网上录取对考试档案管理的影响与应对

尹春玲

一、教育招生考生部门的职责

教育招生考生部门的职责主要是负责该市区内的招生考试工作，同时对远程网上录取工作进行管理，积极推进高校考试科目改革的相关的政策内容。与高校做好对接工作，保证考生录取工作的有序开展。从本质上来讲，教育招生考生部门建立起了高校与考生之间进行沟通的桥梁。

二、传统录取方式与考生档案管理概述

在网上录取政策实施之前，招生录取的工作都是通过现场录取、手工记载的方式开展的。在进行学生录取的现场，学生的纸质档案具有非常重要的作用，它是教育招生考试中心深入了解学生的基础性文件，也是学校进行人才录取的重要参考依据。对此，教育招生考试中心对考生的纸质档案予以了特别的关注。传统的录取工作完成后，相关工作人员将学生纸质的档案资料带回教育招生考试中心，并且交由专门的档案管理部门进行统一管理，这部分档案会在学生进入到高校之后与学生的其他档案组合形成新的档案体系。

三、网上录取与电子档案

借助网上录取的方式，考生的电子档案逐渐取代了传统的纸质档案，这使得传统的纸质档案管理逐渐转变为电子档案管理，这对于教育招生考试中心的招生方式来讲是巨大的变革。进行网上录取时，需要遵守以下程序，首先需要对考生的电子档案进行制作，再由教育招生考试中心对提取档案的信息进行公示，省高校进行档案投递，学校对档案进行提取，最终确定好录取的名单。

在进行学生录取时，需要依据“学校负责、招生办督查以及 学校对遗留问题进行处理”的原则，促使各省级的高校能够明确自身的职责，承担起自己的责任，做到分工明确。因为有些录取工作会跨地区，对于无法按照相关的网上录取规则进行学生招录的学校，市教育招生考试中心及省级招生办需要根据学生电子档案所划分的分数来进行学生录取。

传统的学生录取方式逐渐被网上录取方式所取代，传统的纸质档案也被电子档案所替代，不管是学生录取或者是退档，各大高校的依据都是考生所提供的电子档案。对于异地的录取来讲，网络提升了录取工作的便利性，这为教育招生考试中心的招生管理部门节约了人力、物力，这是提升录取考生工作效率的有效方式，提升了录取工作的公平公正性，电子档案在考生录取工作上发挥了不可替代的作用。

四、网上录取工作为高校管理考生档案工作带来的影响

远程的网上录取工作的优势是非常明显的，然而，网上录取工作的程序发生了动态变化，高校获取考生原始档案的方式也逐渐发生了变化，当然也为考生档案的管理带来了一定的问题：

（一）考生的档案遗失

随着电子档案这一新式档案的出现，录取的方式发生了变化，这也使得档案遗失率被提升。由于实施的是网上录取的方式，在录取的过程中，考生的纸质档案几乎不会发挥出作用，学生只有进入到学校之后才能得到新的档案，这也使得部分学生没有纸质档案的现象。

从现实情况来看，部分地区在录取环节结束之后的一段时间内，由省级的高校招生部门以及教育招生考试中心按照高校报考的新生名单进行档案筛选，再结合高校的实际要求进行档案邮寄，当然也有的省市将纸质的档案进行密封并且加盖密封章之后再交付给学生，由学生将自己的档案交付给自己所在的高校。从档案交付的安全性上来分析，第一种做法的整体安全性最高，档案出现遗失的概率也是最低的。因此，目前大部分的高校也是采用第一种做法进行档案整理。

（二）考生的纸质档案项目不齐全

所有考生的纸质档案都是在其进入高校之前所开展活动的原始记录形式，其中涵盖着工作以及学习的状况、奖励以及惩罚的情况、入党或者入团的资料等等，档案内容的完整性直接关系到高校能够深入了解考生在进入到高校之前的情况。

然而，就目前考生的纸质档案来讲，我们可以看出，并不是所有参加招生的考生档案中都涵盖着这些信息，考生档案并不完善,存在缺失部分资料的情况。

（三）不利于高校正常工作的开展

随着网上录取工作的贯彻落实，考生档案获取的实践跨度也在逐渐变长，这使得档案管理从短期工作转变为长期工作，这增加了教育招生考试中心管理考生档案的难度。与此同时，考生纸质档案依然存在丢失或者是填写项目信息不全的状况，这对高校了解考生的历史状况形成了阻碍。从某种程度上来讲，这不利于学生未来的成长与发展，也可能为学校与考生之间埋下纠纷的隐患，对于学生以及学校的未来发展都存在着不利的影响。

