企业档案管理人员胜任力模型：基于质性研究的发现*

（天津师范大学管理学院 天津 300387）

0 引言

档案事业的发展离不开档案专业人才培养和档案工作专业化建设。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确指出，建设档案事业发展体系要重视档案人才培养，坚持以品德、能力和业绩为导向，建立科学档案人才评价机制，提高档案人员素质，拓展档案人才发展空间，增进档案队伍专业化[1]。冯惠玲教授在2014年档案学专业教学指导委员会年会上指出，用人单位对档案学毕业生质量的评价不尽如人意，企业对毕业生工作能力的满意度最低[2]。档案学专业教学的基本目标是培养符合社会要求的高质量的毕业生，毕业生能否胜任岗位是档案学专业教学和人才培养质量的重要反映。企业一直是高校档案学专业毕业生就业的主要去向。高校如何应对企业日益增长的复合型、应用型人才需求，如何更好地培养符合企业岗位要求的档案学专业毕业生，是当前亟待解决的一大难题。为此，必须明确企业档案管理工作岗位的具体要求以及作为一名合格的企业档案管理人员需要具备的特征。

本研究通过对从事企业档案管理工作的档案学专业毕业生进行深度访谈，对访谈资料进行质性分析，归纳与发现企业档案管理人员胜任力特征，构建企业档案管理人员胜任力模型，一方面丰富和发展档案学领域关于专业人才能力素质评价和胜任力的理论研究，另一方面为档案学专业教学和人才培养实践改革提供参考依据。

1 文献综述

1973年美国心理学教授D.C.McClelland首次提出“胜任力”概念，具体是指与绩效相关的稳定高效的个体特征[3]。此后众多学者在管理科学、心理学、教育学等领域取得了丰富的研究成果。胜任力的定义不尽相同，但主要包含以下特点：第一，适用于特定工作情境，不同岗位、不同职业、不同文化环境中的胜任力各不相同；第二，描述个人所具备的人格特质，特指与工作绩效显著相关的、能够区分优秀与一般的特征要素。胜任力模型主要是指个体担任某一岗位角色或为完成某一任务所应具备的胜任特征的总和，胜任力模型的维度即胜任力所涵盖的个人特征要素，构建胜任力模型的关键是确定胜任力要素[4]。经典的胜任力模型有两种，一种是“冰山模型”[5]，一种是“洋葱模型”[6]。

国内档案学领域对档案管理人员的研究大多针对其素质能力展开，重点聚焦于档案管理人员胜任特征的内容。章小波认为企业知识管理档案人员取得优秀工作业绩需具备知识层面、技能层面、态度层面的胜任特征[7]；张锐将档案管理者胜任特征概括为知识体系、管理技能与发展潜质3个基本要素[8]。随后，部分学者开始探索档案管理人员胜任力模型，主要围绕指标体系构建研究。李成将档案工作者进行职位分类，划分为档案价值鉴定人员、档案收集人员、档案整理人员等12个专业角色，认为档案工作者胜任特征模型包括通用能力和角色特殊能力两部分[9]；韩萌基于“洋葱模型”提出档案工作者胜任力模型包括知识和技能的表面胜任特征、特质和动机的核心胜任特征两部分[10]；杨靖等构建的档案管理人员胜任力模型分为政治素养、业务技能、管理能力3大类，法律法规、服务意识等9小类[11]。随着社会工作岗位设置越来越细化，档案管理人员胜任力研究也向一些专门性岗位深入。张燕斌等对核电工程文档从业人员素质模型进行探究，因核电工程的特殊性，其文档管理要求也较为严苛，相应的对文档管理人员的要求也较高[12]；赵亮根据工作流程和需求，将档案工作者分为管理型人员、技术型人员和业务型人员，分别构建胜任能力模型，并对各项胜任能力评价指标赋予权重[13]；宋雪雁等认为数字时代档案文献编纂人员应具备通用能力、知识、专业技能和职业意识4个维度要素，并分别构建档案文献编纂人员胜任力冰山模型和洋葱模型[14]。

通过文献梳理可知，目前有关档案管理人员胜任力的研究大多局限于思辨研究，尚无基于经验材料的质性分析，而且缺乏真正从档案管理人员角度进行的探讨。本研究通过与在企业工作的档案管理人员的深度访谈，对访谈文本进行质性分析，从而归纳出胜任力特征，构建企业档案管理人员胜任力模型。

2 研究设计

2.1 研究方法与数据来源

本研究采用质性研究方法，通过数据收集、三级编码、形成概念并建立联系、构建理论框架等程序，以发展新的概念与理论。质性研究常用的资料收集方法是深度访谈法，通过采访者和受访者的直接交谈，以了解受访者的心理和行为，主要用于获取对问题深层理解的探索性研究[15]。本研究选取了12名在各企业从事档案管理工作的档案学专业毕业生（访谈对象情况见表1），拟定半结构化访谈提纲，提纲以企业档案管理人员应具备的特征为主题，主要了解企业对档案管理人员的要求、个人参加工作以来的情况等，访谈结束后对访谈资料进行整理形成访谈文本。在此基础上，对访谈文本进行定性分析，借助NVivo软件进行开放式编码、主轴编码和选择性编码，归纳出概念和范畴，并解释各特征内涵与内在关系，构建胜任力模型。

