我省档案服务外包的发展现状与对策

谢军伟/杭州中大档案管理咨询有限公司

随着国家及省档案主管部门相关档案管理规范的制定和颁布实施，以及各领域档案服务外包项目的开发和建设，我省档案服务外包推广发展至今已有20多年，在此期间，档案外包服务单位经过了企业转型、业务拓展和多元分化的发展历程。

1 我省档案服务外包的现状

1.1 档案外包服务企业的特点

我省档案服务外包企业数量众多，但大多属于技术含量较低、劳动强度大的类型，“科技密集型”、综合实力较强的企业较少，致使许多档案服务发包因投标人数不足而流标，而较小的档案中介服务企业又因专业能力有限、业务人员不足等原因不能满足发包人的需求。我省档案服务外包还有很大的市场空缺，尤其是中高端的综合性档案外包服务企业，更是供不应求。

1.2 档案外包服务的内容

许多档案服务外包发包方因人员、资金、时间等原因而选择档案整理归档、复制、数字化加工等服务项目，至于档案全过程管理咨询、开发利用等服务期长、耗费资金大的服务项目却不易被接受，档案服务外包的广度和深度还存在着很大的局限性。在一些企事业单位，许多期满档案依旧存放在档案库房中，占用大量的库存空间，由于种种原因，有关档案鉴定和销毁的外包服务却未能开展。

1.3 档案外包服务人才状况

目前，档案专业人才特别是中、高级人才大都集中在各企事业单位，而从事档案外包服务的专业人才占比更少，尤其是涉及科技档案之类既有专业知识、又懂档案业务的人才数量更是少之又少。一些档案服务企业采用按件计量的方式计算工资，也使许多档案工作者为了提高收入而把精力放在机械式的操作上，而没有时间和精力去提升综合业务素质，这也限制了高层次档案人才的产生。

2 我省档案外包服务发展的对策

2.1 规范档案服务外包企业的发展

目前，关于档案服务外包企业的资质等级暂未评定，档案服务和档案产品的市场信息参考价还不健全，致使档案服务发包方招标控制价没有明确的参考依据，只能参照类似项目的收费标准。而部分档案服务企业为了争取服务项目，以较低报价以求中标，这势必会扰乱市场价格，降低档案服务质量。另外，档案服务监理还未推广，很难对服务单位的服务质量给予准确的评定和有效的监督。在当前的形势下，实行档案服务外包企业的资质等级评定，完善档案服务及产品和市场信息参考价，推广档案服务监理，是规范我省档案服务外包行之有效的措施，也是广大档案服务发包人的迫切需求。

2.2 加强档案外包服务人才队伍的建设

档案服务外包企业的盈利和服务质量的提高，至关重要的一个因素就是档案专业人才。目前，许多档案服务外包人员的业务知识还停留在理论的层面，并未实地操作过。如果在单位官方门户网站或公共学习平台上创建“档案工作现场实操视频”模块，就能使档案工作者更形象、深入地学习业务技能。还要适当提高档案服务外包人才应有的待遇，表彰在档案工作方面有突出有贡献的人，进行物质上和精神上的激励。这样，在吸引新进人才的同时，又可以减少现有人才的流失。

2.3 完善档案外包服务的技术设备

目前，市场上的档案设备和技术产品的种类有很多，功能、质量、价格和售后服务也参差不齐。一台好的档案设备或一款好的档案软件可以大大提高档案工作的效率和质量，而研究开发档案设备和技术产品则需要大量的资金和技术支撑，这使得一般的档案技术开发企业望而却步。如果有关部门牵头组织研究开发先进的档案设备和技术产品并推广利用，形成规范统一的“模具”，生产规格统一的“产品”，比如一套数字化加工设备，扫描后自动纠偏、裁边、调整字节大小、清晰度等，达到数字化规范的要求，那么势必提高档案外包服务的质量，利于“大数据的融合”，促进档案事业的发展。

2.4 加强档案服务外包的监管

档案服务外包管理体系一般按照 PDCA（计划—执行—检查—改进）循环的模式进行，由档案服务外包单位根据服务对象和发包方的需求制定档案服务计划方案，经档案服务监理单位审核、发包方备案后实施，在实施的过程中及时向发包方和监理汇报工作情况并接受监督检查，不断改进并完善以实现服务目标。目前档案服务外包在监督检查方面主要体现在对发包方的监管和档案行政主管部门的监督抽查及验收，而档案服务第三方监理机构未能全面推广和有效介入，不利于档案外包服务的改进和服务质量的提高。所以，第三方监理的监管是档案服务外包中不可或缺的一个重要组成部分。