公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路探讨

2020-11-28康淑英

科技与创新 2020年12期

康淑英

康淑英

（泉州市公路局桥梁隧道管理中心，福建泉州 362000）

对公路工程档案资料管理中的问题进行分析后，对公路工程档案信息化管理创新方法加以探讨，旨在明确公路工程档案资料管理中存在的不足后，合理使用信息化技术进行工程信息化管理，达到最理想的工程档案资料管理效果，确保档案资料的完整性、真实性，并为推动公路工程企业的良好发展奠定良好基础。

公路工程；档案资料；信息化管理；创新思路

公路工程档案管理工作是一项系统、复杂的工程，涉及面较广，如工程设备、材料、相关文件等。同时，工程档案资料管理工作比较复杂，所以有效运用信息化技术非常必要，需深入分析公路工程档案资料管理工作中存在的问题，然后有针对性地实行信息化管理创新，进而从根本上做好公路工程档案资料信息化管理工作，促进企业的可持续发展。

1 公路工程档案资料管理中的问题分析

1.1 公路工程档案资料管理重视度问题

需要注意的是，公路工程档案资料管理属于工程建设工作的重点，直接关系到企业的整体发展状况。当前，中国较多相关企业部门对工程档案资料管理提出了明确要求，在一定程度上获得了成效。然而，联系具体发展情况来看仍有较大进步空间，究其原因，与对档案资料管理工作不够重视有关，缺少相关的管理标准，所以无法充分发挥出各项资源的应用价值，比如人力资源、物力资源、财力资源等，限制公路工程建设的发展[1]。

1.2 公路工程管理方式问题

公路工程管理模式为多极化管理，这种管理方法的应用会导致信息传输路线发生改变，内部管理间产生反馈迟缓问题，这必然会对信息传输工作构成直接威胁。同时，公路工程建设项目涉及范围较广，对技术操作、技术管理均有着较高的要求，如果没有在第一时间管理，则会严重影响到工程档案资料管理工作的顺利开展。

1.3 信息化技术应用问题

随着中国科学信息技术的快速发展，合理应用该项技术可为档案资料管理工作提供支持，保证数据资料传输效率，同时可提高公路工程项目决策的准确性。近年来，中国公路工程建设中虽然使用该项技术，但在信息化档案管理方式方面仍然需要持续优化，从多个方面提高档案资料管理工作的质量。

2 公路工程档案信息化管理创新方法探讨

为有效推动公路工程项目的顺利进行，需配备相应管理人员、技术人员，由专人负责公路项目，构建相应的分工机制并做好市场部门用户调研相关工作。进行公路工程档案资料管理、信息化管理创新，有助于使企业稳定立足于竞争激烈的市场中，具体管理方法如下。

2.1 加强对公路工程档案资料管理的重视，构建档案资料管理系统

公路工程档案管理的宗旨为信息化管理，需合理使用新型技术，如计算机和网络技术，以此有效消除以往处理方法中的弊端[2]。要求企业管理人员提高管理意识，联系档案资料管理状况构建相应的信息化管理部门，设置专业管理人员，并且编制相应的档案资料管理机制，将工程进度方案、现场资料、资料检查等工作有机集合起来，使工程档案资料管理工作更加科学、合理。如此一来，可为形成“现场资料+审批+填报”等为一体的信息化系统打下良好基础。同时，应有效地运用技术方法将工程档案资料导入编制系统，以便于在发现问题后立即做出相应的调整，减少竣工验收期间档案资料工作量。按要求进行工程公路档案资料审查、审批，同时对公路工程建设阶段的相关数据信息加以统计、分析处理，确保工程档案资料保持完整和真实。此外，应加强对公路工程档案资料管理工作的重视，做好档案资料信息管理系统保护工作，合理设置防火墙及操作权限，定期对信息系统加以检查、维护，进而在第一时间明确问题，并采取相应的对策处理问题。

2.2 提高公路工程档案资料管理人员素质

随着市场经济的快速发展，公路工程管理人员提高自身综合素质非常必要，究其原因，提高管理人员综合素质和档案资料管理质量影响着公路企业日后的整体发展。要求管理人员根据公路工程信息化管理状况，定期组织相关工作人员参与到培训学习活动中，发放工作手册，开展拓展训练、会议等，聘请国外一些专家组织活动，从而不断提高工作人员的知识水平、应对问题能力，使其勇于面对工作中的挑战和机遇[3]。除此之外，需加强工程档案资料信息化管理，使工作人员树立信息化管理意识、档案信息意识，有效应用信息技术加强管理。和以往档案资料管理方式联系起来，探索更多信息化管理方法，如此一来利于提高工作人员的档案资料信息化管理意识，为更好地进行公路工程档案资料管理工作奠定基础。此外，定期应进行考核工作，主要针对工作人员的工作业绩、计算机操作、工作态度、信息化管理认识、团队合作等考核，将考核成绩和工作人员的薪资待遇联系起来，主要的目的是提高工作人员的工作责任心，促使工作人员全身心投入到工作中，进而充分发挥出人力、物力、财力资源的最大作用，切实做好工程档案资料信息化管理工作。

2.3 加强公路工程基础建设工作

不同行业中逐渐引入信息技术，可促进企业的整体发展，为档案资料管理提供支持[4]。值得一提的是，进行基础设施建设可为档案资料信息化管理工作提供支持，并保障档案资料信息化管理工作的正常运转，加速公路工程的稳定发展。针对于此，公路建设期间需要相关负责人加强对基础设施建设的重视。文件管理方面应用信息技术，做好档案资料查找、接收以及归还和归档相关工作，然后运用人工工作方式，进而使档案资料信息更加真实、完整。在此之后，需要加强硬件设备的优化工作，配备电子计算机，定期检查并清洁机房，通过专人负责管理，从而避免受到人为因素影响，导致数据资料被修改[5]。为了充分发挥出计算机信息技术的最大作用，使得系统稳定、安全运行，则需构建数据审核机制，在数据输入系统前做好相应的检查、资料比对工作，最后通过负责人签字确认数据信息，以此使信息数据真实、可信。此外，基础设施建设的过程需公路工程管理人员深入基层工作，加强与基层工作人员的沟通交流，鼓励基层人员联系档案资料信息化管理状况，提出自己的建议，集思广益，更好地进行基础设施建设工作，和工作人员建立良好的关系，并有效开展公路工程档案资料信息化管理工作。

2.4 完善档案资料文件借阅工作

档案资料管理文件借阅应办理相应的借阅手续，建设过程中需要使用的仪器设备、产品申请、购买、合格证等均需有相关手续支持。同时，借阅人员不可对资料文件构成损害，需要按规定时间归还[6]。如果为需借出原件情况，应保证文件的完整性，或者通过复印原件方式借阅，通过部门管理人员签字同意后借出，进而避免发生公路工程档案资料泄露问题。需要注意的是，公路工程建设需获得档案信息管理支持，并加强维护。