2.2 编码与分析

2.2.1 开放式编码

开放式编码是编码程序的第一个阶段，对原始访谈资料进行逐字逐句的编码，给予概念化标签形成初始概念，这些形成的初始概念数量较多、层次较低、可能存在一定程度的交叉，需要进一步的处理或提炼[16]。对访谈文本整理并进行开放式编码，获得初始概念69个。

表1 访谈对象情况统计表

2.2.2 主轴编码

主轴编码是编码程序的第二个阶段，将多个概念聚拢，发现和建立概念类属之间的各种联系，以表现资料中各个部分之间的有机关联[17]。通过主轴编码归纳出范畴22个、主范畴7个，主范畴分别是知识、技能、特质、价值观、动机、认知与思维方式。

2.2.3 选择性编码

选择性编码是编码程序的第三个阶段，在开放式编码和主轴编码工作的基础上，系统地处理范畴与范畴之间的关联，从而发掘可以聚拢成核心的核心范畴[18]。根据三级编码，完成数据分析，数据编码过程（部分）如表2所示：

表2 数据编码过程表（部分）

3 胜任力内涵

根据上述编码，企业档案管理人员胜任力特征包括基础胜任力和核心胜任力两个维度，知识、技能、特质、价值观、动机、认知、思维方式7个个人特征要素,档案专业知识等22个指标。各特征内涵见表3。

（1）知识是指个体对某一特定职业领域基本情况的整体理解和系统认识，具体包括档案学专业理论知识和档案管理工作理论前沿，我国档案工作的方针、政策、法规与标准，历史学、社会学、管理学、文学、经济、法律、教育等相关学科知识，生活常识性知识和较高的政治素养等，具备稳定性特点。作为档案管理人员首先要对档案专业自身的特点有深刻的理解，即具备一定理论知识是开展档案工作的基础，学生在校期间主要任务是获取知识。在企业工作时档案人员可能需要接触行政、秘书等综合性管理工作，因此应具有完善而复杂、宽厚而扎实的知识结构储备，具备坚定的政治立场，既掌握通识性文化学识、跨学科交叉知识，也包含学科专业知识、综合性研究方法。例如10L访谈对象提到，“学习过国家档案制度法规，可以在工作中灵活运用为企业制定内部规定。”

表3 企业档案管理人员胜任力特征内涵

（2）技能是指个体结构化地运用所学知识解决具体问题或完成某项具体工作的能力，也可以指从事某一活动的熟练程度。包括5个方面特征：①熟练掌握档案收集、整理、保管、利用、编研、检索等业务工作方法和流程的专业技能，如文书立卷、全宗分类、案卷排列编号、编制案卷目录、收发文存档、借阅查阅流程等具体工作。②简洁准确表达观点的能力，如口头表达、文字表达能力、外语水平能力等。③工具使用能力，熟练掌握各种档案检索工具的使用方法和计算机的操作使用，包括表格、文档、演示文稿、扫描数字化技术等。④人际关系能力是档案工作中最常用的技能，档案工作者是档案工作群体中的一员，需要有效的沟通交流，协调自身与他人之间、组织与组织之间的关系。⑤将所学知识转化运用的实践技能。7Y访谈对象认为，“上班就是进入社会，与学校环境有很大不同，需要提升的地方很多，成长速度也较快，不同类型的档案需要和不同部门交接，人事档案涉及人事部门，文书档案需要办公室合作，良好的人际关系有利于提升档案工作的效果和质量。”

（3）特质是指内化于人的精神层面和外显于人的行为层面的相对稳定的特征，是档案工作的核心，具体包括健康的身体素质、良好的心理素质、正确的道德品质修养、较高的礼仪修养，适合档案工作的细心谨慎、温和平静等性格特征。特质具有个体差异性，需要个体对自身行为和心理自主调节，表面上与档案管理人员胜任力没有直接关系，但档案管理人员长期受到家庭环境、教育水平等因素影响，由此形成的个人特质会间接影响其行为表现。4位访谈对象都提到，工作中遇到问题非常常见，要做的是调整心态、积极处理，增强心理素质。

（4）价值观是指个体关于档案工作的态度和认识方面的具体表现，是档案管理工作的前提，包含责任感、敬业、严谨认真、坚持原则、保持平常心、勤学勤问多做事等工作态度和服务意识、安全与保密意识、反思辨别意识、学习意识等档案意识。档案管理人员对档案的价值判断和基本看法的形成是渐进的，并非一蹴而就的。如9Y访谈对象反映，“在刚开始工作时觉得档案工作枯燥乏味，心里还觉得有些屈才，但经过一段时间的踏实做事，公司提供了长远发展的机会。”

