全媒体背景下传媒档案管理的新思考

夏 晴/浙江青年传媒集团

随着全媒体传播时代的到来，全社会的信息传播素养和现代科技水平都得到了飞速提升，基于现代传媒的档案信息正在以海量的方式迅猛增加。在当前媒介融合发展的大趋势下，传媒档案信息资源开发与利用势必要跟上媒介融合的节奏和步伐。这也给传媒档案工作的创新发展带来了全新的课题，需要不断地探索传媒档案信息资源开发利用的途径，不断地完善管理服务的方式。

1 传媒档案的类型与特征

传媒档案有别于普通的档案，是在特定的传媒系统中产生的档案信息。传媒本身就是一个丰富多样、包容性强的话语系统，其涉及的信息种类繁多，涵盖的范围十分广泛。传媒档案信息有多种分类形式：一是按照档案信息内容来划分，可分为国际关系、政治经济、社会文化、科教卫生、民生发展、生态环境、娱乐生活信息等；二是按照档案信息载体性质来划分，可分为电子传媒信息、纸质传媒信息两大类；三是按照档案信息形式来划分，可分为报刊信息、视频影像信息、音频信息、图片资料和文本资料信息等。

相较于传统意义上一般事业单位的档案，现代传媒的档案信息有着显著的差异，并呈现出三个方面的特征。第一，传媒档案的信息内容丰富庞杂、数据海量、载体形式多样。内容来源并非局限于传媒机构日常事务相关的公文和往来材料，还包含新闻报道、宣传活动、文艺表演等涉及的活动策划方案、影视剧本、舞台美术设计、演播室设计、节目包装、项目开发与招投标等档案材料。档案载体形式包括各类出版物、纸质文本资料、音（视）频载体（如光盘、光碟、磁带、优盘、储存卡）、照（图）片、奖状（杯、章）实物等多种形式。第二，传媒档案信息更新的频率快，但整体档案的形成周期长，时间跨度大。比如，在电视连续剧、大型文艺晚会、新闻节目中的深度（系列、追踪）报道等各类传媒活动中，信息的形成周期往往要持续一年或者几年甚至更长，这给档案内容的采集与整理带来了不小的难度。第三，传媒档案的价值功能具有开放性特点。由于传媒档案的类型较为复杂，内容来源形式多样，所形成的档案信息经过传媒机构的专业性操作而更为真实、更加有效。因此，传媒档案不仅具有区别于其他档案信息的新闻价值，还具有较高的学术研究价值及社会服务功能，被誉为“活”的当代史料。

2 传媒档案工作的现状分析

作为社会信息的采集者、记录者和传播者，面对媒介融合带来的传播生态变局以及如浪潮般涌来的海量信息，现代传媒如何及时归档如此庞大并处于更新状态中的巨量资料，如何有效地开发利用这些档案信息，已经成为传媒档案工作当下极为紧迫的重要任务。然而，多位学者研究表明，现阶段我国传媒档案的信息资源管理和服务水平仍停留于传统档案工作的记忆存储阶段，尚未从真正意义上服务公众、服务社会。究其原因，当前传媒档案工作还存在三个方面的状况。

一是传媒业往往更侧重于“新闻性”特征，而忽视了对传媒信息资源本身的存储利用价值，从而在某种程度上弱化了传媒档案工作的重要性。众所周知，新闻的真实性、时效性、独特性是传媒业的生命线，追求真、快、新、奇是传媒从业人员一贯的职业特征。然而，在这个过程中，很多编辑记者出于时效性的压力，却忽视了对传媒信息资料的系统性储存、建档。每一次新闻事件涉及的影像、图片、声音、文本等资料都有特定的信息环境，只有及时收集、整理并进行规范化的存档，才能保证珍贵的资料得到有效储存。但在实际工作中，传媒信息资料出现遗失、删除、错位的现象经常发生。另外，档案部门往往是信息行业的“弱势群体”，在专业性极强的传媒业，编辑记者大多自行存档，某种程度上也受到档案管理不规范、硬件设施跟不上等条件的制约，使得档案管理工作常处于随意性、零散性状态。

二是在媒介技术日新月异的今天，传媒业更为重视和依赖传媒档案管理的硬件建设，而忽视了软件环境。毫无疑问，飞速发展的现代数字技术已经大大提升了传媒档案管理的便捷性、高效性。购置高、精、大、全的相关硬件设备，建设档案信息数字化存储的数据库等已成为常态。然而，这些硬件设施得以更新的同时，传媒档案的管理理念、服务方式却仍停留在传统的记忆存储阶段，数字化建设的结果也仅仅是将档案信息数据库建成了搬到网上的传统档案馆，传统档案管理的弊病仍然制约着传媒档案信息的有效开发和利用。

