城建档案接收与利用工作的现状及对策研究

贾长红

（甘南县固定资产投资审计中心，甘肃 甘南 747000）

要想将城建档案的作用和价值体现出来，必须要做好档案管理中的各项工作，加强对档案接收和利用的重视。创新思想意识，注重档案资料的收集与利用，结合现代发展形势通过多种方式手段来提供和开发城建档案资源，建立完善的档案管理体系，发挥城建档案的作用效能。

一、城建档案接收与利用工作的现状

（一）城建档案接收现状

1.接收方式较为落后。目前许多城建档案接收单位主要以纸质档案位置，对于电子档案的接收比较少，而且在接收的过程中主要采用人工处理的方式，由于城建档案数量比较多且资料内容较为复杂，传统的接收方式会在一定程度上影响工作的开展效率，很容易导致档案管理混乱的情况，不能满足现代化的发展需要。

2.城建档案接收质量低。档案资料在接收的过程中必须要满足完整、安全和系统等标准，而城建档案在接收的过程中没有严格按照相关标准进行操作，经常出现内容不全面、准确性低等问题，从而影响城建档案的整体质量，不利于后续的使用。

（二）城建档案利用现状

1.城建档案人员缺乏对自身工作的认识。许多城建档案工作人员对自身的工作缺乏正确认知，认为只是单纯的资料收集与管理，做好保管工作就可以却忽视了城建档案的开发利用，整体的服务意识较为淡薄，不能将城建档案的真正价值发挥出来，这在一定程度上造成了资源浪费。

2.服务和管理方式落后。以往在进行城建档案资料查找的过程中主要采用手工检索的方式，这种方式较为落后，不能快速获得有效资料。而且许多人员不能正确处理城建档案保密和利用之间的关系，影响工作的顺利开展。从档案资料的利用情况来看，现代化信息技术没有得到充分运用，缺乏信息化管理体系，这也是影响城建档案资料利用的重要因素。

二、城建档案接收与利用工作的相关对策

（一）加强城建档案接收工作的有效措施

1.提高档案管理人员的素质水平。城建档案资料的接收是一项比较复杂的工作内容，要想让这项工作得到规范化开展，还需要不断提升档案工作人员的专业能力和素质水平，可以通过开展培训教育的方式来提高档案人员的工作能力，帮助他们了解城建档案接收标准和相关规范，能够对不同类型的档案资料进行针对性整理和规划，保证资料内容的完整性和真实性。另外，也要重视对工作人员责任意识的培养，使他们能够严格按照规章制度进行操作。

2.改变原有思维模式。社会在快速发展的过程中对城建档案管理工作提出了新的要求，档案资料的接收范围也有所调整，要想提高接收工作的开展水平，必须结合当前的发展形势对工作方法和内容进行创新，改变以往的思想理念，拓宽档案的接收范围，创新工作的开展途径，将现代化信息技术与档案接收工作想结合，注重电子档案的接收与管理，确保能够为各部门提供更加完善的档案资料。

3.开展咨询服务，拓宽服务对象。城建档案接收人员在收集和整理档案资料的过程中也可以开展咨询服务，主要涉及到信息资源和条文解释，帮助其他人们解答问题，有利于提高城建档案工作质量，完善管理体系。咨询服务与接收工作有着密切关系，可以帮助城建档案接收人员在工作中了解档案提交期间存在的问题并进行有效处理。可以为大型工程建设单位提供相关咨询服务，确保提交的档案资料内容完整。

4.规范接收标准。要想提高城建档案接收质量，还需要根据这项工作的开展特点规范接收标准，保证档案内容的有效性。档案接收工作主要是对各种各样的档案内容进行接收、整理和归档，如何保证这项工作的规范化开展，为后续档案资料的应用奠定良好基础是单位发展期间需要研究的内容。规范接收标准能够对工作的开展行为进行约束与管理，使其满足城市化的发展建设要求，在现有模式的基础上进行改革与完善，形成符合单位发展要求的城建档案接收体系，有效提高了档案接收质量。

（二）提高城建档案利用效率的相关对策

1.提高服务意识，发挥档案价值。城建档案工作人员需要对档案利用有一个正确的认识，提升服务意识，在工作中能够主动开展档案服务工作，了解各部门、各单位的工作需求，为他们提供有效的档案信息资料，同时也要为社会发展提供服务，确保能够将城建档案的价值体现出来。另外，采用开放式的服务方式，让城建档案资料通过不同的形式传递给社会各层，实现资料内容的共享应用。

2.创新城建档案工作模式。以往在进行城建档案管理时主要就是通过查阅和查询的方式来使用档案资料，无法对城建档案的内在价值进行深入挖掘，阻碍了档案利用工作的进一步发展。这就需要加强各部门的沟通交流，实现城建档案资料的共享传递，在交流过程中对管理工作进行改建和完善，提高档案服务水平，确保档案利用服务工作能够得到充分落实。

另外，还需要建立社会服务体系，要从社会发展的角度出发，提高社会化服务水平，让城建档案资料得到高效利用。在开展利用服务工作的过程中不断拓宽服务范围，发挥出城建档案的优势价值。利用现代化信息技术手段简化城建档案资料管理流程，确保能够为各方提供方便快捷的档案服务，以此提高城建档案的社会效益。

总之，要充分发挥档案管理的社会作用，以服务社会、服务人民为主要内容，不断地改进城建档案工作，改变传统的思想理念，优化城建档案的接收工作，提高城建档案利用水平，推动城市建设又好又快发展。