（5）动机是指为达到某种目标而付诸行动的驱动力。动机强烈的档案管理人员会不断设定工作目标，高标准要求自己，并坚持不懈的完成。针对目标需求分为期望价值导向、成果导向和兴趣导向三种，期望价值导向是以获得精神满足为主，成果导向是以物质奖励或实质积累为主，兴趣导向是个体为认识或从事某种活动的心理倾向。这三种动机不是并列关系，可以同时存在于个体中，最终目的都是完成个体认为有价值的目标任务。3Q访谈对象提到，“让我在这个行业坚持下去的是学以致用的成就感，当然工资福利待遇好和工作经验的积累也很重要。”

（6）认知是对自我身份、价值、规划和发展前景的认识、看法、评价及期望，包括角色定位和职业认同感。角色定位和职业认同感都是一种心理状态，也是个体工作的内在驱动力，随着对档案工作认识的深入，档案管理人员角色定位愈清晰，职业认同感愈多元化。12L访谈对象提到，“‘档案学专业毕业’作为一个标签带来更多展示的机会和空间，提到档案相关的问题能够自信的解答，遇到没经历的盲区也会大胆说出自己的想法。”

（7）思维方式是指档案管理人员从发现问题到解决问题的过程中所做出的行为，是开展档案工作的关键，包括提出区别于常规思路的见解、理论、方法的创新能力，冷静思考并做出准确判断的规划决策能力，判断、发现、分析问题并提出解决方案的处理问题能力三个方面。这一过程需要大脑思考，自然也包括逻辑思维能力。4H和11Z访谈对象都提到，领导交代任务经常只说明最后要什么，中间过程如何完成都需要自己去摸索，每年任务都差不多，怎么保证现在做的要比原来好就需要有一些新的想法，不要因为档案工作在后端就延时，要走在前面。

4 企业档案管理人员胜任力模型构建

通过对胜任力要素内涵分析，并结合“洋葱模型”，构建企业档案管理人员胜任力模型，如图1所示。企业档案管理人员胜任力包括7个特征22个指标，其中知识和技能是基础胜任力，特质、价值观、动机、认知、思维方式是核心胜任力。模型主要突出企业档案管理人员胜任力的层次性，即基础胜任力和核心胜任力之间的层次关系。圆环越向外层，越易于考察、测量、评价和培养[19]。因此，真正衡量或影响企业档案管理人员胜任工作的关键因素，不仅是知识和技能的外在表现，更重要的是其形成的特质、价值观、动机、认知、思维方式的内在特征。外层是企业档案管理人员所具备的知识和技能，是档案管理人员能够履行岗位职责、完成工作任务的基本能力条件，可以通过学习、培训在短期内得到提高和改善。如果基础胜任力没有达到要求，核心胜任力也没有意义。次内层是企业档案管理人员具备的认知、价值观和思维方式，可以通过训练、发展、经验等来改变，但时间相对较长；最内层是企业档案管理人员具备的动机和特质，很大程度上比较稳定，较难发展和改变，这两层都属于核心胜任力。核心胜任力在一定程度上可以促进基础胜任力发展，档案管理人员的逻辑思维越快，越有助于快速理解和掌握业务知识和实践技能；具有较高动机水平的档案管理人员，可能知识技能的学习积极性较高。同时，随着工作能力提升，职业需求增大，内层胜任特征会向外层转化，意味着企业档案管理人员的胜任力水平在提高。

图1 企业档案管理人员胜任力模型

5 结语

本研究运用质性研究方法，探究企业档案管理人员胜任力特征，并构建了企业档案管理人员胜任力模型。区别于以往的研究，本研究通过对企业档案管理人员的深度访谈，获取一手的经验材料，并在此基础上进行规范的质性分析，从而总结和归纳出企业档案管理人员岗位胜任力的特征，进一步细化和深化了已有关于档案管理人员岗位胜任务的相关理论，同时也可以为档案学专业教学改革和人才培养研究提供参考依据。

本研究仅访谈了12位企业档案管理人员，虽采用了质性研究方法，但并未进行理论饱和验证，所得到的胜任力特征和模型在解释力上可能存在不足，样本选取的效度和信度有待商榷，因此，后续研究还需扩大访谈对象数量，对结论进一步理论检验和丰富。同时，本研究建构的模型只是探究了企业档案管理人员的胜任力要素，并未分析是否存在某个因素对企业档案管理人员的胜任力有不同程度的影响，后续研究将通过问卷或量表收集数据，借助定量分析工具，结合因子分析，对胜任力各个特征的作用机理进行探讨，进一步修正和完善胜任力模型。