加强企业档案鉴定与销毁的有效对策

罗仁芳/衢州市清泰环境工程有限公司

对企业期满档案进行鉴定销毁，可优化企业档案结构、提高企业档案工作效率。一直以来，企业期满档案鉴定销毁工作都是企业档案管理工作中的难点。笔者所在的衢州市清泰环境工程有限公司经历了水泥厂、钢建分厂、建化公司等发展阶段，形成了数量庞大、种类丰富的档案。随着时间推移，公司保管的档案逐年期满，很多期满档案没有及时进行鉴定销毁，长期滞留在档案库房，占用了大量办公面积，浪费了档案管理经费，也严重影响了公司档案室建设。2017年开始公司着手对文书、基建、会计等多门类期满档案进行鉴定销毁，至2019年共销毁文书档案800余件、基建档案400多卷、会计档案5000余册。本次档案鉴定销毁工作，节省了档案库房面积约300平方米，降低了公司档案管理的成本，优化了公司档案室室藏结构，为档案管理健康发展打下良好基础。笔者结合此项工作，分析了企业档案鉴定销毁工作的难点，并介绍了具有可行性的对策。

1 企业档案鉴定销毁工作的难点分析

一是档案鉴定销毁缺乏工作标准。新修订档案法规定：“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。”实际工作中，企业保存的档案情况往往比较复杂，很难制定可供企业遵循的、可操作性强的档案鉴定销毁工作规范。清泰公司在新中国成立初期的砖瓦厂、钢铁厂阶段形成的档案，因当时没有制定“文件材料归档范围及保管期限表”或其他类似文件，现在开展鉴定销毁缺乏必要依据；若完全按照存放期限进行鉴定和销毁，很可能导致有些有价值的档案被销毁。二是档案鉴定销毁工作滞后。如最早建成的砖瓦厂、钢铁厂在破产、清算之后，一直没有组织专业的档案鉴定小组，大量保存期满但无价值的档案长期留存在档案库房内，造成“胀库”，企业档案结构难以得到优化；也使得有利用价值的档案查找起来十分困难，造成档案利用率下降。三是有关人员对档案鉴定销毁工作存在畏难情绪。档案鉴定责任重、难度大，新修订档案法更是明确要求“禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案”，工作人员害怕承担责任，鉴定销毁工作能不干就不干、能拖就拖。

2 做好企业档案鉴定销毁工作的有效举措

第一，加强档案鉴定销毁工作的领导。首先是成立档案鉴定销毁领导小组。清泰公司成立以后，根据母公司巨化集团《关于清算单位鉴定与销毁意见》的要求，迅速成立了档案鉴定销毁领导小组。领导小组迅速印发《关于建化公司档案鉴定与销毁的通知》，明确档案清算的内容、范围和要求；并及时召开全体动员大会，强调档案鉴定销毁工作的重大意义、职责分工、工作进度安排，特别强调了鉴定销毁的后续事项，要求妥善保管经过鉴定仍有保存价值的档案，如各种年报、账本、工资清册等。其次是重新划分档案保管期限。依据现在的标准明确早年部分被初步鉴定为短期保管的档案，保管期限为30年；针对某些具有历史价值的资料，如“文革”期间各部门产生的文件，虽然当初被认定为短期保存，现在明确延长保管期限；还有一些涉及职工利益的档案，如1987年以前的临时工工资复印件，相关职工凭此可享受公司制定的优惠政策，如果按照当时规定的15年保管期限进行鉴定，势必要销毁这部分档案，影响相关职工享受公司福利，所以延长了这部分档案的保管期限。

第二，明确鉴定销毁的主要工作步骤。第一步，档案管理员提出档案鉴定申请，报综合科领导审核、分管副总批准。第二步，成立档案鉴定小组，主要职责是根据有关档案管理规定和巨化集团关于档案鉴定销毁的意见要求，审核各相关科室提出的档案鉴定与销毁意见。第三步，各专业科室根据鉴定结果，对无保存价值、可以销毁的档案编制销毁清册，报鉴定小组负责人审查并形成终审意见。第四步，销毁清册及终审意见经专业科室负责人审批后，报上级主管部门审核批准。第五步，经鉴定批准销毁的档案，送到龙游造纸厂化为纸浆。销毁时应指派科室工作人员负责监销，监销人在档案销毁前必须对档案进行清点核对。

第三，加强业务指导和培训。因企业期满档案鉴定销毁缺少可以直接借鉴的经验，公司专门邀请省、市鉴定销毁方面的专家进行现场指导和举办业务培训，组织档案管理人员、专业科室、公司负责人等相关人员参加培训，通过学习档案鉴定销毁书面知识、观看视频材料等，进一步提升相关人员的业务能力。