高校教学档案利用的机遇与挑战

■ 张建明

档案利用是连接档案工作者与用户的“桥梁”。虽然，档案利用是档案工作的最终环节，但却也是用户衡量档案机构工作质量的开始。随着我国高等教育事业的快速发展，高校师生和社会群众对教学档案的利用需求，也随之迅速增加。提升高校教学档案服务水平，需要高校档案机构准确把握用户需求发展趋势，围绕档案利用工作中的薄弱环节，着力解决突出问题，不断优化升级档案利用服务，为高校档案工作开创新局面注入新动能。

一、高校教学档案的利用价值

高校教学档案是高校在教学活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。教学档案种类繁多、形式多样、内容丰富，具有重要的利用价值。目前，教学档案主要被广泛用于教学、科研、文化交流、科普教育和日常社会生活等方面。具体包括：

（一）学籍证明

根据《高等学校档案管理办法》第三十二条规定，高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。教学档案真实记录了高校学生入学情况、学习情况、毕结业和学位获得情况，是高校档案机构为本校学生因升学、就业、出国深造等原因开具证明材料的主要依据。近年来，学历学位认证已经成为高校学生利用档案的一种重要方式。

（二）工作查考

教学档案中既有上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件，又有本校制定的各种教学制度、办法、规定、条例以及教学工作的各种统计材料。这些档案信息资料是高校运行与管理的重要信息支撑。高校机关工作人员或教师，通过查考利用这部分档案材料，便于快速熟悉学校相关工作、提高事务处理效率。

（三）编史修志

档案是编修高校史志的基础。教学档案关于学校主要职能活动的文字、图表、声像等不同形式和载体的原始记录，具有权威性、可靠性、详实性、丰富性等特征，是史志编修人员的重要参考资料。编史修志实质上是对档案信息的一种提炼和加工，通过转化为不同形式的出版物，又进一步促进档案为社会所利用。

（四）展览宣传

教学档案是教育系统区别于其他行业的特色档案。高校档案机构精心挑选相关档案材料，根据特定需求和主题，把教学档案通过展览会、校庆等活动方式灵活生动地呈现出来，不仅充分发挥了教学档案的独特作用和魅力，也给更多的用户留下深刻印象，进一步引起人们对教学档案和档案工作的重视。

（五）教学研究

特别是教学档案中的教学综合类、学科建设类、课堂教学与教学实践类档案，原原本本保存着各专业课程建设要求与安排、各类教学会议记录、典型教案、课程试题库、学生成绩、实践教学工作总结等等。这些档案，较为系统、完整地反映了教学组织实施全过程。高校教师认真参考研究，结合平时授课及时进行教学反思，有利于进一步提升自身教学水平。

（六）学业参考

对于高校学生来说，教学档案不仅具有凭证作用，还具有重要参考价值。例如，高校教学档案收藏有优秀学位论文及评审材料，高校学生在开题或进行毕业论文设计时，可以通过借阅往届相关材料作为借鉴；再如，档案机构一般保存有近几年的研究生入学考试试题，有意攻读研究生的学生也可以充分利用，做好复习准备。

（七）教学实践

档案资源具有独特的教育功能和效果。可以借鉴国外一些档案和教育机构在档案资源开发方面的经验和做法，开展教学实践项目，例如：美国国家档案网站的“文献教学”项目（DocsTeach）、澳大利亚档案馆的“虚拟阅览室”项目（Virtual Reading Room）等等。[1]高校通过加强合作，充分发挥资源优势，让师生走进教学档案，教学档案走向课堂。

（八）其他

教学档案还可以用于教学质量评估、专业学术研究、高校建设规划等其他方面。随着信息化技术发展和人们物质文化需求的快速增长，高校教学档案的潜在社会价值、文化价值、甚至经济价值，也将进一步被挖掘。

二、高校教学档案利用服务存在的问题

时代的发展进步，既为高校档案工作带来了前所未有的机遇，但也带了严峻挑战。突出表现在，高校教学档案提供利用服务方面，还存在一些亟待解决的问题：

（一）高校教学档案开放性不足

高校档案机构经过长期积累，保存着大量的教学档案。但我国档案机构档案开放率一直不高，“与西方国家70%～90%的开放率有着很大的差距”[2]。部分高校把教学档案作为自己“独享”的内部资源，不愿对外开放。据相关调查，“我国高校仅有10%的教学与科研档案能够被社会公众所利用”[3]。同时，高校教学档案的利用率也很低，据有些高校对多年档案利用情况统计，教学档案利用率均小于10%。[4][5]这说明，我国高校大部分教学档案并没有得到有效利用。此外，相较于高校图书馆，高校档案馆显得“神秘”而“高冷”。在校师生通常知道档案机构的存在，但真正清楚档案机构具体位置的人不多。部分高校档案馆档案利用环境条件较差，阅档场所设施设备不完善，档案利用服务缺乏亲和力，有些档案馆常年冷冷清清，利用者寥寥无几。

