对高校文档著录工作的几点思考

■田颖慧

高校档案工作是档案事业发展的重要组成部分。当前，许多高校不仅有高标准的档案室，有的更是建立了自己的档案馆。实现高校文档管理的数字化、信息化，全面、快速、准确地向高校管理人员、一线教师、在校学生或往届毕业生提供检索服务，是提升高校文档管理水平的重大举措。在这方面，许多高校档案馆（室）根据自身情况，做了不少有益探索。从微机检索的效果看，还不十分理想，主要表现为检准率低、检全率差、检速慢。其原因是多方面的，如著录人员业务水平有待提高、著录标引质量参差不齐、制定的著录规则和分类体系标准是否恰当等问题。但笔者认为关键是在开展文档著录工作的规划思路和著录级别的选择上，存在如下几方面问题。

一、著录标引工作中的“急于求成”倾向

这种倾向，表现为急功近利，希望在短时间内就完成相当数量文档的著录标引工作，实现机检管理，在一、二年甚至更短时间内就完成全部高校馆（室）藏文档的著录标引工作并建立文档机检管理系统。究其原因：

一是对文档管理信息化建设这一不断发展变化的新生事物缺乏充分的认识。随着中国特色社会主义教育事业的日益发展，各高校在校务管理、教职工管理、学生管理、教学和科研管理诸方面，产生的文档数量越来越多，保管和查找亦越来越困难，使得高校档案管理人员整理文档和提供利用服务的工作量不断加大。而同时由于文档管理的人员、软硬件设备等配备不足，校馆（室）藏文档资源不能充分开发，传统的检索方式已经远远不能满足创世界一流名校和高校自身教学、科研等发展的需要，因此，文档管理的数字化、信息化势在必行。机检文档管理的现代化，是档案领域基于计算机技术、数字通信技术和互联网技术等开展的一场全面提升档案管理水平的技术革命，是中国档案史包括高校文档管理史上前所未有的事情，是一个新生事物。一方面，它不仅要求有强有力的组织领导，有一大批胜任档案工作信息化条件下的组织管理人员、技术操作人员、计算机维修和数据维护人员，还要求加强收集、整理、鉴定、编目等基础业务工作，重视各项业务的规范化、标准化，以便为建立文档数据库和相应的检索系统，实现文档管理的数字化、信息化做好准备。而这方面，没有可供照抄照搬的经验，有的也仅限于借鉴，我们只能根据自身的实际情况，通过艰苦细致的工作，边学边干，摸索前行。另一方面，机检文档管理作为文档信息化建设的重要组成部分，作为新生事物，虽然具有强大的生命力，但总体上它还处在初级阶段，有待进一步发展和完善。因此，实现高校文档管理的现代化，既不十分遥远，也不会在短时间内完成。

二是对机检文档管理的现代化是一个由量变到质变的过程认识不足。如同任何事物的发展都有一个从低级到高级逐步发展演变的过程一样，完成高校文档著录标引和机检管理系统，同样需一个相对较长的时间，进行著录数据量的积累，而不能期冀在短时间内完成。这是因为许多高等院校历史悠久，馆（室）存档年代久远，形成的历史时期不同，且数量多，特别是新中国成立后形成的文档更是数量庞大，并每年仍在持续增长，内容丰富，涉及院校行政管理和众多学科，文档案卷质量参差不齐。同时，现有条件下，高校档案馆（室）人力、物力、财力不足，文档整理、保管、借阅、信息化建设等各项工作时间紧、任务重。这些都是制约高校档案馆（室）短时间完成文档机检管理系统、实现馆（室）藏文档数字化的不利因素。

三是在强调为现时的校务中心工作、教学科研工作和学生管理与就业等服务的同时，忽视了实现文档机检管理现代化的根本目的和长远利益。文档机检管理数字化、信息化建设的根本目的是快、准、全地向利用者提供服务，保护文档原件。开展这项工作是高校文档管理史上具有长远意义的战略措施，是百年大计，决不是短期行为。它不仅强调尽快完成文档著录标引和微机检索系统，为建设一流名校服务，为校务中心工作服务，更注重文档管理和教育事业发展的长远需要。否则，只图快，而不慎重选择著录级别，忽视著录标引质量，加之人为误差，必然大大降低微机检索的检准率、检全率，使完成的文档机检系统“留之无用，弃之可惜”。若返工，则会造成更大人力、物力、财力的浪费，且效果不一定好。

急于求成的倾向，必然不适当地选择著录级别。

一是不适当地选择案卷级著录。案卷级著录，是以档案文件的卷、册、袋、盒为著录对象的一种方法，与文件级著录相比，具有工作效率高、用时短、见效快、节省人力财力物力、节省计算机存储空间等优点，适合下列文档组成的案卷为著录对象：①案卷整理质量较高；②卷内文档内容或作者单一；③标题能够精练准确地反映卷内文档内容；④统计表、人员名册类案卷；⑤避免杂卷。急于求成者，往往只看到案卷级著录的优点，而忽视了案卷级著录对案卷质量和内容单一性的具体要求 ，特别是在文档案卷形成的历史阶段不同、组卷标准和质量不一，卷册数量大、内容繁杂的情况下，选择案卷级的著录方法显然是不适当的。同时，由于案卷级著录较文件级著录建立的文档机检管理系统检全率有余，检准率不足，从而也就无法保证文档机检有一个理想的结果。

