5G 时代云计算对我国电子文件管理的优化路径研究

■许 茹

云计算概念自2006 年首次提出后便迅速引起了各界的广泛关注并在社会各领域得到普及推广，它是一种利用互联网实现随时随地、按需、便捷地访问共享资源池（如计算设施、存储设备、应用程序等）的计算模式[1]，与传统的网络环境有着完全不同的特点,云计算在服务模式与技术应用上的创新理念，为电子文件的创新管理提供了—个全新的手段。随着5G 通信网络的商用化，其具有的超强移动宽带、超低时延通信和超大容量的网络连接等特点，为以大数据、移动互联网、区块链、人工智能等为代表的新一代信息技术带来全新的发展机遇，这也在一定程度上有效推动了云计算在电子文件管理中的深度应用。

一、5G 时代云计算下优化电子文件管理的必要性

美、英、澳等国相继出台“云优先”战略，以支持云计算在政府部门的推广应用。2019 年，“人工智能技术在基于云平台多媒体档案资源利用中的应用研究”被列入国家档案局科技项目计划。2020 年，我国国家档案局科技项目立项选题指南中明确将云计算等新技术在档案管理中的作为项目申报内容之一。随着政府部门业务系统逐渐云化，海量业务活动数据（含文件）在云端生成、存储。因此，文件档案管理部门出于降低建设成本、提高管理效率的考量，越来越多的电子文件管理系统和数字档案馆系统迁入云端。无论文件是在云端“被动”生成，还是档案机构主动将其推入云端，云平台已经成为电子文件管理的技术环境[2]。但是云计算背景下，电子文件所面临的安全风险递增，保障其真实性、完整性、可靠性的任务更为艰巨[3]。

笔者分别以“云计算”+“电子文件”和“云计算”+“档案”为篇名，在中国知网文献数据库进行高级检索，期刊类别限定为核心期刊，检索时间为2020 年4 月22 日，共检索出相关中文文献198 篇，文献发表时间从2011 年到2020 年，说明我国学术界对于云计算和电子文件的研究时间较早，而且一直是我国档案业界和学界关注的热点和重点。5G 通信网络的兴起，区块链、人工智能等信息技术的日渐成熟为云计算背景下电子文件管理工作的发展带来新的机遇。因此，笔者对新技术背景下云计算对我国电子文件管理工作的影响进行探究具有重要意义。

二、5G 时代云计算对电子文件管理造成的挑战

（一）安全问题

5G 通信网络的进一步落地，4G 网络对于云计算的技术限制得到突破，云计算的传输速度更快，存储空间更大，极大地改进了电子文件管理方式和模式，实现电子文件从客户端服务模式到云端服务模式的转变，同时也强烈地冲击了电子文件的传统安全管理机制。大环境中私有云、公有云混杂在一起，这样不仅有泄密的危险，电子文件元数据能否实现完整保存更是堪忧。如果面临病毒攻击，云平台也无法及时提供预警响应及灾备恢复机制，有效保障电子文件的安全性。如果不注意完善整个领域标准，那么对于电子文件而言，上述这些挑战将未来变成最大的威胁。此外，云计算本身发展并不成熟，云计算安全事件不断挑战着公众对云计算的信任底线。2018 年，腾讯云发生故障直接导致北京一家创公司数据全部丢失，2019年，阿里云出现两次较大规模的宕机故障导致多个APP 和网站陷入瘫痪状况[4]。这些安全事件都充分说明云平台目前存在巨大隐患，所提供的云服务不能达到长期性和稳定性的目标。最后，技术是把双刃剑，技术是形式，人才是维护电子文件安全性的核心因素。作为电子文件的形成者和云平台的使用者，如果自身不具备较强的信息安全意识，那对于云计算背景下的电子文件管理将是巨大的潜在风险。因此，“5G+文件云”管理模式推广应用的当务之急是做好电子文件的安全保障工作。

（二）迁移问题

云计算背景下的数据迁移是指将电子文件从一个云存储服务中取回再移到另一个云服务中的过程[5]。云存储是云计算技术在网络存储领域的延伸，是在线存储与分布式计算的重要突破，云存储为电子文件提供了新的存储与管理环境，但是由于云存储服务目前正处于发展阶段，云计算平台的快速更新与电子文件保存所需要的相对稳定的系统环境存在冲突，云平台在可移植性、互操作性方面还缺乏统一相关标准，云存储服务商之间保证数据与业务可移植的工具、过程或标准的数据格式和服务接口目前并不成熟。因此，将现有电子文件迁移至云存储平台中，必然面临一定的挑战。不同云存储平台的不可兼容性使得用户数据和业务难以相互迁移，不同供应商所采用的加密和传输机制普遍存在差异性；电子文件在迁移过程中是否会存在数据丢失、篡改、泄露等风险也是需要考虑的问题，涉密的敏感文件一旦受到危及，就有可能造成不可挽回的损失；除此之外，有些云服务商出于自身利益考虑，往往不愿意为用户的数据和业务提供可迁移能力，云服务商的服务合同条款一般不会直接规定用户是否可以迁移数据，或以高额迁移费用等手段限制用户迁移数据[6]。

