高校学生档案信息化服务模式探究

孟庆德 韩丽 陈家华

摘 要 高校学生档案服务具有利用频率高、利用面广、远程服务困难等特点。每一所高校具备的条件不同，利用信息化技术的方式、层次自然不同，提升的管理水平和服务效率也不同。本文归纳总结了当前高校学生档案在信息化管理下由低到高的主要服务模式，阐释了目前利用信息化技术改进学生档案服务模式的基本演进路径及优缺点，并对信息化服务管理中存在的主要问题及解决路径进行了分析探讨。

关键词 高校学生档案 信息化服务模式 问题 路径

中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2020-03-05

★基金项目：黑龙江省高等院校档案研究项目“基于‘互联网+的高校档案服务提升策略研究”（项目编号：HGDK2018-10）。

★作者简介：孟庆德，东北石油大学档案馆馆员，本科，研究方向为档案管理;韩丽，东北石油大学档案馆馆员，本科，研究方向为档案管理;陈家华，东北石油大学档案馆馆员，硕士，研究方向为档案管理。

Abstract College students archives service has the characteristics of high utilization frequency， wide utilization and difficult remote service. Different universities have different conditions， different ways and levels of using informatization technology and thus different management levels and service efficiency. This paper summarizes the main service modes from low to high under the current informatization management of college students archives， and explains the basic evolution path and advantages and disadvantages of the current use of information technology to improve the service mode of students archives. It also analyzes and discusses the main problems existing in the informatization service management and their solutions.

Keyword college students archives; informatization service mode; problem; path

一、逐步演进的几种主要信息化管理服务模式

1.对扫描形成的PDF电子文件进行目录位置设定与综合档案管理应用系统结合使用。通过扫描形成的电子文件，通常是标准的PDF格式文件，通过对PDF电子文件进行目录与文档位置挂钩，来实现效率提升。具体方式如：将历年大学生的成绩单等单个PDF文件，利用极速PDF阅读器等软件，根据需要进行多个PDF文件合并，如一个班级每个学生的成绩单集合成一个PDF组合文件等。然后用Adobe acrobat Professional等PDF编辑软件打开组合文件，经过创建书签目录，录入目录具体内容（如学生姓名）。然后点开每一项，通过设置目录目标使目录上每一项与组合文件中对应的分文档位置挂钩（如图1）。需要检索查询时，只要点开书签目录相应项，即展开了与之对应的组合文件中原文档，如点击目录中某同学的姓名，其成绩单即相应展开。

这样，使用档案不用再跑库房找原件复印，而是直接在计算机中通过Adobe acrobat Professional应用软件快速查阅和直接打印，档案利用的时间大大缩短，同时大大节省了纸质档案的磨损和人力的消耗。这种服务模式使面对面的服务质量和效率得到了提升。这种方式比较适合于使用频率较高的简要业务，如查询和打印成绩单等，可以达到简洁快速的目的。对于统计功能、借阅记录、多媒体等复杂功能的使用则要借助于一些综合型档案管理应用程序，如“南大之星档案管理系统”等。不过这些系统也有缺点，由于选择功能菜单、选择类型库、输入条件多等原因，往往效率方面反而会打折扣，对此，上述PDF文件目录位置管理方式可以给予有效补充。

2.借助局域互联网，购置自助打印终端系统，提供自助服务。近年来，自助服务终端技术在各行各业蓬勃兴起。高校档案服务的提升同样离不开这些技术的推进，如正脉科技公司提供的档案服务自助终端机。其具有身份识别认证系统，学生可以通过身份证或校园一卡通验证登录，通过身份识别后，即可根据需要进行选择性操作，包括查询和打印带有学校电子印章的学籍、学历、成绩单、翻译件等证明材料，费用则通过微信扫描等直接进入财务。打印完毕，还可即时扫描材料上的二维码验证真伪（图2）。

此种方式操作过程高效迅捷，并提供24小时随时服务，不但摆脱了档案室面对面的操作模式，且扩大了服务面。目前这项技术已在部分院校推广，在校园内人员比较集中的场所安置此项设备，大大方便了师生员工对档案资源的利用，包括新生自主注册、教职工自主人事档案查询等都可以尝试使用。这一技术的实施除了购买昂贵的自助机外，还需要设立相应的专用服务器，设计简单电子印章等，对此项技术的推广使用将大大提高高校档案服务效率，在一定程度上摆脱了档案服务上时间和空间的局限性。

3.电商订单式的信息化管理服务模式。电商订单式服务模式，就是提供远程线上服务，就像通过电商购物一样。比如，有一款“艾档”档案管理服务开发平台，可在PC端和移动端兩种介质上对学生提供线上服务，如通过移动端关注微信公众号实现远程借阅申请等。在客户端，校友可自行注册，上线后档案管理部门审核通过，校友即可查询本人成绩或证书等，系统还可自动翻译，最后付款至单位财务账号，系统自动通知入账记录后，档案管理人员打印或复印原件后盖章寄出，避免了用户现场排队等候的面对面服务模式。采用这种服务模式，将服务范围拓展到了校园以外，实现了档案服务利用的电商化、远程化，虽然还不能即时下载打印文件，但也大大缓解了那些不方便奔波的用户。目前有不少院校都在努力尝试打造这种服务模式，通过建立本校的档案微信公众号，与校档案服务平台对接，部分实现了档案的线上远程服务，进一步拓展了服务空间范围。

