分析档案信息化建设在医院档案管理中的价值

曲文　侯素青　丁红

[摘要] 目的 分析档案信息化建设在医院档案管理中的价值。方法 随着新医改的深入开展，该院从2018年1月开始实施档案信息化建设辅助医院档案管理工作的开展。分别选取档案信息化建设前后的400份医院档案，对档案管理质量进行分级。对比两组医院档案管理优良率以及出错率。结果 实施档案信息化后的医院档案管理优良率明显高于实施前（P<0.05）;实施档案信息化后医院档案管理出错率明显低于实施前（P<0.05）。结论 在医院档案管理中实施档案信息化建设，能够提高医院档案管理优良率，降低管理出错率，值得推广。

[关键词] 信息化;医院档案;档案管理

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）07（c）-0055-03

Analyze the Value of File Information Construction in Hospital File Management

QU Wen， HOU Su-qing， DING Hong

Qingdao Municipal Hospital， Eastern Hospital Infrastructure Office， Qingdao， Shandong Province， 266000 China

[Abstract] Objective To analyze the value of file information construction in hospital file management. Methods With the in-depth development of the new medical reform， the hospital began to implement archive informatization construction in January 2018 to assist the development of hospital archive management. The 400 hospital files before and after the file information construction were selected separately to classify the file management quality. Compare the excellent and error rate of file management between the two groups of hospitals. Results The excellent rate of hospital file management after the implementation of file informationization was significantly higher than that before the implementation （P<0.05）; the error rate of hospital file management after the implementation of file informationization was significantly lower than that before the implementation （P<0.05）. Conclusion The implementation of file information construction in hospital file management can improve the rate of hospital file management and reduce the rate of management errors. It is worthy of promotion.

[Key words] Informationization; Hospital file; File management

在医院的发展过程中，医院档案是一项宝贵的资料，其中不仅包括多种院内工作活动资料，例如：影像资料、工作记录以及工作图表等内容，其中还包括大量的经典临床案例，能够为医院后期的疾病诊疗提供一定的参考。除此之外，医院档案中还包括大量的科研成果，能夠为后期的医院发展提供可靠的数据资料，因此，在医院的发展过程中，领导人员都应当对医院档案提高重视，并对档案进行分析，在医疗工作中充分发挥医院档案的价值。我国的信息技术快速发展，信息化技术以及计算机技术得到了广泛应用，医院档案管理工作人员也应当与时俱进，在档案管理工作中有所创新[1-2]。该研究以该院档案信息化建设前后的各400份档案为例，旨在分析档案信息化建设在医院档案管理中的价值。现报道如下。

1  资料与方法

1.1  一般资料

从2018年1月开始实施档案信息化建设辅助医院档案管理工作的开展。分别选取档案信息化建设前后的400份医院档案。两组管理档案的类型基本相似，其中主要包括：图表以及影像资料等。

1.2  方法

实施档案信息化建设前，医院档案管理工作主要是依靠传统的人工方式进行统一整理并进行管理。

实施档案信息化建设后，信息技术是医院档案管理工作中的一项重要内容。在档案管理过程中，工作人员通过将重要纸质文件进行扫描后录入管理库中;每天定时对医疗活动进行记录，及时整理归总有效的档案信息，并不断完善医院的档案管理系统平台。

1.3  观察指标

对医院的档案信息管理质量进行分级。主要是由档案管理的上级领导对管理质量进行现场观察，并作出评估，根据档案是否排列有序、是否出现错误情况等进行判定，对比两组档案管理的优良率以及出错率。

1.4  统计方法

应用SPSS 20.0统计学软件分析数据，计数资料以[n（%）]表示，采用χ2检验。P<0.05为差异有统计学意义。

2  结果

2.1  观察两组档案管理的优良率

实施档案信息化后的医院档案管理优良率明显高于实施前，差异有统计学意义（P<0.05），见表1。

2.2  观察两组档案管理的出错率

实施档案信息化后医院档案管理出错率明显低于实施前，差异有统计学意义（P<0.05），见表2。

3  讨论

3.1  传统档案管理中存在的主要问题

3.1.1 医院领导对医院档案的重视程度不足  医院在社会定位中属于救死扶伤的重要场所，医院在发展过程中，通常都是传承传统管理方式，对医疗救治工作十分重视，忽视了医院其他方面的管理工作。由于医院工作人员并未认识到档案管理工作的重要性，在日常工作中忽视了档案管理工作，导致档案无法得到有效的管理。部分医院由于受到市场经济环境的冲击，在发展过程中更加重视盈利情况，将档案管理工作边缘化，医院的档案资料无法得到妥善的管理，这对于医院的医疗事业发展会产生一定的负面影响[2-3]。

