一名普通档案工作者的梦想

■伏传凤

我的梦想是从认识档案开始的，对档案概念的理解经历了由点到线、由线到面，由浅到深的过程，这个过程使我的档案梦逐渐形成和壮大。

一、学生时代对档案的认识

初中阶段，我在历史课上第一次听到档案，对它抱有一种好奇的心态，知道它是皇家的产物，记载着皇帝起居的大事，与百姓无关；高中课本上又一次看到档案，原来它的载体不仅有甲骨文，还有竹简、木版，这些载体记载的历史都是档案；大学阶段，关于档案的问题更多了，各个历史时期国家的政治、经济、军事等活动的记录都是档案，家谱、人物传、牌文等也是档案；研究生学习阶段，对档案有了进一步深入的认识和了解，档案载体多种多样，有甲骨、竹简、木版、纸、胶片等，既有文字的，也有声像的。档案是历史第一手记录材料，对于一个善于追求历史真相的人来说，自然就对档案产生了好奇，学习之余一直保持着对档案的关注和了解。

二、工作后对档案的了解

学生时代种下的档案“种子”注定要破土而出的，对档案产生的兴趣是磨不掉的。毕业时报考事业单位，我首先选择了档案馆，如愿地进入了档案的大门，实现了我学生时代的梦想。带着美好的憧憬来到了档案管理科，上班的第二天我拿着钥匙进入了向往好奇的档案库房，一橱一橱地看，浏览不同门类的档案，并开始了崭新的工作生活。

平凡的工作岗位贵在坚持和默默地付出。来到档案馆后，我先是在业务指导科工作，负责全区六十多个区直部门和街道文书档案的立卷工作，指导档案室规范认定，参与单位国家二级档案馆复查验收工作。后来在征集管理科工作，负责日常接待查档工作，地方史料征集及全区的档案移交接收工作，看似简单平常的工作，要想做好必须付出巨大的耐心、细心和爱心。付出就有回报，我所在的科室2014 年被省档案馆评为省级优秀服务窗口，我本人也于2015 年被省档案馆评为档案宣传先进个人。

最初的新鲜感过去后，天天无休止的收集、接收、整理和查阅档案，工作环境和方法不变，变的是查档人的面孔，月复一月，年复一年，感觉有些单调乏味。身处新时代，大讲中国梦，一个档案梦和创新求变的想法涌上心头。

三、打造档案梦

十多年的档案管理工作实践，使我逐渐认识到档案接收、整理、保管、利用工作也有轻重和创新点。合理分配时间，做好这几项工作，厘清几个模块的轻重缓急，就像数学中的优选项，不但利于管理工作长远和短期利益，而且能创造管理工作最大效率。

我在工作中细心探索每项业务的内在规律，和每项工作中容易出现的问题，并广泛收集查阅档案人员的反馈信息和社会对档案的需求的信息。这些是我制定计划和搞好工作的主要依据，把库房档案划分为四个模块，一是利用率高的模块，二是利用较高的模块，三是利用低的模块，四是利用率几乎为零的模块。通过这样的分类划分，一方面为制定档案接收方案提供了重要依据，对利用率高的档案制定早接收计划，高度关注这类档案的整理保管情况，从源头上做好工作，最大限度地保证这类档案产生最大的社会效益；另一方面为档案鉴定工作提供技术支撑，对多年利用率为零的阶级或成份等档案，加强鉴定，该打包封存就单独存放，该销毁就抓紧办理手续进行销毁，减轻了档案管理员的负担，节省了管理费用；第三为全馆制定工作计划和档案保护提供依据；第四为档案数字化提供参考，对利用率高和较高的档案优先进行扫描，为档案利用工作夯实了基础，最大限度第满足人们对档案的需求，进一步提高档案社会效益。

为了扩大档案工作的宣传，让档案走进人们的生活，我精选档案利用工作的典型实例，编制成了档案利用工作纪实片，采用了“大揭秘”、“档案纪实片”的方式汇编成的，图文并茂融入了档案介绍、价值、兴趣、社会作用等内容。这种图片既反映了现实作用又有历史价值，还有典型个例分析。虽不能像“大揭秘”、“档案纪实”吸引人们的眼球，但比原来编制的利用效果实例汇编效果和作用大了很多，受到社会普遍好评，被区新闻中心评为纪实片二等奖，这是档案馆成立以来首次获得的新闻部门颁发的奖项，同时也是文明城市复查的重要验收材料之一。

几年来，数字化工作成为档案馆重点工作。这项工作既耗人力又费物力，是档案馆的百年大计工程。不严密实施，会导致很多问题。目前各档案馆在数字化扫描过程中大都存在以下问题：采用政府购买的方式承包给有关公司，负责具体扫描业务的人员往往缺少档案知识，加上雇佣的人员不稳定，更换频繁；档案馆人员少，实施全程监督有困难等等。这些问题的存在不利于档案扫描的精准性。为了减少这些不利因素带来的影响，确保我馆档案数字化质量，根据我馆实际情况制定了以下措施：一是突出重点，不做无用功，从利用率高的档案开始扫描，逐渐延伸到利用率较高的档案。二是严格把好入口关，认真审查投标单位的资质、人员、制度等情况。三是制定详细的实施细则，对中标单位执行了“三定五查方案”。所谓“三定”：一定规则制度，对档案保密、人员稳定、扫描质量、案卷情况写在纸上落实在行动上，工作人员在扫描过程中，不准拍照，不准将档案带到扫描区以外，对扫描完的设备送到保密局进行处理，对涉密件不准扫描；二定期培训，对扫描人员上岗前培训，重点是机读目录与扫描文件挂接，机读目录与原文一一对应，不能挂错，出现牛头对马尾的情况，确保档案扫描的质量，不能出现倒订、换位的现象，并尽量减少拆扫档案的损坏；三定验收方案，对扫描的档案采取随时抽查定期验收相结合的方法，对出现的问题在8 小时内予以解决。五查：一查案卷页码，对扫描案卷页码是否完整，对需完善的案卷，扫描之前就补充完整；二查卷内目录是否齐全，扫描之前要把卷内目录补充完整，并完善机读目录；三查案卷档案是否有破损，有问题的档案进行处理；四查案卷题名是否符合要求，对不能揭示档案内容的案卷，拟定副标题或者更换卷皮重新拟定标题；五查案卷扫描后，重新装订的案卷是否符合要求。经过这些措施后，确保了馆内数字化工作有序有质开展。

人人都有梦想，作为一名普普通通的档案工作者，我的梦想就是完成学生时代的美好愿望，在档案管理岗位上，久久为攻，持之以恒地把清贫无趣的档案搞活，满足社会对档案的需求。