推进入事档案管理信息化建设的思考

赵雅楠

【摘要】当前，随着信息化技术的进一步发展和普及，在人事档案管理过程中也结合自身的实际情况，有效应用信息化技术，充分实现档案管理的信息化建设，以此使人事档案管理质量和效率得到更显著的提升，从而促进入事档案管理事业呈现出创新式发展趋势。

【关键词】人事档案管理 信息化建设 意义 策略

一、人事档案管理信息化建设的意义

（一）进一步有效降低工作人员的工作压力

传统的人事档案管理工作往往是以人工收集为主，所有的工作必须工作人员亲力亲为，由此所产生的工作压力十分巨大。人工的操作效率十分低下，耗时耗力，浪费了很多的时间和精力。对此，有效实现人事档案管理信息化建设，能够使此类问题得到有效解决，进一步降低工作人员的工作压力，与此同时，在档案录入过程中，通过信息的重复利用，让资源不会造成浪费，进一步发挥其应有的作用和价值，也可在更大程度上提升档案管理工作的效率，使工作强度有效降低。

（二）为档案信息查询提供更多的便利

在当前的时代背景下，网络化、信息化技术所呈现出的便捷性是不言而喻的，在有效利用信息技术的情况下，可以让数据处理更加高效快捷，让档案信息查询更加便利。通过人事档案管理，信息化建设的运行，可以把计算机作为载体有效检索相应的答案，这样可以使其更加快速的发展，更有效的查询，效率更高，所呈现出的信息也更为全面，系统工作人员在信息检索过程中更加便利，快捷，效率得到显著提升，由此使相关单位和人员在竞争力方面显著增强。

（三）充分确保档案信息更加保密和安全

在相关单位的各项管理工作中，档案有着至关重要的作用，档案本身就是特别重要的信息资源，相关单位的生存和发展等相关资料都是在档案管理工作中，档案信息的价值不可估量。对此，就需要从根本上确保档案信息的安全性，保密性。通过信息化技术有效实现信息化建设，这样能够让档案信息得到更切实有效的检索和保存，对其进行科学合理的管理，从根本上规避信息缺失或者遗漏等相关方面的问题。信息化管理模式使档案信息管理更加保密和安全，在有效落实加密形势下，使信息不会丢失，这样能够充分保全相关单位的利益。

二、新时期人事档案信息化建设策略

（一）从根本上高度重视档案管理信息化建设

在新时代背景下，企业要想实现持续稳定的发展，就需要着重做好人事档案管理工作，进一步加大档案管理信息化建设的重视力度，对其重要性和必要性都要有清晰明确的认知，确保其工作效率和工作水平得到全面提升。同时，要进一步加大人事档案信息化建设的支持力度，在资金，人力，物力等方面进一步增强，进一步结合实际的应用需求配套与之相对应的信息化硬件软件等，大力引进具有专业化信息化管理技术的管理人员，充分确保人力资源得到优化配置，满足信息化建设的内在需求，构建高质量的人事档案管理信息化建设队伍。

（二）进一步建立健全更系统完善的档案信息化管理机制

要想使人事档案信息化建设工作有序推进，就要结合具体情况，建立更系统完善的人事档案管理信息化机制和体制，确保各项管理工作能够走向正轨，更加规范的进行。首先，要结合信息化管理需求，进一步制定更系统完善的工作流程和规章制度，使相关管理人员能够按照相应的规程和规范来操作，有据可依，有章可循。其次，要充分确立档案管理工作责任制，确保各项管理职责和信息化建设任务能够落实到每一个科室和不同的人员，确保所有人都能够各司其职，针对自身的职责和任务有充分的明确，在工作任务，工作范围，工作内容和标准等相关方面能够有效落实，针对各项人事档案信息资料进行不断的上报和完善，在更大程度上提升档案管理人员的信息化水平和效率，以此充分体现出档案信息化管理的功能和价值。

（三）进一步加大信息化基础设施建设力度

电子计算机具有自动运算、逻辑判断能力强、存贮信息强、精确度高和运算速度快等特点，在文件管理方面，借助计算机接收、借阅、查找和归还文件，并对到期应销毁的文件进行辨认等档案的归档利用和管理工作。在人事档案管理方面，要充分利用信息化技术，有效通过计算机对于人事档案的收集，编制以及整理等等，编制出相对应的内容，介绍检索工具和目录等等，并且在库房管理中充分运用。同时，还可以在库房管理中运用，用在特殊的档案工作项目中，如对大型索引进行编制，服务档案的编制工作和档案统计等工作。对此，应该结合实际情况配备相对应的计算机硬件，并且进一步推进相关档案馆等计算机应用程度，从而在更大程度上提升档案管理信息化水平。其次，要对局域网进行建设和完善，确保所有工作都网络化，在更大程度上提升人事档案的利用率和利用质量。与此同时，要着重做好人事档案信息数据库建设，充分利用大数据技术，使人事档案管理质量得到更显著的提升。

（四）从根本上切实加强人事档案管理信息化的安全建设

企业人事档案信息化建设虽然能够进一步提高档案管理水平和管理效率，但是，需要着重关注的是，在人事档案的信息安全方面要从根本上有效做好，在最大程度上确保档案的信息安全，在最大限度上避免管理工作中出现档案信息泄露的事情。针对这样的情况，首先要针对相关档案管理人员进行相对应的系统化全面化的培训，使其具备相对应的保密意识和安全意识，着重针对档案数据库进行切实有效的加密处理，确保所有的访问人员都需要通过密码或者人工智能识别的方式才能进行信息访问，以免档案信息被泄露。其次，要在更大程度上提升档案管理人员的专业技能和职业道德，使其安全意识和安全防范技能得到充分的增强，从根本上确保安全管理制度的构建，通过制度或者相关细则的约束，在更大程度上提升工作人员的安全防范意识，如果出现泄露档案信息的行为，要进行严格的处理，按照相应的法律法规和规章制度进行严厉惩处，切实提高人事档案管理工作的安全性和可靠性。

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