实施过程方法在质量管理体系内部审核的探索与实践

2020-11-27赵东

商品与质量 2020年6期

赵东

山东金晶科技股份有限公司山东淄博 255200

内部审核是以组织的名义进行的审核，是组织自己对质量管理体系的自我诊断，是对照质量管理体系标准、组织自身的质量管理体系要求等审核准则进行的审核，以评价质量管理体系的符合性和有效性，并发现问题，实施改进。内部审核的有效性直接影响着质量管理体系的有效性，因此优化和加强内部审核活动对于组织保持、完善、改进质量管理体系至关重要[1]。

1 过程方法定义的理解

我国有关质量管理体系准则和要求中对过程方法进行了规范的定义，能够系统性的识别和管理组织应用的一系列过程，尤其是在具有相互作用的过程中，这种方法称为过程方法。一般来说，下一个过程的输入是建立在上一个过程输出的，在整个管理过程中能够将活动和相应的资源作为过程进行系统性管理，获得预期的结果，也就是说过程是过程方法的基础。质量管理体系通过识别整个体系所需的过程，并确定各个过程的顺序以及它们之间的相互联系，明确在管理过程中的职责，确定过程运行所需要遵循的准则和使用方法，确保过程能够按照要求提供信息和资源，同时控制过程的输入输出环节，以及监视和测量运行状态，在测量和监视过程运行的基础上进行优化改进，获得预期的结果，最终审核的目的是增强顾客对企业质量管理体系的满意度。该过程方法具有将各个系统中过程之间的联系和相互作用进行连续性控制的优势。

2 传统符合性审核方式的适应性问题分析

一是审核连续性受到约束，不能得出有效性测量结果。由于质量管理体系过程的各项活动往往是跨部门运行，因此按部门进行审核时，审核员难以对过程的全貌以及过程是否达到预期结果作出全面判断，这就很难对过程和体系的有效性进行科学测量，得出的结论往往是基于判断，而非测量的结果。二是将过程“切割”审核，不利于关注质量目标的系统性及过程间的接口。如果按职能部门或者条款审核，往往容易将过程切割开，只去注意各条款的符合性。部门或职能间审核产生隔阂，不能关注过程的系统性，不利于发现是否存在部门目标与过程目标不一致的问题。三是不利于从“增值”的角度考虑过程，不利于组织的改进。符合性审核往往从条款的描述入手，关注组织文件和记录的符合性，而忽略了将过程的实际绩效指标与组织的预期绩效指标进行比较，不利于研究每个过程的有效性，从而达到整个企业绩效提升和持续改进的目标。因此，探索新模式下的过程方法审核尤为重要。

3 基于过程方法的质量管理体系内部审核实施

3.1 明确审核任务，周密策划内部审核

依据质量管理体系要求设计内部审核活动，按照审核要求点确定检查重点，防止遗漏事项。审核组成员应明确分工，确定审核大方向，对以往出现的不符合项和改进项进行商讨，编制具有针对性和可操作性的内部审核检查清单，内容应覆盖验证纠正预防措施的有效性。内审员采取抽样方式和审核方法，提出取样的代表性[2]。

3.2 现场审核

现场审核包括审查组织的各个过程以及它们的顺序和联系性，针对各过程的要求和措施，重点关注影响顾客的过程，比如对过程控制的评审周期、质量、输出有效性等。以及在审查过程中要重点关注未完成的质量目标以及对顾客有较大影响的项目。严谨的审查能够确保业绩目标的实现，如果审查质量目标没有完成时，需要提供适当的有效措施计划等，并能够客观的对各个过程的业绩有效性进行评价除此之外，需要对质量管理体系进行综合评价，获得最终的审核结论，并保持审核报告记录。具体来看，过程有效性评价报告需要填写的内容有：过程的介绍，包括活动的输入和输出，以及各个过程的接口，使用的条款，组织判定过程有效性的方法，审核员对于过程有效性的判定依据，以及最后需要工作人员对过程有效性水平做出综合评价。

3.3 强化数据和信息的评价，用量化指标改进过程

应用监视和测量系统收集数据，将客观的测量数据与策划的目标进行分析比对，找出差异，推动过程持续改进。采取定量评定方法对过程审核结果进行分析，定量评价审核的差异以及过程变化的趋势，为过程改进提供数据支持[3]。

3.4 重视内部审核策划

质量管理体系内部审核作为体系运行情况的一种测量方法，能够发现体系运行中的不符合并通过主动改进保持有效运行，能够发现隐患，能够发现新的需求，能够保持良好的沟通得到更多的改进计划，所以年度内部审核方案的适宜性尤为重要。

在制订年度内部审核方案时，应注意充分总结、分析近几年内外部质量审核结果，充分考虑各部门在质量管理体系运行中的职责、作用及重要性，同时与组织发生的质量问题相结合，制订适宜的内部审核方案，增加专项审核的内容，力争每年的内部审核方案更有创新性和时效性。

3.5 审核员素质和能力的认证及培养

公司级内部过程审核，内部过程审核报告（含不符合项、过程有效性评价）需提交公司领导审阅，让管理层了解质量管理体系运作的实际情况。这给公司各部门/各中心带来一定的压力，有时这种压力对内部质量审核员会形成一定的影响，触动过程评价结果的客观、公正和独立性，在审核中，审核员应该像法官一样，审核员的职业素养必不可少，审核能力必须确保。公司对内部质量审核员队伍进行梯队管理，建立激励机制，实施分级管理，以增强审核员的话语权和权威性。