三是传媒档案的管理理念仍然停留在存储保管阶段，而忽视了对传媒信息资源的开发利用，其服务社会的功能尚待进一步提升。人们对档案工作的理解仍停留在“档案就是档案袋里面装着一叠有文字的纸”的层面上，“重保管、轻利用”的传统思想是多数公众的一贯认知。在日常生活中，人们对于档案及档案工作的性质知之甚少，一般也鲜少能够主动去运用传媒档案的信息资源。档案需要走出“围城”，但档案宣传大多局限于内部宣传，一直在自己的“一亩三分地”里转悠，有形或无形中陷入了“自娱自乐”的迷茫怪圈，“高冷”的表面阻碍或者遮挡了人们认识档案和档案工作的激情。其实，现实社会中相当一部分人有撩开档案“神秘面纱”的强烈欲望，一窥档案的真容。因此，如何让传媒档案信息创造更大的社会价值，成为当下传媒档案管理工作需要面对和解决的重要课题。

3 全媒体背景下传媒档案工作的思考与建议

在全媒体传播时代，传媒档案工作者需要审时度势，紧跟媒体的发展变化，改变传统的工作方式方法，积极探索创新服务方式，不断提高传媒档案的社会效用和多元价值。

一是打造一支有担当、有作为的传媒档案工作者队伍。随着传媒档案工作的重要性日益显现，建设一支讲政治、爱岗位、钻业务、有担当、有作为的档案工作者队伍，是当前和今后一个时期十分紧迫的任务。各级传媒业务单位应投入精力和物力，高度重视档案工作者队伍的建设，有效地运用现代管理手段，千方百计地为他们开拓多种学习、研究、晋级的渠道，激发他们的工作积极性和主动性。档案工作者要用心、用情、用力，熟练掌握档案专业知识和现代传播知识；要掌握用老百姓听得懂的语言讲故事的能力，发掘和梳理隐匿于档案中的文化脉络，使档案故事更具吸引力和感染力，让躺在库房里的“死档案”活起来、动起来、靓起来，让群众喜闻乐见。

二是发挥全媒体传播优势， 打造传媒档案文化精品。不断开拓开掘档案信息与新媒体融合的广度和深度，有意识地提高质量，打造文化精品；不断创新传播理念，充分利用高科技工具，灵活应用音（视）频、H5页面、VR等新技术新手段，把“养在深闺人未识”的档案，包装上市，推荐于众，服务社会。比如，微博、微信公众号传播快捷生动，对于有深厚底蕴的档案信息，要将同一主题的内容在同一时段集中推出，用独特的传媒档案视角，以“抱团”的方式触发传播效应。档案媒体一方面要有意识地培养自己的“网红”“大咖”，鼓励有专业特长的个人建立微信公众号和微博账户，推出自己的“流量明星”；另一方面，也可以借助社会力量为我所用。同时，要充分应用大数据、网络行为分析等信息技术，分析用户在网站、社交媒体、移动服务等不同界面、不同平台媒体的运行轨迹，了解用户的需求、兴趣、爱好，“投其所好”，确定档案信息的推送传播主题。在对传媒档案资源进行开发过程中，全媒体传播集互动性、知识性和趣味性为一体，可贴近大众，最大限度地实现传媒档案的社会价值。

三是强化“社会档案粉”理念，构建传媒档案工作大格局。在全媒体时代，档案工作者要走出传统“收管用”的小圈子，既立足馆藏开发，又着眼于社会档案资源的整合；既注重历史档案收藏、保护和利用，又高度重视“当下史”的记录和开发。还要强化“社会档案粉”理念，充分发挥他们的作用，构建传媒档案工作大格局，提高档案管理服务的水平。所谓“社会档案粉”，一般是指机关企事业单位内从事与档案有关工作的人员和社会各界爱好档案的非档案专业人士，诸如档案中介、档案志愿者、高校科研院所和社会上的档案爱好者等。对于一般的档案爱好者，传媒档案工作者要肯定和激发他们的热情与聪明才智，因势利导地依靠他们共同拼接“城市记忆”，允许原始档案资料拥有者上传历史照（图）片、音（视）频信息，标注地理标签、日期和创作者名字，叙说档案背后的故事。对于高校、科研院所、机关企事业单位这样的团体档案人，传媒档案工作者要善于与他们联手协作，共同探讨、研究或开发某一领域、某一题材、某一重点项目的档案材料，确保硬件“过硬”、软件“不软”，不断创新，为讲好档案故事、传播档案文化奠定坚实的基础。

总之，随着人工智能、区块链技术、大数据、社交媒体等新传播业态的兴起，社会发展将迈向更高的台阶，传媒档案工作不再仅仅是编几本书、办几个展览、组织几场讲座就算完成任务，传媒档案人需要汲取最前沿的知识养分，灵活运用多学科融合思维，切实掌握全媒体传播科技手段，紧跟新时代的步伐，使传媒档案更好地为社会生活服务。