档案服务企业培训体系的优化和完善

张明波/ 杭州富浙信息技术有限公司

在档案服务企业人力资源管理过程中，员工培训工作的科学合理与否，对企业员工素质高低和企业人才质量发挥着决定性的作用。杭州富浙信息技术有限公司（以下简称“富浙公司”）是一家专业的档案服务企业，为提高培训效率，公司于2018年第四季度对培训体系建设中存在的问题进行了调查研究，并根据调查结果，对培训工作进行了优化，取得了较好的效果。2019年，公司培训经费达到12万元；举办了档案规范化服务培训班，获得职工一致好评；40多人参加了职称考前培训，50%职工获得了岗位培训证书。

1 企业培训体系中存在的问题分析

一是重形式、轻管理。为了完成培训的硬性指标，公司培训走过场现象突出。首先是培训意识差，不少项目经理和业务骨干重业绩、轻培训的思想严重，甚至认为参加培训影响工期。其次是有些职工把培训工作当成休闲活动，上课听讲不认真，应付签到。再次是培训把关不严，只要参加了培训，人人都合格，对培训的过程缺乏有效监管。

二是培训针对性不强。调查发现，公司培训内容与实际需求存在较大脱节。首先，培训内容较为单一。公司培训大多以档案学基础知识、档案数字化操作、信息安全保密等内容为主，缺少公司发展需要的企业组织与战略培训、项目管理培训等模块。其次，缺乏针对性。过去的公司培训，往往将全体职工集中在一起，搞大一统的上课，尽管培训人数上较为可观，但效果不佳。第三，缺乏灵活性和生动性。主要以讲课和理论灌输为主，较少运用案例分析、交流讨论等方式，职工处于被动角色，缺乏互动。员工虽然从能培训中获取一定的技能和本领，却不能在现实工作中有效运用，在结束培训后，依然沿用原来的工作方式。培训并没有真正提升员工的能力，也没有为公司创造一定的效益。

2 完善员工培训体系的对策

2.1 优化培训组织体系

公司成立了专门的培训部，由公司副总经理牵头负责公司职工培训相关工作。将培训制度建设、师资库建设、培训组织与实施、培训效果评估、经费管理等职责纳入培训部职责范围。培训部还根据公司发展战略，对2020—2025年培训规划进行编制，制定了具体的培训内容与实施办法。

2.2 优化培训内容体系

公司根据发展战略和员工队伍现状，对培训课程体系进行了优化，建立了分层次的培训内容体系。一是根据员工垂直职级进行分层。对于基层职工，以操作技能和业务知识培训为主；对于主管及中层干部，培训业务知识和管理技能并重；对于中层以上干部，培训管理、财务、人力资源等课程占到50%以上。二是根据岗位技能进行培训内容分层。新进职工一律要求取得上岗证；入职一年后对岗位技能进行评定，达到要求并完成相应培训学习任务的，进行岗位提升；两至三年后可以晋升高级岗位。三是加强关键岗位的培训内容建设。关键岗位主要包括高级管理、涉密和业务运作等部门和岗位，具有特殊性，公司为此制定了区别化的培训内容，学习要求更高，培训内容更多，培训投入达到普通岗位的3倍以上。

2.3 优化培训方式

针对培训方式单一的问题，公司对培训方式进行了大胆优化。一是改变以往满堂灌的方式。对于档案数字化培训，采用基本知识讲授+实操考核的方式，以促进培训效果的转化。对于修裱业务，采用学徒制方式，一个师傅带三个学徒，给师傅相应的培训补贴，合格学徒一年内业绩中5%奖励给师傅。在技能培训和档案学知识培训中，引入小组讨论、职工分享、案例分析、专家辅导等方式。在经营管理培训中，引入了拓展训练、团队建设、游戏互动等方式。二是适当采用网络培训模式。档案管理岗位培训、继续教育等依靠浙江省档案网络教学平台，实现了全员覆盖。三是采用学时制管理。要求基层职工每年完成60个学时，主管及中层干部每年完成90个专业学时。将内部培训、专业机构培训、档案学历教育等纳入学时管理。

2.4 优化培训的实施

首先，构建完善的内部组织保障。公司人事部与其他职能部门全力支持员工培训工作，建立了月度培训座谈制度，设计了内部讲师荣誉榜，定期对培训优秀学员进行评选，对培训考核优秀的部门，设置了流动红旗，这些措施激发了职工培训的热情。其次，加强对培训各个环节的管理。运用OA、钉钉等对培训进行考核督查，采用课堂考试、业绩对比、上级评价等方式，定期评估培训的效果，并兑现奖罚。对培训老师进行测评，以改进培训效果。加强对培训档案的管理，培训数据同步纳入办公系统，便于高层掌握职工培训状况。再次，加强对公司外部培训的管理。对于参加专业机构培训的，根据岗位需要进行审批，鼓励职工参与职称考试，报销考试与培训费用。