（二）高校教学档案利用服务受益面小

从服务对象来看，高校教学档案利用人员主要为：本校学生、本校管理人员、本校教师、校外企事业单位人员、社会公众等。其中，以本校学生（在校生或毕业生）利用档案最多，所占比重一般超过50%。[6][7]这说明高校教学档案服务对象比较集中，主要满足自身需要，向校外延伸不够，社会化服务程度不高。从教学档案利用服务内容来看，主要包括提供档案借查阅、出具档案证明、复制档案文件、档案咨询、邮寄等项目。档案利用以学生因升学或就业需要开具个人学籍证明、成绩单、学历学位水平认证居多；其次，用于编史修志、宣传教育、教学研究等方面；也有部分档案利用是用人单位调查拟聘用人在校的学习成绩、奖惩表现、毕结业情况等方面信息。总的来看，教学档案利用服务内容比较单一，信息加工处理层次较低，所产生的社会影响较小。

（三）高校教学档案利用途径不便捷

随着档案信息化建设的大力推进，高校档案机构陆续建立了自己的网站。但部分高校档案网站存在信息资源建设不足、网站制作粗糙、服务功能薄弱、维护更新缓慢等问题。[8]一些档案学者调查指出：高校档案网站大多是档案馆介绍、档案法律法规、开馆时间、利用规定等宣传性内容；网站在网络查档、交互沟通功能上开发不足，用户利用教学档案主要还是通过实地访问高校档案机构，依靠人工服务平台，由档案工作人员协助用户实现。[9][10]在实地访问利用服务上，部分高校档案机构采取简单的“你查我调”档案利用服务模式，教学档案利用咨询、借阅时间安排、利用效果跟踪、利用反馈处理等服务环节仍存在诸多不足，无效查阅利用占有相当比例，用户满意度不尽如人意。[11]

三、促进高校教学档案利用的建议

档案工作的根本目的是档案利用。新时期，高校师生和社会群众对档案的利用需求，不仅仅在于其为社会生活提供证据的价值，更多的是档案中的信息和知识价值。做好高校教学档案工作，必须准确把握用户需求的发展趋势，开阔视野和思路，高效运用现代信息技术，不断优化档案信息资源开发，切实提升档案提供利用服务水平。

（一）大力推进教学档案信息化建设

当前，高校教学档案数量日益快速增长，档案利用需求趋向知识化、个性化。高校档案机构在教学档案管理上，需要快速适应新形势和高效应对新挑战。积极关注和应用新兴技术，是解决教学档案管理困境的有效途径。因此，高校档案机构要抓住信息化建设发展机遇，积极运用现代信息技术补足“短板”，提高教学档案工作质量。特别是要继续大力加强数字档案馆建设，提升高校教学档案工作在收集、整理、鉴定、保管、编研和检索等环节的智能化水平，实现教学档案管理与服务功能的“升级换代”，增强教学档案对用户的吸引力，为高校档案提供利用开创新局面奠定坚实的基础。

（二）大力加强高校教学档案开发

高校档案机构必须勇于打破封闭僵化的思维模式，以共享、共赢理念，坚持精品推动、开放带动，做好高校教学档案信息资源开发与利用。一方面，坚持一流的工作标准，抽调骨干力量，潜心编研开发一批为教学服务的精品力作，用高品质的内容、师生感兴趣的专题，吸引广大师生发现和挖掘档案信息价值，让师生走进档案。另一方面，积极寻求合作，集思广益，谋求多方参与，发挥高校资源优势，充分利用现有的各种信息技术，以生动有趣的形式开发档案资源的独特教育功能，让档案走进课堂，让档案更好地为教育服务。[12]

（三）大力提高教学档案利用服务质量

高校档案机构必须以服务为先，注重建强档案人才队伍，切实提高档案工作者的专业能力和职业素养。要敢于打破被动局面，主动提升教学档案服务的亲和力和针对性，服务好每一名高校师生和社会群众，追求他们对档案利用服务的认可。在此基础之上，开阔视野和思路，拓宽档案服务渠道，打造教学档案特色和亮点，充分利用档案信息化建设成果，拓展档案利用服务的广度和深度，进一步提升高校档案服务品牌的知名度。同时，始终坚持把以人为本作为教学档案工作的核心立场，培育主动创新、善于创新的档案文化，弘扬档案人职业精神，传播档案工作“正能量”。