二是不适当地选择文件组合级著录。文件组合级著录不是《档案著录规则》规定的一种著录级别，而是探索著录标引工作方法的一个尝试。其宗旨是在文档卷册数量大、整理基础差的条件下，达到节省人力、物力、财力和时间的目的，以尽快建立文档机检管理系统并投入运行。文件组合级著录，适合以下文档组成的案卷为著录对象：①同一案卷内有几份内容相同或相近的文件，把该组文件看作是不同责任者的联合发文进行著录，以实现分类号和主题词的各自组合。②同一案卷内有一个责任者发出的几份内容不同的文件，把这组文件看作是一个责任者发出的一份多主题的文件，将其转化为文件级著录，以实现文件的组合。③在同一案卷内的文件不能实现组合著录标引的情况下，案卷级与文件级，适合哪种著录级别，就按哪一级别著录。但文件组合的著录法还有一些问题需要解决。首先，实现主题词和分类号各自组合的同类内容文件，其作者和文档产生时间不一致，如何制定著录规则有待商榷。其次，能够实现组合的几份文件，在同一案卷内没有接续装订在一起，需查找翻阅，影响工作效率。第三，无论哪种条件下的组合著录标引，都近乎案卷级著录标引，其效果依然是检准率不足，检全率有余。第四，必须先期对案卷现状做周密细致的调查，若不符合采用文件级组合方法著录的文档较多，则不宜采用此法。在这里，急于求成者，同样只看到了文件组合级著录的长处，没有具体分析校馆（室）藏档案的实际现状，没有看到该方法仍不很完善，因而选择文件组合级著录不应成为优选方案。

二、著录标引工作中的“畏难”倾向

这种倾向的表现是坐等不前，望“卷”兴叹，消极被动。其产生的原因：一是低估了完成著录标引实现文档机检管理的有利条件。①计算机技术、现代通信技术、互联网技术的广泛应用和发展，为实现文档机检管理现代化提供了科学技术手段。②计算机与信息科学、档案专业等高等教育的开展，使通过正规大专院校毕业的相关专业的人才日益增多，且源源不断地充实到包括高校档案馆（室）在内的档案队伍中来，极大地提高了高校档案管理队伍的知识水平和业务技术能力，为实现文档机检管理提供了人才保证。③在新时代全面建设小康社会和坚持改革开放的新形势下，档案为高校领导决策服务、为校务中心工作服务、为重大科研项目服务、为学生择业就业等服务，日益显示出重要性，并不断扩大影响，引起各级领导对档案信息化建设的高度重视，从而为实现文档机检管理提供了组织保障。二是看到困难多，过多强调了人力、物力、财力的不足和时间不足，过高估计了案卷数量多、整理质量差给规范化、标准化为基础的信息化管理带来的不利因素。

在“畏难”倾向下，既不积极主动地去努力做好案卷质量的基础工作，改进和提高案卷质量，以便为著录标引做好前期准备工作，又不脚踏实地地在现有条件下，耐心细致地探索符合自身实际的著录标引方法，其结果必是坐失大好时机，延误文档机检管理系统的建立。

三、著录标引工作中的“积极、稳妥和持久”的工作思路

这一工作思路主张在一个相对较长的时间内，面对大量的馆（室）藏档案，实行化整为零、各个击破的持久策略，积极稳妥地推进文档著录标引工作，在确保著录标引高质量的基础上，力求高效率，不断积累数据，持续扩大数据库信息储量，最终建立一个检速快、检索准、检索全的文档机检管理系统。其理由：①在馆（室）藏文档数量庞大、形成时间长、内容千差万别、质量不一、现有人财物力不足的情况下，短时间内高标准地完成几大部分甚至全部馆（室）藏文档的著录标引和相应的机检系统是不可能的。只有集中力量、集中时间，对某阶段文档的一部分打“歼灭战”，才是行之有效的。具体做法：根据某一时期形成文档的多少和整理质量，或先易后难，或依利用率的高低，或视破损情况急需保护的程度，确定重点著录标引对象，在统一整个历史时期著录规则及其他标准的前提下，一步步开展著录标引工作，最后完成整块文档的机检管理系统。同时，每完成一部分文档的著录标引和机检程序，就立即投入使用，并加强手工文档检索工作，以解决完成全部文档机检所需时间过长，与当下为高校中心工作、为教学和科研服务的矛盾。②实现文档机检管理，即着眼于及时为当前的教育事业发展和高校建设服务，更注重高校文档管理信息化建设的长远需要，而不是一哄而起、一阵热，是积极稳妥和相对持久的。③著录级别的选择，不仅直接关系着著录标引的质量，更直接影响着整个著录工作的进度和绩效的完成，因而注重著录标引质量的方法，必然需要一个相对较长的时间。

积极、稳妥和持久的工作思路，必然正确地选择文件级著录。因为文件级著录，以单份文件为著录对象，具有详、全、准地揭示每份文档内容，利于提高检准率、检全率的特点，尤其适合用于机构设置、干部任免等以单份文件为检索对象的文档，以及珍贵文档、价值较高的文档和数量较少的文档。积极、稳妥和持久的工作思路，不仅看到了文件级著录的优点，而且针对其工作量大、用时长、见效慢、所需经费匮乏和人力不足等特点，采取了“各个击破”“打歼灭战”的著录工作策略和及时为高校领导决策和其他工作服务的措施，从而收到了取长补短的效果。

四、结论

综上所述，笔者认为，在高校文档信息化建设的过程中，实现文档机检管理上的“急于求成”和“畏难”思想是不正确的，与之相应选择的著录级别也是不适当的。只有积极、稳妥和持久的工作思路，以及文件级的著录方法才是唯一正确的选择。注重质量，在一个相对较长的时期内，完成数据著录和录入并建立文档机检管理系统，看起来似乎时间长了些，但与低质量需重新返工的机检系统相比，其实是一劳永“益”的，即节省了人力、物力、财力，又节省了时间，有利于更好地发挥高校档工作的服务功能，推进高校档案工作的信息化建设。