设计企业OA协同办公系统的升级

张慧凝

1 系统建设目标

沈阳铝镁设计研究院有限公司原有OA 办公自动化平台是2014 年开始使用的，近几年随着公司业务的变更、拓展及大数据分析、手机端办公等新兴办公方式的出现，需要对原有OA 办公自动化平台进行升级。升级后的OA 协同办公系统是多种信息及业务系统为一体，是智能化决策型的办公自动化系统。根据沈阳铝镁设计研究院有限公司的需求，升级后的OA 协同办公系统的建设目标是既能完成公司内部办文办事流程信息化管理，体现信息流和知识资源完美的结合与传输①，又能完成内部文档共享的信息化管理；实现使用中的权限和版本控制；实现公司内部库房、固资管理等工作的信息化管理；实现安卓和苹果手机、Pad 客户端的移动办公；集成公司现有企业统一通讯平台、邮件系统、短信平台和各应用系统等相关应用。

2 OA 协同办公系统设计与实施

2.1 流程协同

作为组织级的应用软件，业务协同平台应该是面向全员的，因而需要对组织机构进行很好地描述，同时也要能够适应组织机构的变化。因为组织机构的业务方向、业务结构和流程是很难变化的。所以组织机构中的岗位、职级、部门具有稳定性，但同时又会整体式的迁移，故而需要对这些变化能够适应。对流程的描述和协同就要考虑到多个组织维度的描述和协同，同时也要考虑通过角色对流程中的相关岗位人员进行协同，而不是指定某一个或某几个固定人员。

以沈阳铝镁设计研究院有限公司工程技术中心为例，在组织机构图中，工程技术中心的上级部门是设计院，下级组分为软件技术组、网络技术组、工程技术组、图书馆、文档组等。OA 协同办公系统中的图书管理模块和易耗品管理模块都与图书馆和网络技术组相关人员有关，在系统设计时，我们就考虑到了在这两个工作流程中分别设置了图书管理员和计算机相关设备管理员这两个角色，而不是将具体的流程岗位信息绑定到人。这样就可以确保人员的更替、岗位的变动对系统的流程协同不会有任何影响。

2.2 人员协同

人员工作的协同，不仅仅只是以往的在单一流程中的多人协作，而是体现在信息化事务中业务工作的各个方面，包括多种通道的人员工作方式及多维空间的办公协同等[1]。例如建立多种通道的人员沟通方式：业务人员可以通过公文、信息发布、即时通讯、电子邮件等方式进行信息的传递和沟通，并通过各业务系统之间的集成实现工作的无缝链接。多维空间是业务工作人员不只是在电脑旁边才能进行工作，而是可以利用多种智能终端，通过手机、Pad 登录移动办公系统，实现在不同地点仍然可以有效完成工作。

2.3 流程和管理设计

流程和表单管理是OA 协同办公系统的核心功能，是支撑协同系统前端应用的支柱，也是本次系统升级的重中之重。流程和表单管理主要包括对流程表单模板进行维护、对公文实例进行管理、对公文锁进行控制和其它辅助功能等。

1）业务种类管理。业务种类是对流程和表单进行分组的一种定义，包括了种类名称、种类描述等。业务种类管理是对业务种类的信息进行有效管理。比如发文和收文属于公文处理业务。沈阳铝镁设计研究院有限公司升级后的OA 协同办公系统的业务种类包括公文处理、日常办公、财务审批、办公用品、资产申购及验收、图书、标准、期刊申购、会议管理业务、车辆管理业务等。

2）工作流管理。沈阳铝镁设计研究院有限公司升级后的OA 协同办公系统提供流程的催办、撤回、跳转、退回等功能，为管理员提供了图形化的流程自定义功能，所见即所得，不用更改程序就可以实现业务处理过程的更改；同时在客户端界面增加实时流程监控功能，方便使用者实时了解流程的审批及流转情况。