五、解决对策

在开展招生录取工作的过程中，高校为了从根本上消除远程录取为考生纸质档案造成的负面影响，进行了各种方案探索，具体如下：

（一）报送完整的资料

教育招生考试中心招生部门的主要负责人在向高校进行档案发送时，会特别关注学校新生资料数据信息的完整性。当然这也离不开高校的积极配合，需要及时对考生的信息进行审核和更新，将最新的数据信息传达给省级的招生单位。

（二）多方配合

如果考生的档案出现了遗失或者是存在项目不全的问题，教育招生考试中心首先需要发动招生管理部门以及考生一同进行档案查找，若是由于特定的原因，考生的档案出现了丢失的现象，此时相关人员可以按照既定的程序进行档案查询。如果是因为邮寄过程出现纰漏而造成考生的档案丢失，则需要相关的邮递部门追究责任；对于项目资料缺失的考生档案，需要将档案重新发送给考生，对相关的信息进行完善。

（三）专门专职

不同的地区进行纸质档案发送的方式以及时间都存在不统一的问题，这就需要专门的人员对这项工作负责。教育招生考试中心有必要安排专门的人员对所接收到的档案资料进行统一管理，以此来保证考生档案的完整性以及长期有效性。

（四）做好补救方案

尽管以上策略在一定程度上可以对考生档案问题进行解决，但是仍然需要建立起相关的档案补救措施机制。就目前的状况来看，在电子档案信息的指引下，学生的纸质档案便能够被制作出来。在整个过程中，考生电子档案发挥的作用不言而喻。录取这一环节结束后，考生的电子档案所存在的价值会被削减，而纸质档案的作用就会逐渐被凸现出来。这主要是因为电子档案对于电子设备有一定的要求，同时电子档案存在稳定性以及安全性的问题，而且电子档案的合法性还未得到有效的验证。除此之外，纸质的档案对于考生来说是非常重要的文件资料，在还未完全能够避免电子档案造成的不良后果的前提下，各个地区的招生部门不敢完全使用电子档案而不使用纸质档案，因此，在录取的工作结束之后，纸质档案的作用又发挥出来。

然而，在网上对考生进行录取时，考生的电子档案都发挥着巨大的作用。当网络状况良好的前提下，高校并未对考生档案信息的真实有效性存在过质疑，这主要是因为从考生电子档案的生成以及到后期的文件传递，都是在技术保障的基础上完成的。正是由于这个原因，如果考生出现纸质档案遗失的情况，那么我们完全可以根据电子档案的内容来进行内容复制。目前，针对考生纸质档案遗失并且需要补办的问题，得到普遍认同的应对措施是高校先整理出纸质档案遗失的学生名单，在经过高校审核并且相关的负责人签字盖章之后交付给省级的高校招生部门，再经过招生部门签字盖章之后，高校便可以对学生的纸质档案进行制作，这有助于保障纸质档案的真实性。

（五）加速档案改革

在招生录取的工作结束之后，高校的招生管理部门可以依据学生的录取名单，来讲考生的纸质档案转交给学校的档案管理部门，招生部门与档案管理部门需要共同核对并且确认电子档案的真实有效性。为了充分保证学生电子档案的安全性，高校可以制定出专门的管理方案对学生的电子档案进行管理。在学生进入到高校之后，学校也可以再次对学生的信息进行收集和补充，这是实现智能化办公的有效推动力。

随着我国信息科学技术的发展，网上招生的形式逐渐受到高校招生管理部门的认可，并且得到了广泛的运用。学生招收录取必然会涉及到学生档案的收集、转移以及管理，而电子档案也随着信息科学技术的发展应运而生，网上录取招生的方式对学生的档案管理工作存在一定的影响，作为教育招生考试中心的档案管理人员，需要强化档案管理意识，顺应时代发展潮流，不断提升档案管理能力，为保障学生档案的真实有效提供条件。