应以初加工一次和二次文献为主，档案电子信息资源应以零次文献为主，特别是原始纸质信息资源加工应完全保持其历史原貌。

4 重视管理人员队伍建设

一是引进高层次复合型人才。大数据时代，高职院校图书馆的发展需要跨学科的复合型专业人才和具有广阔视野的高端管理人才。高职院校要重视引才引智，不仅要引进高学历专家教授，提高教育科研水平，还要引进信息化和图书档案馆管理的交叉学科专业人才，利用高层次专业人才推动高职院校图书档案馆各项工作提质增效，提升图书档案信息服务师生、服务教育教学的水平。

二是重视继续教育，积极培育高素质的专业化人才队伍。随着科学技术快速发展，师生对知识服务的需求和标准在不断提高，图书档案事业的繁荣和发展，必将使广大图书档案人员正视现实，与时俱进。因此高职院校图书档案馆必须建设一支与之相适应的高素质馆员团队。要重视加强人才队伍建设，制定培养信息服务人才和信息管理人才的培训计划，对工作人员进行岗位技能培训，加强人才的继续教育，包括基础文化知识、图书馆专业知识、学科专业知识、外语、计算机技术，以及职业道德教育和自主学习能力培养等，特别是适应信息技术发展，加强图书档案管理人员的信息技术培训，提升自身信息技术服务能力水平，充分发挥图书档案馆员的最大潜能，努力使图书档案馆内的人才配置得到优化，逐步培育形成一支有质有量的图书档案馆专业人才队伍，全面提高图书档案管理人员服务师生的综合能力和水平。