（三）侵权问题

云计算背景下电子文件极易造成知识产权侵害和个人隐私泄露的侵权事件。首先是知识产权侵害。云存储服务商提供了文件分享功能，这些功能常被用于违法行为。如，一个本来受版权保护的电子文件通过云平台的分享功能，可以在很短时间内以分享的名义被很多用户下载，不知不觉中侵犯了电子文件所有者的知识产权；由于云存储数据文件量巨大，使得服务商的管理难度增加，同时，尽管服务商有管理措施，但通常比较滞后，一旦发生大量传播某一侵权作品的侵权行为，即使对云服务器上数据进行删除，仍有大量已经下载的用户通过改名、改格式等方式再次上传进行分享传播，使得知识产权保护的难度加大[7]。其次，用户隐私泄露问题。用户数据存储在云端，云服务商在没有第三方监管的情况下可能会通过出售用户个人信息而借此牟利，非法用户可利用云计算的强大计算能力对含有用户个人隐私的电子文件进行分析进而获取用户隐私，而云服务商在受到攻击之后为了逃避责任甚至不会向用户发出提醒[8]。因此对用户隐私的保护是云环境下电子文件管理健康发展亟待破解的困境。

（四）制度缺失

法律制度和管理规范相对于技术发展和应用的速度来说是相当滞后的。首先，就法律制度而言，云计算背景下的电子文件管理的法律保障相当薄弱，电子文件法律约束力尚未得到明确规定。虽然当前我国的《档案法》《证券法》《合同法》《税法》等均对电子文件有相关阐述，但是规定得还不够具体，使得立法方面还存在“论述含糊、责权主体不明”等问题，特别是对云计算背景下的电子文件的管理工作并没有涉及[9]；此外，目前市场上云服务商良莠不齐，部分云服务商甚至为了自己的利益在服务终止时不归还用户的存储数据，导致纠纷出现，国家尚未制定规范云服务商的法律制度和行业标准，也没有对云服务商的资质进行审核的具体机制[10]；当云服务商侵犯用户权益时，用户也没有具体的救济途径和法律条例保障自己的利益，这极大制约了云计算在电子文件管理工作中的深度应用。

三、5G 时代电子文件管理工作的优化路径研究

5G 时代，云计算在我国电子文件管理工作中的应用将会有更加广阔的发展前景。因此，笔者从意识维度、法治维度、技术维度和人才维度四个方面探析云计算背景下电子文件管理工作的优化路径具有一定指导意义。

（一）意识维度：创新电子文件管理理念

思维决定作为，思维决定出路。云计算带来的变革不仅仅涉及技术方面，也是对电子文件管理固有思维的一种突破。创新电子文件管理理念能够有效推进云计算在该领域中得以深度应用。

1.共享理念

多租户资源共享是云存储的特征之一，其基本含义是通过数据隔离机制和虚拟化技术实现多个用户能够共享云平台的物理资源或虚拟资源云技术革新了电子文件管理者的观念，提供了一种共享的概念[11]。档案机构之间通过云计算模式共同构筑档案信息共享池，有效避免“信息资源孤岛”现象的出现。大数据时代的到来以及数字媒体和共享经济的兴起，电子文件共享理念已经成为档案部门乃至整个社会的共识，电子文件只有得到开发利用才能实现其价值，电子文件的“重藏轻用”不可能带来真正意义上的安全。基于云计算的电子文件共享模式有效实现了电子文件的增值。5G 时代，依托大数据、区块链等技术建设成电子文件共享云体系，开展电子文件云服务是推动电子文件管理工作纵深发展的重要机遇。

