档案信息化建设中怎样做好著录标引工作

包菊花

[摘 要]随着档案信息化建设的逐步展开，对新时期的档案著录标引工作提出了更高的要求。面对新形势，档案著录标引人员必须运用科学的原则和方法，提供高质量的数据信息，更好地为档案管理和利用服务，加快档案工作信息化建设的步伐，真正发挥档案的作用。

[关键词]档案信息化建设；著录标引

一、著录标引工作在档案信息化建设中的重要性

档案著录标引是实施档案信息化建设的一项重要工作，其目的是为计算机档案应用系统做好数据准备。著录标引质量决定着整个档案应用系统的质量。著录标引是档案数字化工作的重要步骤，是档案检索利用的保障，是档案信息化建设的前提。

二、怎样做好档案信息化建设中的著录标引工作

（一）适应档案信息化建设，提高著录标引质量

1.遵循相关标准统一著录格式

目前，对档案计算机检索系统的建立缺乏统一的要求和宏观控制，往往是由各单位根据各自检索系统的要求自行开发、设计、实施，缺乏通用型，也难以达到资源共享的目的。著录内容上的差异也是非常明显的，这些格式的不统一，最终将会影响计算机管理系统的检索效率。

2.科学标引方法

档案著录标引工作开展以来，由于标引方式不同，使用的标引工具、标引规则也不同，20世纪80年代，我们主要采用了主题词与自由词、主题句与分类号相结合的标引方式。特别是解放前中共中央档案和中央局档案是按照档案主题词表进行档案主题标引，标引时较好地提示了档案的主题内容。对档案主题概念的转换比较准确，词表中没有的主题词采用自由词标引，并对自由词进行了严格的登记制度。这种办法使标引的质量较好，检索效率较高。唯一不足是标引速度过慢，满足不了迅速发展的档案主题检索系统的需要。

3.确定档案著录标引深度

在档案著录标引工作中，要注意客观地揭示档案所论述的事物或研究的问题。既要考虑确定适当的档案标引深度，又要考虑档案对档案主题表达的明确程度，切忌掺杂个人的观点；应按照档案著录标引要求，根据文件内容主题的详略和重要程度标引不超过八个主题词。人事任免，应把任免所涉及的部门和人员逐一标引完整。凡多主题的同时涉及事物或问题的几个基础方面的概念，均应予以标引，如工作总结、会议纪要等等，应将几个并列的事物或问题分别为几个主题进行标引。档案著录标引不足，档案检索途径少，专指性强，会大大降低档案的使用效率，档案著录标引过深，也会浪费时间和计算机存储空间，降低工作效率。因此，制定选择合理的档案著录标引方案，确定可行的档案著录标引深度尤为重要。一般来说，相近或近似的主题档案，文件数量多的应细标引，档案内存单一的可相对粗标引。

4.档案著录中采用标准工具

要提高档案著录标引质量，就必须采用国家制定的相关工具。有的用《中国档案主题词表》进行主题标引，有的用《汉语主题词表》，有的用本单位、本部门、本行业自己的主题词表，还有的用关键词标引。档案著录工作可采用的工具不一致，造成主题词的标引更为混乱，标引语言不统一，影响了计算机管理系统的检索效率。

5.著录标引要与档案检索相结合

著录标引的主要目的是为了检索，做好著录标引是实现计算机检索的基础之一。著录人员应参与档案利用检索主题分析工作，了解用户需求，通过档案检索策略和方法的设计和实践体验，在今后著录标引工作中，从利用检索的角度出发，有的放矢，准确揭示档案主题，保证数据质量，进而推动档案的信息化建设。

（二）加强著录管理，推进档案信息化建设

1.提高著录标引人员的业务水平

在档案信息化建设中需要既储档案著录标引技术也懂计算机技术的复合型档案工作者，现有的档案工作人员如何实现这一目标呢？一般来说，著录人员首先应熟练掌握检索语言；再次必须具有一定的历史知识、专业知识和档案工作经验、具有分析问题、概括问题的能力，对馆藏档案形成的背景、档案内存、特征和档案之间的历史联系、所著录档案的内容比较了解。随着档案信息数字化时代的到来，档案的存储、著录、保管、利用都将由计算机辅助管理。著录人员还应尽快掌握—定的计算机知识并具备计算机基本职业技能，工作中应用相关知识技能从事档案管理各项工作。

2.建立相对稳定的专业队伍

由于对档案数据准备工作的重要性和专业性认识不足，许多单位没有安排知识水平、业务能力相对较高的专业人员从事这项工作，多数都是抽一般工作人员临时做一阵，没有长久观念，还有不少单位是档案整理的保管人员兼做著录标引工作。没有经过正规培训，没有形成稳定的专业数据工作队伍，著录人员的业务能力就难以提高，数据质量也受到影响。标引工作实际是一项技术性很强的工作，任何档案人员想从事著录标引工作，都要经过再学习和培训，这样才能使著录标引工作保质保量，便于档案的检索利用。

3.加大对著录标引工作的组织管理

著录标引工作的组织管理是著录标引工作的重要环节，即对著录标引及校对工作严格要求，统一管理。具体做法：在标引之前，要对所要标引的档案全宗介绍、机构设置、组织沿革、干部配备、辖区范围等基本情况进行系统了解，在标引中特别注重对党和国家的历史阶段工作重点和特定时期的方针、政策的了解，定期召开业务讨论会，使著录标引工作能够更加准确，保证档案数据的质量。工作中，要对著录标引的工作进行合理安排，重视已输入计算机档案数据的校对审核工作，避免一人长期审校，提倡专业人员互相审核，这样有助于互相学习，及时发现问题，提高著录标引水平。

三、结论

总之，档案信息化建设是一项长期、艰巨的任务，做好档案著录标引工作是开发档案信息资源的有效保障，所以，在档案信息化建设不断发展日新月异的今天，我们更要做好档案著录标引工作，为档案利用、检索提供更有效的服务。

参考文献：

[1]王秀文.《中国档案分类法地震档案分类表》的编制与特色[A].中国地震学会第六次学术大会论文摘要集[C]，1996年.

[2]庄明明.档案管理工作要从基础做起[A].齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊[C]，2009年.