浅析信息化背景下如何做好档案管理工作

■赵 品

信息化背景下，给档案管理的工作带来了新的挑战，既有利的一面，也有弊的一面，因此如何正确的看到信息化给档案管理工作带来的变化，趋利避害，积极的创新档案管理的方法，成为了档案管理主要的工作内容。然而目前在具体的管理中，还存在着网络安全问题、数据归档问题、电子档案真实性等问题，不利于档案工作的开展，因此本文以此为背景，来对信息化背景下，档案管理的工作进行探讨。

信息化背景下，档案管理的主要对象为数字档案，管理的核心也往搜集利用方向转变，而且档案的利用方式也逐渐的网络化，在给用户提供方便的同时，也给档案管理工作带来了挑战。工作人员需要改变传统的管理模式，从思路、方法以及策略等方面，利用信息计划进行创新，以此来保证档案管理的质量。

一、信息化背景下，档案管理的特征

信息化背景下，档案也往信息化方向发展，因此使得档案管理具备如下特征：

首先管理的对象主要为数字档案。信息化背景下，电子档案逐渐的取代了纸质档案，使得目前绝大多数档案都是以电子档案为主。而电子档案跟纸质档案相比，具备一定的虚拟性，又具备复制、拷贝、以及传输等功能。

其次，档案管理的核心向收集利用方向转变。传统的档案为纸质档案，在收集、保管、整理等方面都需要消耗大量的时间和人力，效率非常低，而信息化背景下，纸质档案向电子档案转换，就无需花费大量的时间和人力来进行管理。信息化背景下，只需要利用互联网技术、电子技术就能快速的对档案进行收集、归纳、检索等，有效的提高了档案管理的质量。

二、信息化背景下，档案管理面临的问题

信息化背景下，优化了档案管理路径、方式、策略等，但是与此同时也面临着一些问题，如归档问题、网络安全问题、以及真实性等问题等，本文通过归纳总结如下：

（一）档案数据归档问题

纸质档案主要是文书、实物、照片等，因此可以明确的对纸质档案进行划分。而信息化背景下，纸质档案转换成电子档案，这些以数据形式存在的档案归档成为了一个问题，因为目前还没有一个相关的归档规定，在归档、分类起来大家也都意见无法保持统一，从而导致档案归档混乱的现象。并且每一个的档案信息都非常多，如果归档的方式不一样，归档的系统也不一样，这样对于档案的检索、查询、以及管理都是十分不利的。

（二）网络安全问题

众所周知，信息技术的出现，即给人们带来了便利，同时又带来了挑战。在档案管理中，利用信息技术，虽然有效的提高了管理的效率以及利用率，但是网络安全问题又给档案管理带来了安全挑战。近几年，我国频繁的爆发出档案信息泄露的事件，简单的档案泄露个人信息，给人们的生活带来了困扰，或者造成经济损失，严重者国家档案如果遭到泄露。尤其是一些重要的信息如果落入到竞争国家中，就有可能影响整个国家的安全。因此必须要做好网络安全问题。

（三）电子档案的真实性问题

纸质档案，都是通过人工记载、保存的，真实性比较高，只要是工作人员综合素质高，就不会出现档案造假问题。但是信息化背景下，档案通过电子技术，以数据形式存在，其具有虚拟化，所以其真实性就无法确定，并且在保存过程中，由于其便捷性，还很容易发生篡改的事情，让其真实性待考证。

三、信息化背景下，档案管理的优化建议

通过以上分析了解到信息化背景下，档案管理面临的归档问题、网络安全问题、以及真实性等问题，因此根据本人多年工作经验，建议做出如下对策，来优化档案管理的工作。

（一）加强对电子档案的归档

首先统一归档方法，制定归档要求。信息化背景下，档案以电子档案为主，除了加强电子档案资源的收集，还要制定归档要求，明确归档的方法，各个工作人员需要完全按照归档要求来进行归档，以此来保证归档效率。

其次做好电子公文的归档。在收集公文档案时，要保证内容的全面性、可靠性，然后在按照规定对公文进行电子转换，并且设置归档的模块，以此来做好电子公文的归档。

此外，做好多媒体档案的归档。目前档案种类中，多媒体类的档案非常多，如照片档案、视频档案以及音频档案等，归档的工作量也比较大，因此也要制定相应的规章制度，来对这些多媒体档案，让这些档案可以有章可循，如按照类别来进行归档，或者按着时间来归档，又或者按着同一件事情、同一个人、同一个主题来进行归档。

（二）以法治思维构建档案信息安全体系

鉴于目前档案管理中的网络安全问题，建议利用法治思维来创新档案管理的信息安全体系。目前，我国有《网络安全法》、《国家保密法》、《各级档案馆档案使用范围规定》等法律，法律中明确了破坏档案信息安全的一些处罚，以及一些保障措施，因此在档案管理中也要以严格遵守这些已经实施的法律为基础，来做好档案的安全。其次，全员树立科学的信息安全观，在具体的工作中，学会用法律的思维，按照法律的原则来搜集档案、归档档案、检索档案等。此外还需要实施安全制度，全员按照安全制度来进行执行。而且对于一些档案，还可以按照我国信息系统安全等级保护标准，来进行档案安全划分，以此来做好档案的安全管理。而且，相关的法律体系也需要定期进行完善，以此来弥补现有法律条款的漏洞，以法治的思维来保护档案信息的安全。

（三）创新档案利用机制

首先要主动的提供推送服务。在具体的管理中，档案管理人员需要利用信息技术来深挖档案的价值，以及档案利用者的需求，主动为其提供推送服务，提高档案的利用率。

其次加强档案的共享。信息化背景下，应该利用信息技术将部门之间的档案跟档案馆进行整合，然后进行共享，以此来为档案的使用者提供一站式的服务。

此外，还需要各大档案馆还需要加大对档案管理的经费投入，完善基础设施，引进信息化档案管理人才，做好档案管理的培训工作，以此来保证档案管理的工作。

综上所述，信息化背景下，为档案管理的搜集、归纳、检索等工作提供了便捷，但是与此同时，还带来了归档问题、网络安全问题、档案真实性等问题，不利于档案管理工作的开展。因此需要加强电子档案的归档，统一归档方法，并且以法制思维创建信息安全保护系统，通过法律、准则等方式来保证网络安全。此外，还需要创新档案利用机制，不断的优化档案管理的方法，来做好信息化背景下的档案管理工作。