2.绿色理念

2016年6月，国家档案局局长李明华曾提出要“把绿色作为档案事业永续和谐发展的重要战略”。云计算可以说是顺势而生的一种新兴技术，符合当下低碳经济的理念，具有虚拟化、共享化的特点。云计算对于电子文件绿色化管理起到不可或缺的作用。云计算为电子文件提供了新思路，大大降低了文件管理成本。例如，美国一些档案管理部门将档案保存在数据中心，这样可以省下管理档案的费用。“5G+云模式”因为环保优势风靡市场，为公众提供了可以多次或无限次使用的基础设施即储存空间，大大加快了电子文件获取速度，对于人力、物力的节省有很大作用；云技术相比传统的电子管理，为文件持有者提供了更多选择，也给予了他们更强的控制感，因其操作简易方便，在专业管理方面扩大了使用范围[12]。

3.智慧理念

随着智慧中国、智慧城市，智慧档案馆等战略的推行，以及5G、云计算、大数据等信息技术的发展，档案机构逐渐树立电子文件的智慧化管理理念。边缘计算作为云计算的延伸和发展，弥补了云计算的众多优势。黄新荣基于边缘计算提出“云边模式”[13]，在“云边模式”下，电子文件不仅可以高速实现跨区域、跨行业共享，而且信息分析的精度增加，可以提供专门的数据搜索、数据分析、数据聚合、数据优化等专门数据服务。智慧理念指导下的电子文件管理能够精准识别用户需求，使用户希望能在合适的时间段以最快的速度获得精准的信息推送和实时的信息动态，提高电子文件利用工作的效率和质量，实现电子文件的“智慧收集、智慧管理、智慧存储、智慧利用”。

（二）法治维度：推进立法体系的构建，保障电子文件法律效力

1.加强与国际标准接轨

首先，相关标准需要动态调整。随着不同信息技术在电子文件管理工作中的应用，相关标准的应用对象、范围等发生了变化，这就要求重新修订标准。职能部门着眼于电子文件管理工作的现实，动态调整电子文件的相关标准是云计算背景下做好电子文件管理工作的重要途径之一。其次，相关标准需要与国际接轨。档案机构要严格按照《电子文件管理指南》的要求，做好与 ISO15489、D5015.02、ICA 等国际标准的对接；此外，标准的制定需要有阶段性。在电子文件的形成阶段，建立甄别、封装等技术标准；在电子文件的存储阶段，建立云计算容错、容灾、封装技术标准以及记录、销毁标准；在电子文件的使用阶段，建立检索、挖掘、共享、安全等技术标准。通过技术标准的系统制定和及时出台，保障云计算背景下的电子文件的原始性、真实性，从技术标准层面形成对云计算背景下实现电子文件法律效力的支撑。

2.完善法律制度和管理规范

法律体系的完善程度，法律出台的及时与否，这些都直接影响着云计算在电子文件管理工作中的应用深度与广度。首先，应在《行政诉讼法》《刑事诉讼法》《民事诉讼法》等法律中增加云计算背景下电子文件的定位、任务、责任等的相关规定。其次，在《电子邮件归档与管理规则》《磁性载体档案管理与保护规范》《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》等法规的基础上，立足我国国情，尽快出台云计算背景下有关电子文件具体的“管理、意见、条例、办法、条例”等，推动一系列技术标准体系的制定、落实[14]。此外，做好云计算背景下的电子文件立法与普通电子文件立法的衔接，增强相关法律法规的协调性，有效规范云计算技术在电子文件管理工作中的应用过程，从而在法律源头上消除阻碍电子文件“云化”的法律冲突。2019 年送审的《档案法》（修正草案）就明确规定了电子文件的法律效力，这为电子文件规范化管理起到了良好的示范作用。最后，建立完善的法律救济途径。一方面，职能部门需要通过事前事中监管，采取现代化手段搭建用户的维权机制，对云服务商的行为加强司法规制,另一方面，行业协会也应当通过制定“行规”等方式加强行业管理，使得云平台用户能够有法可依，有完善的救济途径保障自己的权益。

（三）技术维度：优化电子文件管理的技术方案

云计算的发展和应用不可能完全脱离大数据、物联网、人工智能、移动互联、区块链等新信息技术，相关部门在部署云服务或研究者在进行学术探索时，应综合考虑多种技术的应用、实施，而非孤立地看待云计算。下面以区块链技术和人工智能为例进行阐述。

1.云计算与区块链技术的融合应用

沙洲将区块链技术和云计算结合对基于联盟区块链的档案信息资源共享模式进行优化[15]。由于省级档案局（馆）在资金、人才和技术方面具有一定的优势，且目前许多省份都已经制定了云计算规划，如江苏省经济和信息化委员会发布了《江苏省云计算与大数据发展行动计划》，指出各级政府应按照政务公开及信息共享的要求，在整合政务云、实现数据集中的基础上，提升信息数据的共享能力[16]。因此，省级档案局（馆）可以发挥领头作用，在其所管辖的范围内优先建立起基于云计算的档案信息资源共享模式，以解决省级以下档案机构发展不平衡的问题。在此基础上，各省级档案局（馆）之间再建立起一条联盟区块链，从而形成一种混合型的档案信息资源共享模式。云计算和区块链技术的结合有效实现了电子文件跨区域、跨部门共享，也为电子文件的安全性给予强有力的技术支持。