3.1.2 缺乏完善的档案管理制度  在管理工作的实际开展过程中，制度以及规章均为基础的重要条件，只有对档案管理制定出明确的规定，才能保证档案管理工作在日常工作中有据可循，确保档案管理、归档以及利用都能有统一标准，从而避免档案管理工作出现随意性。传统的医院管理工作过程中，现代化的信息设备投入量也较多，但是部分单位对档案资料使用率依旧较低，未能制定出完善的档案管理制度，导致医院档案不能及时归整，或是档案整理的条理不清晰，导致档案的安全性无法得到保障[3-4]。

3.1.3 档案管理人员缺乏较高的综合素质  医院档案管理工作具有一定的复杂性，管理人员必须要具备充足的耐心以及缜密的心思。但是由于档案管理在医院工作中不受重视，档案管理室中大部分工作人员均非专业工作人员，其中可能有医技人员、行政人员以及护理人员转岗，且工作人员的文化程度不一致，具有较大的职位流动性，会对档案管理水平造成直接的影响[4-5]。并且大部分档案管理人员并未在上岗前得到专业的管理培训，其自身的档案管理知识并不全面，对于档案管理的相关业务操作也并不熟悉，除此之外，医院的档案管理设备不足等因素的影响，管理人员的信息化建设观念不足，均会对医院档案管理的信息化建设发展造成不良影响。

3.1.4 重管理轻应用  在医院发展过程中，档案是一项重要资料，必须要在临床诊疗以及医疗研究中充分利用档案，才能使档案的价值得以体现。在传统的档案管理中，将所有的工作重心都放置在了档案的管理方面，定期将档案资料进行收集整理，但是对档案资料进行再次开发利用的机会较少，导致档案资料失去意义。对此进行总结分析，认为档案资料无法得到充分利用的可能与档案资料的内容不清晰、信息不全以及查找医院较为困难有一定的关系[5-6]。医院的档案很多时候都被闲置，对实际的管理工作的帮助并不大，同时也无法挖掘档案信息中的价值，使得档案信信息的应用水平较低，无法为医院的决策提供帮助。

3.1.5 档案管理信息化水平建设较低  在时代的快速发展过程中，医院也要实现转型，加强信息化建设，但是由于医院尚未认识到信息化建设的重要性，资金、政策等各方面的投入不足，导致信息化建设水平及较低。第一，软硬件的投入力度不大，使得医档案管理缺乏信息化操作设备与软件，无法为日常档案管理工作质量与效率的提升提供支持;第二，缺乏信息化人才，人才是医院档案管理信息化的重要手段，但是由于医院未能引进信息化人才，且对内的培养力度不足，导致档案管理人员的信息化操作水平不高;第三，信息化建设缺乏长远规划，对于医院来说，信息化建设绝非一日就能建成，所以需要长远的规划，尤其是在信息化时代，各种科学技术的更新速度较快，医院更要紧跟时代发展步伐，但是由于医院缺乏信息化战略与规划，信息化建设缺乏长远规划，使得建设水平较低，缺乏系统性与可行性。

3.2  档案信息化建设在医院档案管理中的应用价值

3.2.1 建立完善的医院档案管理制度  信息化技术的发展，计算机技术以及信息技术的应用越来越广泛，为了能够满足现代医疗需求以及患者的需求，医院档案管理必须要向着信息化建设的方向发展。在新时代的发展背景下，由医院领导者带领，不断更新医院档案管理人员的管理观念，对档案管理在医院中的重要性提高重视，不断完善医院中与档案管理相关的各项规章制度，对管理内容进行规范化，其中主要包括：档案整理的相关标准、档案质量的监督、管理考核方式以及标准、相关法律法规等内容，利用浓厚的氛围使档案室工作人员的责任意识得到明显提升，同时应当定时为档案管理工作人员进行培训，使管理人员的档案管理能力得到提升，强化管理人员的管理意识以及管理能力，同时应鼓励管理人员对现代化档案管理技术进行自学，从而为后期的医院档案管理现代化打下基础[7-8]。

