刍议电子文件档案化管理重要性

2020-11-28林琼

科技与创新 2020年12期

林琼

刍议电子文件档案化管理重要性

林琼

（福州市规划设计研究院，福建福州 350003）

随着计算机技术和网络技术的不断发展进步，国家和社会的各个层面都在进行改革，人们的生活和生产都出现了跨越式的发展，尤其是档案管理方面，更是在逐渐实现无纸化的信息化管理。信息技术的发展令档案生成和传递的方式都出现了明显的变化，电子文件数量越来越多，那么关于电子文件的档案化管理就成为了当前档案管理中的重要事项。档案管理相关人员必须对电子文件档案化管理的重要性加以重视，提升管理水平。

电子文件；信息化；档案化；档案管理

随着科技的不断发展进步，档案管理方式正在逐渐趋向于电子文件档案管理，人们也越来越欢迎电子文件档案化管理方式。电子文件档案管理更加方便快捷，对比传统的管理能够有效提升管理效率，同时节约大量的人力和物力，所以电子文件档案化管理应该进行大范围的普及。

1 电子文件档案的概念和特点

电子文件档案，指的是将传统的纸质版资料转变成电子信息而得到的档案，需要进行保密管理。此外，因为信息技术发展迅速，现如今的电子档案也有直接就是电子档形式的文件，同样需要保密管理。

对比传统的纸质文件，电子档案更加方便管理，能够长期保存，避免因为纸张或是墨水的问题造成档案资料模糊，无法正确辨认的问题。与此同时，电子文件档案在调出的时候阅读也更加方便，能够帮助提升管理效率。

2 电子文件档案化管理的思路

目前中国社会电子文件档案的数量正在急速上涨，而要求利用此类信息的请求却越来越多，档案部门必须在管理方面加强数字化和网络化的实现。档案管理工作改进需要遵循信息化档案管理的发展要求，逐渐实现数字化、信息化档案管理，促进档案事业可持续发展。

具体可采取如下措施：①加强数字化档案馆建设，包括库房、馆藏、检索工具、规章制度、干部队伍等多方面的建设，随后大力推广计算机管理方式，应用计算机和网络技术，提升信息化水平。②加强档案信息资源建设。档案馆中原本已经存在着的纸质档案文件需要进行电子化处理，视频、音频转成数字化的存档，完成数字化馆藏建设。③建设档案目录。数字档案馆中的核心是资源库建设，资源库的作用是帮助储存所有的档案，同时也对档案进行统一处理，利用计算机技术能够建立起对应的档案目录，帮助提供检索服务，其他部门为档案馆提供档案移交的时候需要将档案目录一起提交。④加强电子文件归档。负责档案管理的部门需要对电子文件归档工作加强监督和指导，保证有价值的电子文件都能够顺利保存到档案馆，根据自身单位的特点制订电子文件档案的接收、管理、使用方法，最终实现档案信息化管理。⑤加强电子文件档案化管理。电子文件需要借助当代的办公设备才能阅读和使用，而且可以共享，不受时间和距离的限制，未来实现全面的电子文件档案化管理是必然的档案管理发展方向。

3 电子文件档案化管理的问题和改进策略

3.1 电子文件档案化管理存在的问题

3.1.1 安全隐患

在全球化发展的经济背景下，中国正在大力推广数字化、信息化、网络化技术，计算机网络的使用能够轻易推进全球化的发展，任何人都能够利用网络获取想要的信息。近年来，很多政府部门已经开始通过电子政务系统颁布公文或进行宣传，政府也在逐渐实现公文电子化。然而，在网络浪潮的发展中，却存在着安全方面的隐患，电子版的文档在网络传输中，可能会因为恶意破坏遭到篡改或伪造，而且，电子版文件在保管和归档的过程中，可能会受到病毒的侵害，而且当前互联网接入的时候也可能遭到非法访问。所以，目前中国的电子文件档案管理面临着严重的安全隐患，必须对其加以重视。

3.1.2 保管要求高

对比传统的纸质档案管理，电子文件档案管理在管理方法和保管设备方面都存在着明显的差异，尤其是保管环境的要求，更是差异显著。电子文件档案管理需要一种特殊的磁性载体，这种载体必须保存在良好的环境条件下，随着时间的推移磁性载体的磁性会逐渐衰减，进而导致电子文件出现信息错误或是信息丢失，这种问题非常严重，所以电子文件档案管理的环境要求相对较高。