2.人工智能技术与云计算的融合

5G 通信网络的商用化，使得人工智能不仅丰富了云计算服务的特性，也让云计算服务更加符合业务场景的需求。一方面，云平台所配备的智能防火墙技术，与人工智能相结合后具备更多的优良性能。比如提供网络实时监控功能，使得预警响应及灾备恢复机制能够覆盖电子文件共享全过程，其中预警响应作用于安全事故将要发生时，能够及时发现共享过程中的威胁，而灾备恢复作用于事故已经发生后，灾备恢复措施保障电子文件共享能够及时恢复。另一方面，由于不同类型的电子文件的保密级别和保密时间有所差别，因此，基于人工智能技术的专家系统立足于深度学习与联想功能，极速处理呈几何级数增长的信息量，能够充分考虑共享资源的安全需求从而对电子文件进行安全定级，同时也能精准分析电子文件的内容是否合规，确定电子文件的共享范围，控制敏感信息的传播和利用范围。

（四）人才维度：树立重才导向，打造高层次人才队伍

习近平总书记强调，“硬实力、软实力，归根到底要靠人才实力。”云计算能否与电子文件管理工作深度契合一定程度上取决于高层次人才队伍的水平高低。所谓高层次人才是具备扎实专业技能和专业知识，兼具计算机应用技能和其他交叉学科知识的复合型人才。为了打造一支懂管理、精技术的高层次人才队伍，需要建立良性的选人用人机制，打造优质的高层次人才培养体系。

1.建立良性的选人用人机制

5G 时代，电子文件的“云”管理模式都对工作人员提出了较高要求，这需要健全完善选人用人机制，建设良性的“人才生态环境”。一方面，档案机构要做好人才培养的顶层设计和整体战略，深化电子文件管理人才选用体制改革，坚决避免“唯文凭、唯论文、唯帽子”的人才选拔倾向。另一方面，研究制定人才激励体系，不断提高电子文件管理人才的经济待遇和社会地位，比如通过缩短岗位空缺的时长增加其职业发展机会，再如2018 年，北京市档案局在全市范围内组织开展领军人才、高级专家和业务骨干的推荐选拔工作，成为创新人才选拔机制的重要举措。

2.打造优质的高层次人才培养体系

培养高层次人才的关键点在于拓展人才培养思路。其一，有目的、有计划地加强在职工作人员的培训。档案机构可以邀请电子文件领域的专家定期开展技能培训和专题讲座，引进国外先进人才培养模式和经验，加强与国外电子文件管理人才的交流，使在职人员不断更新关于云计算等的知识与技能，拓宽国际视野， 在迅速适应信息技术冲击的时代背景下明确自身的角色定位和历史使命, 有效提升职业素养与技能。其二，建立高层次人才储备的长效机制。档案机构要完善“产、学、研”合作机制，以配置高校优秀学生为着力点、以实施人才储备制度为基点，实现高层次人才的刚性储备与柔性储备的有效结合，建立完善的储备人才信息库，促进人才队伍科学发展。

四、小结

首先，5G 时代各种信息技术都有了突破性的发展，在电子文件管理工作中的应用前景更是一片光明。但是如果过分强调技术的作用，一味将信息技术在电子文件管理工作中生搬硬套，这是本末倒置的行为，档案机构要注意避免产生唯技术主义倾向，必须清醒认识到技术是不断变换的形式，人和原始文件才是永恒的核心内容，档案机构是否拥有优质的文件资源决定了电子文件管理工作能否顺利进行，档案人才队伍的合理与否影响着电子文件管理工作的水平高低，必须正确把握和理解信息技术对电子文件管理工作的优化作用，以人为本是档案机构及其人员应当时刻铭记的服务理念。

其次，以云计算为代表的诸多信息技术具有“双刃剑”性质。5G 时代，电子文件在各类信息技术的夹击下，安全与风险并存，信息技术是否适用于所有电子文件不能一概而论，因此档案机构需要慎重对待信息技术在电子文件管理工作中的具体应用，有必要时刻防范信息技术带来的新增风险。要从技术和管理的角度加强对云平台和云服务商的管控，保证电子文件存储和传输的安全性，推动电子文件共治共建共享目标的实现。