浅议高校疫情防控采购档案工作

■ 秦 红

一、引言

2020年初突如其来的新冠肺炎疫情席卷了全球，有超过200个国家和地区受其影响。这次疫情是我国在新中国成立以来发生的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。做好疫情防控工作是对政府执政能力的一次大考。随着国家对疫情防控工作的有效措施和科学防治，现在转入了一手抓疫情防控、一手抓经济社会发展阶段，在严格做好疫情防控工作的前提下，有力有序推动复工复产复学，促进经济社会稳定发展。

进入4月份，按照当地政府疫情防控工作领导小组的统一安排，高校陆续错峰复学。由于高校师生人数众多，一所高校少则几千、多则几万人，有些还分几个校区，教室、图书馆、实验室、食堂、学生宿舍等学习生活场所人员密集，加上学生来自全国各地，甚至有些学校还有海外留学人员，在“外防输入、内防反弹”的防控要求下，管控难度加大，疫情防控任务更为艰巨。除了有效的防控措施外，防控物资是做好疫情防控的有力保障，学校会面临着大量的防疫物资采购和储备，以应对大量的防控需求。高校在做好疫情防控采购的同时，如何做好采购档案资料管理工作，确保疫情防控采购档案完整及时归档备查，服务高校疫情防控工作，值得研究。

二、疫情防控采购工作特点

依法依规做好采购活动，是确保采购档案资料完整无缺的基础。关于疫情防控期间用于疫情防控的采购，《财政部办公厅关于疫情防控采购便利化的通知》（财办库〔2020〕23号，以下简称《采购便利化通知》）明确规定：“使用财政性资金采购疫情防控相关货物、工程和服务的，应以满足疫情防控工作需要为首要目标，建立‘采购绿色通道’，可不执行政府采购法规定的方式和程序，采购进口物资无需审批。各采购单位应当建立健全紧急采购内控机制，在确保采购时效的同时，提高采购资金的使用效益，保证采购质量。各采购单位应当加强疫情防控采购项目采购文件和凭据的管理，留存备查”。笔者由此分析认为，与常规的政府采购工作比较，疫情防控采购有四个特点。

（一）可不执行政府采购法规定的方式和程序

政府采购法律法规制度对政府采购活动有严格的规定和程序，但用于疫情防控的采购，可不执行政府采购法规定的方式和程序，目的就是确保防疫采购快速实施，提高采购效率。

（二）采购进口物资无需审批

平时采购进口物资需要严格按照财政部《政府采购进口产品管理办法》（财库〔2007〕119号）执行，实施采购前应当获得财政部门核准后方可开展政府采购活动。但战时采购进口物资则明确无需审批。

（三）以紧急采购内控机制监管

虽然可不执行政府采购法规定的方式和程序，也要有完善的紧急采购内控机制，避免采购活动失去监管，确保采购质量及效率，保证有限的资金用好、发挥最大效益。《采购便利化通知》还明确“任何单位和个人发现采购单位及采购人员存在徇私舞弊等违法违纪行为的，应当及时向同级财政部门或有关部门举报”。

（四）强调采购工作的“留痕”

疫情防控采购并非因为可以不执行政府采购法规定的方式和程序，就不需要采购文件及相关的凭据资料了。要妥善保存采购活动中形成的各种资料，按项目归类管理，方便财政、审计等监督部门检查。

三、制定疫情防控采购档案归档范围

疫情防控采购工作的特点，在实施采购中如执行常规政府采购的归档范围，势必会造成部分档案缺失，不能反映疫情防控采购的全过程。笔者认为，要做到疫情防控采购档案应收尽收，确保档案资料完整无缺无遗漏，应根据财政部门关于疫情防控采购的要求及相关法律法规，制定疫情防控采购档案归档范围，按归档范围开展采购档案资料的收集。

（一）政府采购有关法律法规明确的应归档范围

2003年1月1日起施行的《中华人民共和国政府采购法》是为了规范政府采购行为，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设而制定的法律。该法第四十二条规定了采购文件的归档责任、保存期限，明确了采购文件的归档范围，“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件（含澄清、修改的文件）、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料”。同时，规定了采购活动记录内容：“一是采购项目类别、名称；二是采购项目预算、资金构成和合同价格；三是采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；四是邀请和选择供应商的条件及原因；五是评标标准及确定中标人的原因；六是废标的原因；七是采用招标以外采购方式的相应记载”。

此外，抽取和选定评审专家的有关记录及采购人代表授权函、评审工作现场录音录像资料、项目背景和技术需求书面介绍材料、投标保证金的收取和退还凭证等资料也应当与项目资料一同保存。

2014年2月1日起施行的《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号），是为了加强对采用非招标采购方式采购活动的监督管理，依据《中华人民共和国政府采购法》而制定。该法第二十六条规定：“采购文件包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件可以电子档案方式保存。”采购活动记录至少应当包括下列内容：一是采购项目类别、名称；二是采购项目预算、资金构成和合同价格；三是采购方式，采用该方式的原因及相关说明材料；四是选择参加采购活动的供应商的方式及原因；五是评定成交的标准及确定成交供应商的原因；六是终止采购活动的，终止的原因。

