高校口述档案存在的问题及对策

刘莉莉 王 静

随着我国高校办学水平的不断提升以及现代技术的迅速发展，高校越来越重视周年校庆活动以及校史编纂、校史馆建设等工作，具有珍贵史料价值的“活历史”——口述档案在学校发展工作以及重大活动中日益发挥其重要性，越来越多的高校开展了口述档案工作，但由于档案意识、技术以及人才等的局限，现阶段口述档案还存在一些问题。本文从调查分析高校口述档案现状出发，探讨了口述档案存在的问题及其对策，以提升口述档案服务社会水平，不断满足日益增长的使用需要和文化需要。

一、高校口述档案的现状

（一）调查样本选择和设计

本文主要运用网站访问、文献分析、网络检索等方法，通过高校网站调研和 CNKI 数据库文献调研来采集信息，同时选择了全国部分高校作为调查样本，为了使样本更具代表性，根据学校办学层次（本科或专科）和学校所在城市两个方面进行选择研究样本，本研究先后共发放调查问卷100 份，收回问卷71 份，其中有效问卷37份。调查问卷主要包括以下三方面：参加调研的高校口述档案的基本情况；了解和调研高校口述档案现状和存在问题；了解高校口述档案发展的合理建议。

（二）高校口述档案调查结果和现状

通过调查发现，高校口述档案的基本现状如下：1.开展口述档案的高校以普通本科高校为主，成人本科高校、专科学校开展口述档案的比较少；2.开展口述档案的高校所在城市中北京、上海所在地的高校开展口述档案的比较多，且成果比较丰富；3. 开展口述档案的原因中开展周年校庆活动、进行校史编纂以及建设校史馆原因开展口述档案的比较多；4. 开展口述档案机构中高校档案馆（室）开展口述档案的较多，图书馆、宣传部门开展的相对较少；5. 开展口述档案的工作人员以档案工作人员、新闻工作人员等共同组成的比较多，且学历和专业技术职务较高，具有大专以上学历达到95%，具有中级职称的达到80%，高级职称的相对较少，复合型人才较少。目前，高校口述档案现状是：处于初期阶段，存在意识薄弱、人才缺乏、机制不够稳定、利用不够自觉等问题。

二、高校口述档案存在的问题

通过调查研究发现，高校口述档案虽然取得了一定的成果，但还是存在以下问题：

（一）高校口述档案意识薄弱

由于受到传统观念的影响，高校党政管理部门、办学实体以及教学学院质疑口述档案的真实性，认为口述档案存在强烈的主观情绪，存在不同的人在不同的时代背景、不同的时间、不同的地点下对同一个历史事件的表述不一致的现象，因而他们认为口述档案不具有档案的情报价值和凭证价值。但是文字档案信息也存在着一定的主观性，真相并不一定就是被记录下来的文字档案信息。由于学校师生员工缺乏正确的口述档案意识，对口述档案的重视程度和认可程度比较低，加之高校档案馆（室）缺乏正确的宣传引导，导致高校师生员工对口述档案的收集、利用意识比较薄弱，严重影响口述档案的建设和发展。

（二）高校口述档案人才缺乏

从调研中发现，高校没有开展口述档案工作的原因中没有专业人才队伍已成为主要原因。专业技术人才的缺乏，口述档案工作队伍不稳定，已成为高校口述档案发展十分严重的障碍。目前，口述档案工作人员大多数以档案工作人员、新闻工作人员等共同构成，而高校档案工作人员主要以收集、整理、保管、利用档案工作为主，既懂得档案专业知识又懂得信息化技术的复合型人才比较少；高校新闻工作人员主要以新闻宣传工作为主，既熟悉新闻采访又了解历史知识的人才比较少。这些从事口述档案工作的档案工作人员、新闻工作人员都是因为特定工作需要临时抽调，没有经过专业学习和系统培训[1]，专业素质和能力都有待进一步提升。

（三）高校口述档案工作机制不够稳定

高校口述档案大多数是在学校周年校庆活动以及校史编纂、校史馆建设等特定工作中形成的，是学校总结办学经验、展示办学成果的产物。在特定工作结束后，口述档案工作的持续发展在机构、设备、资金、制度等方面难以得到长效保障，在学校层面缺乏长效工作机制。从调研情况来看，口述档案的建设和发展纳入高校档案馆（室）的日常工作、重点工作和年度工作计划的较少，由于口述档案尚未被纳入归档范围，再加工作人员数量相对较少，工作任务较为繁重，档案工作人员做好口述档案工作的自觉性、主动性、积极性不够，在档案馆（室）层面缺乏长效工作机制。