3.1.3 管理制度不健全

目前中国正在推进电子化档案管理，但是推进并不完全，也没有完善的管理制度，所以当前的管理仍然比较松散，没有划分明确的责任范围。若是在管理过程中发现电子文件出现了错误，那么管理人员会互相推卸责任，没有人负责过失。而且没有规定完善的管理制度，那么负责人员犯错的成本就会比较低，相应的电子文件档案化管理的安全性也会下降。所以，必须加强完善电子文件档案化管理的制度，尽可能提供更好的电子文件档案保护。

3.2 电子文件档案化管理的改进策略

3.2.1 加强安全管理

电子文件档案化管理中，逐渐暴露出了缺陷，如何加强档案的保密性成为了管理人员关注的问题，如果档案管理权落到了多数人手中，是否会造成社会动荡，管理人员的综合素质会不会影响到档案管理也是未能解决的问题。所以当前相关部门必须加强对电子档案管理的重视，不能延续以往的旧思想，认为资料泄露不会造成任何损失，而是要用新的眼光看待电子文件档案管理，保证单位实现长远的发展。

3.2.2 培养高素质管理人才

电子文件档案化管理对比传统的档案管理有明显的区别，所以管理需要借助以往的管理经验，同时结合电子文件的特点进行管理，这就需要高素质的管理人才。纸质档案管理是将处理完成的文件进行鉴定，随后收集有价值的部分，按照文件的类型、来源、内容、形式等参考条件进行分类保存。电子档案的管理需要将电子文件放到计算机中进行分类组合，同时提供检索的服务。传统档案管理方式和电子文件档案管理方式差别很大，所以档案管理部门应当招收一批具备计算机网络技术的人才，同时具备档案管理相关的知识，充实人才队伍。另外，档案管理部门负责传统档案管理的人员，需要进行专业知识补充培训，不仅仅要培训先进的档案管理新理念，同时需要培训计算机网络技术，帮助管理人员转变工作方式，根据不同的管理要求进行实际的档案管理，提升管理人员的整体业务水平。

3.2.3 完善管理制度

档案管理工作如果具备完善的管理制度，那么必然能够保证工作顺利推进，提升管理效率。所以，电子文件档案管理也需要完善制度，不仅仅是为了加强管理，同时也需要帮助后续电子文件档案化管理进一步推进。通过适当的管理制度能够帮助约束部分管理人员的不当想法，赏罚分明，保证工作效果。管理制度中，特别需要关注的就是电子文件的归档管理制度。

电子文件的来源非常广泛，制作文件的人员类型也有多种，不仅仅是业务管理人员，同时还有数据录入人员、计算机技术人员等，所以进行电子文件归档的时候必须通过一定的管理制度进行约束，约束归档人员按照标准工作。电子文件归档需要将其纳入到单位的档案管理制度中，列入到信息管理工作中。对比传统的纸质文件，电子文件会受到更多的约束，单独的档案管理部门不能独立完成，必须依靠多个部门共同合作完成管理。电子文件形成部门负责了解文件的形成规律和历史联系，能够在鉴定工作价值的时候发挥作用；档案部门负责制订归档的制度方法，了解全局情况，做好统筹工作；计算机管理部门则需要加强信息网络方面的维护，为档案管理提供技术方面的支持。多个部门协同合作，各自发挥自己的优势，形成质量较高的电子文件档案。

3.2.4 建立档案网站

电子文件档案化管理需要为本单位提供方便快速的档案信息查阅服务，也就是借助自身的馆藏优势体现其特色，建立一个能够提供信息查询功能的网站。如果单位本身已经有自己的官网，那么档案查询功能可以加在单位官网中，该栏目还可以加入单位的历史信息，例如举办过的活动、发展历史照片、领导人员的视频音频等。网站上的档案信息查阅功能是为本单位的职工提供的服务，不仅仅是为了档案部门的管理人员。所以在网站建设的时候，需要保证普通职工也能通过该网站进行信息查阅，最好能够根据关键词查询档案，因为一般的职工是不会通过档案号、分类号等专业的检索方式来查找档案的。另外，网站提供的档案查询服务应当包括多方面的内容，不仅仅是职工个人信息相关的内容，同时也应当包括单位历史发展、往年文件发布等。最后，网站建设需要不断完善，根据网络用户留下的意见不断完善网站的功能，例如留下能够与档案管理人员交流的渠道，帮助单位职工在线答疑解惑，提升整体职工的档案管理知识水平。