以上两个政府采购法律法规都明确规定了政府采购档案的归档范围，基本能够反映政府采购活动全过程，是高校进行政府采购时必须明确、执行的归档内容。

（二）疫情防控采购应归档范围

《采购便利化通知》提出“各采购单位应当加强疫情防控采购项目采购文件和凭据的管理，留存备查”。同时要求：“各采购单位应当建立健全紧急采购内控机制”。笔者认为，这里强调的“采购文件和凭据”，应当包含上述两个法律法规规定的内容，以及单位在实施紧急采购时内控机制的有关采购活动记录，包括但不限于：采购项目名称、数量；采购资金来源及采购金额；选择采购方式（是采用招标采购方式还是非招标采购方式）、选择代理机构或自行采购、采购需求、采购文件等，经过单位内控领导小组或相关机构、部门研究决定形成的有关资料。应将这些采购活动记录列入归档范围，才能确保疫情防控采购档案应收尽收，应留存尽留存。

四、做好高校疫情防控采购档案管理的思路

做好高校疫情防控采购档案资料完整、及时归档管理，是服务高校疫情防控工作，加强政府采购管理的必然要求。

（一）建立应急采购档案管理机制

高校负责全校采购工作的专责部门有些是政府采购办公室、有些是财务处、有些则是国资处，各个学校分工机构设置和职责分工不同；而负责采购和储备防疫物资的是后勤保障部门，专责负责采购的部门和需求部门往往不是同一部门。因此，采购内控机制应明确各相关部门岗位职责，档案管理部门也要在《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）及本校档案管理制度的指引下，完善与紧急采购内控机制相统一的疫情应急采购档案管理细则，明确相关部门、岗位职责，强化责任意识，指导负责采购的部门和使用部门做好采购活动的文件和凭据的收集、整理和归类。

（二）做好疫情防控采购档案的分类整理

一是收集。按照疫情防控采购归档范围，做到应收尽收，确保档案资料完整无缺无遗漏。

二是整理。按照高校档案整理的要求，分项分类装订成册。

三是归类。按照采购项目进行归类，并按照品目进行归集。比如：采购医用一次性使用口罩，每次采购作为一个项目，将这次采购的采购文件和凭据整理归类，并将不同批次采购口罩的档案资料进行归集。如果一次采购有多种物资品目的（如，既有医用一次性使用口罩，又有全自动红外体温检测仪，还有医用防护服、消杀用品等），除将这次采购的采购文件及所有凭据整理归类外，建议建立不同品目物资的统计信息汇总归集，便于及时了解和掌握各种各类防护物资的采购情况及储备情况，做到心中有数，以便指导和谋划往后的物资采购。

《高等学校档案管理办法》第十五条规定了高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，明确了文件材料的归档范围，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。因此，除按采购项目进行归类外，还应当按此条款规定的文件材料归档范围进行分类归档。

（三）健全疫情防控采购电子档案管理

信息化是提升应急管理能力的主要手段。随着高校信息化的发展，以及政府采购网上办理工作流程的规范化，大量采购相关的电子文件产生，如采购计划、招标文件等。《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十六条规定：“政府采购法第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存”。顺应社会信息化的发展，高校应健全疫情防控采购电子档案的管理，以提高档案的应急查询和利用效率。

一是完善疫情防控采购电子档案信息资源。对采购过程中形成的电子文件，执行《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016），文件办理完毕后即时归档，以满足疫情防控工作的紧急性需求；对纸质档案材料，则应当通过数字化手段，进行电子化，充实疫情防控采购电子档案信息资源，使电子档案能够反映疫情防控采购工作的全过程。由于采购文件依法至少保存十五年，以电子档案方式保存后，可大量减少存放纸质档案材料的档案库房，节约用于建设或租用档案馆库所需的资金。

二是完善电子档案管理系统。要实现档案管理现代化，提升档案的利用效率，必须有现代信息技术作支撑。高校要加快数字档案馆（室）建设，针对疫情防控采购档案的特点完善电子档案管理系统功能，做好政府采购相关系统的数据接口，一方面为疫情防控采购提供快速、便捷的档案资料归档管理手段；另一方面可高效地为疫情物资采购和储备决策提供依据，充分发挥电子档案信息资源的作用，保障高校疫情防控工作的顺利开展。

结束语：疫情防控采购可以按便利化原则走“绿色通道”，实现快速采购。但应当建立健全紧急采购内控机制，加强内控管理，保存采购文件和凭据，留存备查。财政部印发《关于加强新冠肺炎疫情防控财税政策落实和财政资金监管工作的通知》（财办〔2020〕11号），要求各地财政部门和财政部各地监管局要及时对疫情防控资金使用情况监督管理，防止擅自截留、挤占、挪用疫情防控资金，购置与疫情防控无关物资等违法违规行为发生，对疫情防控资金使用效果开展绩效评价。做好疫情防控采购档案资料完整、及时归档管理，是规范疫情紧急采购行为、避免廉政风险的必然要求，也是为有关部门开展资金使用情况监督检查和绩效评价的提供素材的基础。