3.2.2 转变医院档案管理人员的管理理念  在医院档案管理工作中，管理人员必须要意识到档案管理的重要性，使档案管理工作人员对这份工作提高重视。在实际的工作过程中，工作人员不仅要从意识层面上强化对档案管理工作的重要性的认识，同时还需要从知识层面上强化，确保档案管理人员能够全身心地投入到檔案管理工作中。除此之外，医院领导人员还应当不断强化工作人员对相关法律法规的认知度，强化宣传力度，保证医院档案管理工作能够顺利开展[9-10]。为持续提升档案管理人员的管理理念，需要通过科学的考核机制，对其进行考核，如果考核不通过的需要继续学习，在学习与考核过程中，档案管理人员的管理理念会持续得到更新。

3.2.3 档案信息化建设在医院档案管理中的重要应用  在医院档案管理中，档案信息化建设是一项重要的内容，档案信息化建设中主要包括计算机技术、通讯技术以及信息技术，以电脑等硬件设备作为基础，完成档案资料信息保存、管理以及应用等多流程环节，档案资料管理的多环节优化管理结果得到显著改善，也促使档案管理工作人员的工作效率得到提升[11-12]。在医院档案管理中应用现代化信息，能够使医院档案资料与临床治疗、科研成果等信息系统之间产生紧密联系，促使医院档案管理、应用以及检索环节能够在未来的发展过程中更加智能化。

3.2.4 加强信息化建设  医院在档案管理信息化建设期间，要针对自身的实际情况，制定信息化建设方案，为档案信息化建设提供支持。第一，加大投入力够，在医院的经营管理过程中，对档案管理的重视程度不够，使得档案信息化建设水平较低，主要是受到资金的制约。所以医院要加大投入力度，购买先进的、符合医院实际情况的信息化设备与软件;第二，加强人才培训与引进，无论是信息化建设期间，还是在后期的运营管理与维护，都需要专业的信息化人才，所以医院需要加强内部人才的培训，同时也要积极引进高质量的信息化人才，为档案信息化建设提供支持;第三，制定长远的信息化建设方案。医院要将信息化建设纳为长远发展的要點，并有计划、分层次地逐步实现信息化建设，同时也要不断创新信息化建设，不断融入最新理念与技术，提升档案信息化建设与管理水平。

该研究中，实施档案信息化后的医院档案管理优良率以及出错率均明显优于实施前，这主要是由于信息化管理背景下，医院档案资料得到了进一步的应用，充分发挥档案资料的价值，医院档案信息化建设能够提高档案管理水平，从而促使医院获得高效发展。

综上所述，在医院档案管理中应用档案信息化建设，能够有效提高档案管理的管理质量以及管理效率，确保档案资料的全面性、详细度以及完整性均能够得到显著提升，这为日后医院的临床诊疗以及科研成果提供了可参考的重要依据，对于医院的现代化发展有一定的促进意义。

[参考文献]

[1]  吴国萍.肿瘤专科医院住院医师规范化培训档案管理的实践及思考[J].中国肿瘤，2019，28（7）：513-516.

[2]  白文瑾，焦桂生，王黎.基于信息化技术医院文书档案管理分析[J].大家健康旬刊，2017，11（1）：291.

[3]  张威.利用信息管理系统对医院综合档案进行管理[J].办公室业务，2017，35（9）：773-774.

[4]  岳慧娟.新医改下医院档案管理的改进方法探究[J].临床医药文献电子杂志，2017，4（68）：13440.

[5]  赵敦雷.浅析医院信息化与医院档案管理现代化[J].中国管理信息化，2017，20（5）：199-200.

[6]  周晓燕，李彦.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017，8（21）：20-21.

[7]  张明章，刘浩然，张凡.医院档案管理中信息网络化的运用研究[J].中国管理信息化，2017，20（14）：152-153.

[8]  潘丹.基于微信公众平台的档案信息服务研究进展[J].中国管理信息化，2017，20（11）：141-142.

[9]  唐剑波，娄志武，龙又兵，等.儿童眼及视力保健信息化系统的创建与应用[J].中华眼视光学与视觉科学杂志，2018，20（4）：243-247.

[10]  张容瑜，郑迪楠，刘钢，等.流动人口计生服务信息化对电子健康档案建立和互联互通的启示[J].华南预防医学，2017，61（6）：597-600.

[11]  浙江省委办公厅档案信息化处.全省档案信息化建设工作培训暨档案工作数字转型推进会在长兴召开[J].浙江档案，2019（7）：8.

[12]  常大伟.我国档案信息化建设的历程、特点与发展趋势—基于1979年至2016年全国档案局长馆长会议工作报告的分析[J].浙江档案，2018（1）：18-21.

（收稿日期：2020-04-27）

[作者简介] 曲文（1966-），女，本科，馆员，研究方向：档案管理。