大数据时代高校档案信息化建设途径分析

■刘 平 雷 励 刘淑妮

大数据时代,信息化是中文使用频率非常高的概念之一，信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术。使用该技术后可以极大地提高各种行为的效率，为推动社会提供极大的技术支持。作为信息系统重要组成的档案部门不可避免的受到时代的冲击，档案信息化建设是信息时代对档案工作的必然需求。

一、信息化建设中的问题及挑战

各行各业信息化的高速发展，对社会各方面产生了极大的影响，也为信息部门提供了一种全新的服务方式和手段，网络信息技术的高速发展给档案事业带来良好的发展机遇的同时，也给档案管理提出了更高的要求，使我们广大的档案工作者在信息化建设过程中，面临许多新的问题与挑战。

（一）适应整个社会信息技术快速发展所带来的挑战。随着整个社会网络信息技术的高速发展，存在数量众多的不同类型的电子文档，如何解决在网络平台下电子档案的归档与利用、对数量众多的纸质档案如何处理、确保信息安全与资源共享等问题就显得重大而迫切。档案作为重要的信息资源，其管理正面临前所未有的机遇和挑战。

（二）满足日益增长的用户需求所带来的挑战。在信息大量产生并迅速传播的今天，人们对信息的需要更加求准、求快、求全，特别是对于高校文化知识层次比较高的利用群体更是这样。档案部门要在方便查阅和管理等方面下功夫，提高档案信息资源利用率。

（三）信息化建设的整体性和协调性所带来的挑战。随着信息化应用的不断深化，特别是信息化与各行各业的深度融合，对信息化的整体性与协调性提出了更高的要求。

（四）档案的信息地位的确立所带来的挑战。在传统的档案工作中，人们比较注重档案实体的管理，对档案的信息属性则认识不足，信息服务相当薄弱。随着社会的进步，人们对信息的需求不断增加，档案的信息地位也因此得到了社会各方面的认可。

二、档案信息化建设路径与解决对策

（一）加强档案信息化建设的基础性工作

1.管理理念和先进的技术人才是全面推进信息化建设的关键环节。除了管理理念和先进的人才外，还需要领导高度重视，将档案的信息数字化建设纳入整个部门信息化建设的总体规划之中，争取一定的资金投入，做好信息化建设前期准备工作。

2.制度保障是有序推进信息化建设的重要举措。档案部门先期制定电子文件接收、管理标准，建立和完善信息建设规划，运维管理，共建共享保障，信息安全保障等一系列强有力的规范。此举对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通具有十分重大的意义。

3.建立档案信息网络建设的协调机构，制定统一的信息标准与编码规范。改革各部门条块分割，各自为政的局面，建立一个统一的信息共享基础数据库，实现交换共享与数据采集。此举是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。

4.建设前期基础工作是大幅度提高电子档案归档的比例，尽快形成数据规模。并将电子档案资源进行整合管理，建设大容量的信息资源数据库，实现计算机检索系统实用化，满足社会对档案信息资源的需求，强化档案管理信息系统和其它信息系统的数据共享和集成整合。

(二)档案数字化是档案馆信息化建设的重要组成部分

在档案信息化建设中，档案数字化是基础，更是一个高度整合的概念，它包括档案信息的采集输入、加工处理、存储保管和利用输出四个方面。档案信息数字化包括原有馆藏档案的数字化和新生成档案的数字化两部分。这里所说的原有馆藏档案是指各档案馆保存的在传统条件下生成的纸质档案，新生成档案则是指在数字化环境中生成的依靠计算机等设备才能阅读的电子类档案。一座数字化档案馆的建设需要大量人力物力的投入，各级档案部门可以借助各方面的力量，采用各种各样的手段和途径，将所归档案进行数字化。

1.利用网络，确保新生成电子类档案随时归档

近几年，随着办公自动化水平的提高，随着OA办公系统的深入推进，产生大量的电子文件，档案信息化建设的一项重要任务，就是怎样做到让当前在数字化环境中新生成的大量电子类档案在移交档案馆时，能够继续保持原有的数字化形态，顺势成为档案数据库中的资源。如果进馆后再进行数字化处理，这样就会浪费大量的人力和物力，得不偿失。具体可以尝试以下方法：一是我们可以借助于互联网，把不同信息网络站点链接在一起，使各行各业、各档案部门之间的信息资源共享互补。二是档案部门可以根据自身需要有目的的从网上采集一些信息充实自己的馆藏，如我馆的新闻采集系统。三是可对归档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案进行直接下载刻盘，拷贝复制，使其成为数字化馆藏的一部分。四是档案管理系统可以与各归档部门的数据库系统对接，比如档案馆和研究生系统对接，使研究生数据信息通过在线进行档案实时移交，避免减少重复劳动，有效防止了重复著录中的数据误差，提高了档案管理的质量和效率。五是建议学校网络信息管理部门建设档案云存储（信息集成与共享平台），学校各部门通过这个平台进行信息交换与数据采集，大家及时有效的采集信息，提高信息获取速度，各部门都获益多多。

2.加快馆藏纸质档案的数字化建设

对于各级各类档案馆来讲，将原有馆藏档案数字化必将是其中心工作之一，任务相当繁重。如何选择适合自己的方法与途径，将馆藏纸质档案进行数字化处理。处理的方法包括扫描和拍照。在组织实施方面，我馆进行了以下有益的尝试。首先利用学校有些部门比如教务处，需要建自己的教务系统数据库，这时他们需要大量的原始馆藏档案，这时与其协商，档案馆无偿提供原始档案，教务处在扫描完成建成新数据库时，档案馆通过抽取和重新组合的方式把库中相关信息和数据直接导入到档案馆管理系统，达到回溯建库的目的。其次组织可以利用的人力，学校档案馆可以利用勤工助学的学生，协助完成一些著录条目等简单的普助性工作，而扫描和拍照等这些技术性工作由档案馆人员完成。像下面的一些简单工作我们也是让勤工助学的学生协助完成的，比如档案系统和OA 系统对接后的一些工作（OA 系统只有文件，而档案系统包括案卷和文件2 种，通过挂接入库的方式需要组织人员花费一定的时间和精力，进行案卷的筛选、分类和调整）。最后参加学校一些大的信息建设项目，例如把档案馆信息建设纳入到学校信息建设985 平台中去，这样可以争取一定的资金支持，利用这些资金将馆藏档案数字化的工作外包给专业扫描公司完成，这样可以大大提高数字化建设的速度和质量。