4.通过可靠电子签章技术以及与学信网的互认，为远程服务助力。可信的电子文档主要是靠可靠电子签章技术来保障。电子签章是电子签名的一种，是相对于实物印章的电子化。制作一枚电子印章相对简单，通过作图软件等可以轻松做到。但电子签章真正做到与数据电文合一且整体安全可靠，绝不仅仅是电子图形那么简单，重要的是其背后的信用和技术支撑体系，如可靠电子签名所依附的第三方数字证书、时间戳、防伪水印等验证技术。

第三方数字证书由国家认可的数字证书颁发机构颁发，是电子签名者的身份证，可以证明电子文档的唯一来源，时间戳则是由国家标准权威时间机构提供，用以说明电子签名的可靠时间。原理上如果发送的文件中途遭到攻击和篡改，由于附着在电子印章上的特殊算法、防伪水印等技术会发挥作用而原形毕露。有了他们的综合保障，电子签章文档的合法性、真实性、完整性和可追溯性、不可抵赖性才得到了真正保障，充分保障了远程电子文档的可靠性。目前，有清华大学、北京大学、北京科技大学等学校的电子成绩单既充分利用了这些现代认证技术，又实现了与学信网的互认，使建立在信用基础上的远程服务得以很大程度地实现。

用可靠电子签章及学信网提供的验证使国内外高校或用人单位可“秒速”完成对学生成绩单的真伪查询，验证周期大大缩短（如图3、图4，见下页）。这种认证方式下学生通过身份审核后，可即时下载相关材料，可靠性极高，在通过身份审核的前提下，不受距离限制，方便快捷，是目前最为先进的认证方式。当然也要考虑成本，在学校自身实力允许的情况下，可尝试使用，这也是目前绝大多数院校未来应努力达成的目标[1]62-64。

以上为高校学生档案在信息化服务模式中逐渐突破空间和时间局限性的基本演进路径，几种模式同时存在，各高校在服务实践中应该根据自身实际情况进行选择和定位，或结合采取几种方式进行服务，但无论采用何种服务模式，都需要将很多基础性信息化管理工作打牢做实，甚至需要在国家政策层面解决各种瓶颈问题。

二、高校学生档案信息化服务管理目前存在的主要问题及解决路径

1.基础工作量巨大，缺乏档案部门与业务部门对接平台。目前，高校各类档案繁多，包括教学、科研、音像、人事、基建、财务等等，仅学生档案又包括学籍档案、成绩档案、毕业档案等，电子化扫描等基础性工作量巨大，如果都堆到档案馆来做，势必影响到学生档案的服务效率和质量。虽然各高校目前有各式各样的档案服务系统，但相当部分高校都没有档案部门与业务部门（如教务、学生部门）的专用对接平台进行数据处理。专用对接平台可以采用设置中间服务器的方式，购置先进的应用系统，充分兼容各种格式文件，可以实现与OA、教务、学生等业务系统的全方位无缝对接和实时交互，实现教学院系的学生业务部门等定期或实时在线归档。档案人员负责对集成平台上的数据进行鉴定筛选，确定需要歸档的文件，将其推送到档案管理系统数据库。这样可以将扫描、整理等大量的基础性工作分散开来，以减轻档案部门的工作压力，缩短工作周期，提高学生档案管理效率[2]55-56。

2.学生远程身份信息认证的可靠性及其制约。依据目前的情况看，阻碍实现远程服务的一大因素是远程身份识别的可靠性及其牵涉的法律责任问题，这让我们开展工作大受限制，畏首畏尾。如有的院校虽有先进的技术保障，但囿于身份识别等问题也只能限于院内学生使用。基于此种情况，亟待国家出台相应的法规，加大数字城市、数字政府的建设力度，利用大数据、云计算、人工智能等先进技术，扫除公共数据共享的障碍。这个问题一旦解决，我们档案的远程数字化服务应用前景将一片光明。可喜的是，目前市面上已出现具有数字证书、时间戳功能并与公安部门连通进行身份识别、与公证机构挂钩可以直接存证的电子签约云平台系统等，可以结合高校学生档案管理的特点和实际情况进行衔接并尝试使用。

3.电子数据文件的规范性问题。高校和各行各业一样，在进行信息化服务时，离不开各种电子数据的规范性，如学校档案对接平台上的文件格式的统一性、远程服务时电子印章的签章格式和流程及密码算法标准、系统间的通讯协议的统一性等，目前这些都还存在应用不规范现象，有的仅能局限在特定的行政区域、行业或部门运用，亟待高校甚至国家政策层面在现有标准的基础上及时跟进，加强统一管理，以避免跨区域、跨行业、跨部门服务时因不同系统、不同兼容性等问题而造成的混乱，影响通用性[3]51-52。

三、结语

学生档案对外服务及其管理工作是一所高校重要的基础性工作，是反映和衡量高校管理水平的重要标志之一。展望未来，随着信息化、数字化技术的突飞猛进，我们高校档案工作者有责任和义务时刻紧盯技术的进步，积极推进和配合国家相关政策，对照自我寻找差距，博采众长，通过数字化、智能化等改造手段，解决面临的各种信息化服务及管理中存在的问题和挑战，让学生档案服务逐步突破在时间上、空间上的制约，不断向高效、高智能化模式进行有效的转变和提升。

参考文献

[1]唐跃进，胡雨.电子印章与传统印章的比较研究[J].档案学通讯，2006（1）.

[2]丁蕊.分析高校档案管理的信息化建设[J].智库时代，2018（41）.

[3]徐洁.“互联网+”背景下高校档案信息共享研究[J].兰台内外，2018（4）.