高等学校档案管理现代化建设的措施

朱向阳

【摘要】随着社会经济的发展，我们已经步入到信息化时代，信息技术在各行各业逐渐发挥出越辣越重要的作用，并逐渐改变了人们生活和工作的方式。这样一方面给我们带来极大的便利，另一方面也带来了极大的挑战。在高校的档案管理工作中，因为信息技术的运用，传统的档案管理模式已经无法满足实际的需求，这就要求相关高校必须基于互联网思维开展档案管理现代化的建设，以提高档案管理工作的效益，促进高校的健康发展。

【关键词】高等学校 档案管理 现代化建设 措施

前言：

档案管理工作历史悠久，在我国古代就有相关的记载。随着时代的发展，档案管理工作变得越来越重。高等学校作为我国开展文化传承和创新的重要基地，在档案管理方面的工作十分繁杂。特别随着互联网信息技术的发展，高校的档案管理工作又被赋予了新的工作内涵，对高校自身的档案管理工作人员提出了更高的要求，也带来了更多的挑战。

一、当前高等学校档案管理工作面临的挑战分析

（一）档案管理管理工作人员素质参差不齐

当前，在高校档案管理现代化建设中，还离不开大量高素质的专业管理人员。但当前部分高校的领导并不重视档案管理现代化建设，由此导致档案管理部门的工作人员，在思想意识和专业技能方面参差不齐，缺少既精通网络技术又具备丰富专业知识和技术的复合型人才。这样就极大地影响了高等学校档案管理现代化建设的速度和质量。

（二）海量数据增加了档案管理的难度

当前，随着信息技术的发展，大数据技术、云计算技术的广泛应用，标志着我们已经进入到大数据时代。在大数据时代，高等学校的档案管理工作不再是单纯进行教职员工和学生信息的简单统计和记录，而是要进一步挖掘综合数据档案中蕴含的潜在价值。因为随着高校的扩招，其保管档案越来越多，逐渐成为重要的信息资源，能够被社会所广泛认同，为社会各界的需求提供服务。但当前部分高等学校在硬件设施建设方面较为滞后，无法有效对海量的档案数据进行二次开发，无法更好地为社会提供服务，也影响到该校自身的可持续发展。

（三）档案管理工作面临着较多的安全隐患。当前，随着信息技术的广泛应用，很多高校也多开始了档案管理的信息化建设，这样一方面方便可高的学校档案管理工作，减少了档案管理人员的劳动量，但同时也因为网络世界的开放性和共享性，使高等学校的档案管理工作面临着新型网络安全隐患。正如笔者在上文所说，高等学校的档案已经成为重要的信息资源，对社会发展具有十分重要的作用。而当前社会中有很多不法黑客就依靠挖掘各种机密文件来谋生，他们能够穿过高校设置的层层防护墙，将其中的机密性档案文件盗取出来，甚至还有不法分子对高校的档案信息进行恶意篡改和删除，这样就会使高校猛兽极大的损失。

二、高等院校档案管理现代化建设的有效措施

（一）积极树立现代化档案管理观念

在当前时代，高等学校要想快速推进档案管理工作的现代化建设，更好地为社会提供服务，促进自身的可持续发展，首先必须转变思维，积极梳理现代化的档案管理观念。为此，高校领导必须高度重视档案管理工作的现代化建设，在政策和资金方面予以必要的支持，从而快速更新该校在硬件设备和软件系统，为建立各种数据库和实现各种档案资源的信息化提供良好的条件。同时，高校的广大师生也要积极参与到档案管理现代化建设工作当中，配合学校领导以及档案管理工作人员，共同推进本校档案管理现代化建设的进程。

（二）提高档案管理人员的综合素质

针对当前部分高校档案管理人员素质参差不齐的问题，相关高校应组织档案管理人员进行必要的培训教育，通过开展培训教育，促使档案管理人员能够具备本职业各方面的素养，同时能够熟练掌握计算机网络技术，学会灵活运用信息技术开展档案管理工作。只有这样打造出具有专业能力和业务能力的高素质档案管理人员，才能适应高校档案管理现代化建设的要求，促进高校的可持续发展。

（三）科学制定高校档案管理制度

当前，高校要想加快档案管理工作的现代化建设，还必须科学制定档案管理制度。根据教育部第27号令以及国家对于档案管理的相关规章制度，高等学校必须从自身的实际情况出发，制定出适合本校档案管理工作的制度，以确保档案管理现代化建设的顺利进行。在制定档案管理制度时，必须综合考虑高校档案管理的各个环节，明确各环节的责任和义务，确保档案的收集、整理、归档、保管以及借阅等各环节都能严格遵照制度进行，从而更好地利用档案为社会提供服务，促进高校自身的可招濒发展。

（四）提升高校档案管理的安全性

在信息时代，大数据技术的广泛应用，提高了高校档案管理工作的效率，同时也为档案管理工作带来了安全隐患。为此，高校在进行档案管理现代化建设的过程中，还必须重视档案管理的安全工作，提升档案信息的安全胜。首先，高校档案管理人员要加强内部管理，增强档案信息的保密性;其次，利用信息技术提高档案管理的安全性。在大数据时代，计算机信息技术与计算机病毒都处于高速发展的状态，作为高校的档案管理人员，必须密切关注当前信息技术的更新发展，同时密切注意计算机病毒的变化，然后利用信息技术制定出针对病毒的有效性措施，强化档案的安全管理;最后，高校档案管理人员还要加强网络访问权限的管理。为此，高校档案管理人员必须根据档案的机密程度，对其进行合理分级，同时对访问者进行一定的权限设置，通过这样的方式，能有效防范档案信息被篡改、删除或泄露。

三、结束语

综上所述，高校的档案管理工作十分重要，不仅能为社会提供服务，还能促进高校自身的可持续发展。为了促进高校档案管理工作的现代化建设，必须积极树立现代化档案管理观念，提高档案管理人员的综合素质，科学制定高校档案管理制度，并提升高校档案管理的安全性。只有这样，才能促进高校档案信息资源的全面开发，加速档案管理的现代化建设。

参考文献：

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