3）表单模板管理。表单是实际业务运转的入口，是信息采集、申报、流转和监控所需要的，将业务过程中纸质文件上的数据表现在计算机中，并对这些数据进行相应的控制[2]。沈阳铝镁设计研究院有限公司升级后的OA 协同办公系统提供了方便、灵活的应用表单设计工具，除传统的表单元素外，还支持多种特殊控件，如手写签名、电子公章等。我们在设计时引入了版本控制的理念，对表单模板进行了版本控制。这些版本被分为历史版本、修改版本和发布版本三种。一开始建立表单模板的时候有一个修改版本，修改版本发布后得到一个新的发布版本，当再次发布时，旧的发布版本变成历史版本。

4）公文实例管理。公文实例是表单模板和流程模板绑定在一起的实例化对象。公文实例管理是对公文实例状态和流转过程进行有效的控制，对公文实例状态控制主要是对挂起、正常、被终止三个状态的切换，另外还提供了删除公文实例功能。该功能主要针对管理员开放。例如某一流程审批到中间环节时，发现有错误需要修正，使用者可以联系管理员对该流程进行删除操作。

5）公文锁管理。在进行公文并联审批时，多个用户同时打开公文并进行审批，这个时候系统会出现后面用户填写的把前面用户填写的意见覆盖。为了防止上述情况的出现，系统引进了公文锁。公文锁是锁定公文，使用户只有读的权限直到公文解锁。在办理公文的过程中，如果某个步骤有加锁的权限，那么用户打开公文时系统自动锁定公文，用户关闭公文时系统自动解锁。

6）权限管理。在系统开发时，我们设计了一个统一的权限授权窗口，对系统权限进行统一管理。权限授权有两种方式分别是基于功能授权和基于用户授权。基于功能授权就是以功能点为入口进行权限授权，基于用户授权就以用户为入口进行权限授权。沈阳铝镁设计研究院有限公司定义的安全算法是用户的身份验证提供密码认证和证书认证两种机制。同时采用集中授权与分级授权相结合的方式，系统管理员可以统一给应用系统用户授权，也可以由各业务系统的管理员进行相应业务授权管理，以满足不同规模、不同应用的权限管理需求。

7）固定资产管理。固定资产管理是本次OA 协同办公系统升级新增加的功能模块，经过详细调研并结合沈阳铝镁设计研究院有限公司的情况，我们设置了两个分支模块，分别是中铝国际沈阳分公司固定资产管理和中铝国际沈阳院子公司固定资产管理。每一个分支模块下包括资产分类管理、资产物品管理、资产入库管理、资产领用管理、资产出库管理和资产盘点管理。通过这些模块可以对固定资产进行分类、新增、修改、删除、入库、出库、盘点和生成相应的报表等，并能对固定资产卡片进行打印，省去了以往手工填写纸质卡片，再通过软件建立台账的麻烦。

8）易耗品管理。易耗品管理也是本次OA 协同办公系统升级新增加的功能模块，沈阳铝镁设计研究院有限公司的易耗品分为办公用品、劳保用品、计算机用品三类。根据库房工作情况，在系统中设置了申报管理、入库管理、领用申请、出库管理、登账管理、盘点管理、报表展示等。月初科室文书申报本科室本月所需办公用品，库房管理员汇总所有科室的申报信息后发送给主管领导审批，领导审批通过后，采购人员进行采买，物品到库房后，库房管理员对物品进行入库。之后科室文书根据申报情况填写领用申请，库房管理员收到领用申请后，进行物品的出库及登账。每个月25 日系统执行封账，管理员进行盘点。

3 升级的效果与展望

沈阳铝镁设计研究院有限公司升级后的OA 协同办公系统除党政收发文外，设计人员差旅费报销、图书管理和借阅、计算机设备动态管理、固定资产管理、库房易耗品管理、会议室管理、车辆管理、领导日程管理、设计人员出差任务单等都在系统中流转，帮助沈阳铝镁设计研究院有限公司提高了全员办公效率和管理水平，更快、更好地实现了办公手段自动化、资源处理信息化、信息传输网络化、智能化的办公自动化建设目标。下一步还应考虑同其他业务系统的结合，将OA 协同办公系统打造成公司各应用系统的统一前置界面，为系统集成搭建统一平台，为用户提供统一的办公、业务处理和数据分析的统一门户，为业务流程提供支撑和监控平台。

注释

①沈阳铝镁设计研究院协同办公平台技术方案，内部资料。