（四）高校口述档案的利用不够自觉

就调研情况来看，高校形成的口述档案，除了完成学校周年校庆活动以及校史编纂、校史馆建设等特定工作任务，其成果大多数处于束之高阁的状态。高校档案馆（室）为现有的口述档案制定切实可用利用方案的不多，大多数依然沿用着传统档案的线下利用模式，被动地等待利用者实地查询利用。随着我国经济的快速发展，师生员工和普通群众对文化的需求也不断提高，而高校档案馆（室）对口述档案中有价值的信息资源挖掘不够，运用现代信息技术对口述档案的数字化建设不够，向师生员工和普通群众提供口述档案的开放和利用不够自觉，尤其是开展口述档案远程阅档、网上阅档等新型查询利用档案服务还不够[2]。

三、高校口述档案的发展对策

根据上文对高校口述档案现状的调查分析和当前高校口述档案存在的主要问题，提出了如下几个方面的对策：

（一）树立高校口述档案正确意识

在《简明档案学词典》中，口述档案的定义为“关于事件的口述记录的证据”[3]。口述档案在形成的过程中是客观真实的[4]，具备档案的凭证价值和情报价值，口述档案和文书档案、实物档案相互补充、相互佐证，口述档案可以补充没有记载的学校历史事件，甚至在某些方面可以修正错误信息，应该得到高校师生员工的重视和认可。因此，高校档案馆（室）应该加强宣传引导，适时开展培训活动和展览活动，使师生员工从多方面了解口述档案，激发师生员工对口述档案的兴趣，提高师生员工对口述档案的收集、利用工作的重要性和迫切性认识，促进口述档案的建设和发展。

（二）提升高校口述档案人员素质

高校口述档案工作的开展，归根结底还是由人来完成，实践证明，口述档案收集工作需要周密的计划、严格的程序和专业的操作，是一项综合性、专业性极强的工作，因此，从事口述档案工作的人员素质和能力非常重要。首先，高校档案馆（室）要主动作为，积极争取学校支持，将口述档案工作人员队伍建设纳入人才招聘和人才引进计划，在人员上给予保障；同时加强对现有从事口述档案工作人员的素质和能力建设[5]，通过专业学习、广泛交流、系统培训和实地考察，使得从事口述档案工作的档案工作人员懂得一定的采访技巧和信息化技术，从事口述档案工作的新闻工作人员懂得一定的档案专业知识和历史知识，在充分发挥主观能动性的基础上建设和发展好口述档案。

（三）形成高校口述档案工作长效机制

高校口述档案的建设和发展是一项长期的、紧迫的、艰巨的工作，想要做好这项工作，必须形成以学校为主导、档案馆（室）牵头、各相关部门联动参与的工作机制。首先学校应该在机构、设备、资金、制度等方面给予保证和支持。其次，高校档案馆（室）要发挥做好口述档案工作的主观能动作用，提高工作的主动性、积极性，将口述档案工作纳入日常工作和重点工作之中，列入年度工作计划，按照学校和部门实际分阶段稳步推进。第三，高校口述档案的开展离不开宣传部门、技术中心、史学部门等相关部门的联动参与，必须充分发挥各个相关部门的优势，共同做好口述档案工作。

（四）提高高校口述档案利用自觉

随着现代信息技术的发展和人们对档案利用需求的增加，已有的传统档案信息资源已不能满足公众日益增长的口述档案利用需求，高校档案馆（室）应采取多种方式充分挖掘高校口述档案中存在的有价值的信息资源，以喜闻乐见的方式，生动形象的细节，尽快向师生员工和普通群众提供口述档案及其编研成果；同时，充分利用学校档案网站、微博、微信公众号等媒体扩大师生员工、普通群众和高校档案馆（室）之间的互动和交流，开展口述档案远程阅档、网上阅档等新型查询利用档案服务，扩大高校口述档案的受众，提高口述档案利用自觉，增强口述档案服务能力。

四、结论

高校口述档案是生动再现学校历史的重要手段，是丰富高校馆（室）藏结构的重要途径，是填补学校历史空白的重要举措，是构建学校记忆的有力手段。因此，无论是在感情上还是在使命上，我们都必须加强对口述档案的研究和探讨[6]，以便根据口述档案存在的问题，积极提出相应的发展对策，提高高校档案馆（室）做好口述档案的自觉性，更好地发挥高校口述档案在学校事业发展中的作用。