事业单位会计档案管理的新思考

胡莉丽

（雅安市第四人民医院，四川 雅安 625000）

在事业单位档案管理中，会计档案是对各种经济活动的重要记录和反映。通过对自己的会计档案给予规范，分支学习和全面管理可以为不同机构在不同时期的财务工作的研究和发展提供参考，为今后财务规划的决策提供重要的依据。此外，事业单位接受上级有关信息，会计档案对部门的财务检查和年度审计也非常重要，因此，对大多数事业单位来说，积极做好相应的会计档案管理工作至关重要。

一、事业单位会计档案管理工作的必要性

本文从会计档案资料信息的存在状况和基础作用出发，分析了会计档案资料信息是事业单位档案资料和信息的重要组成部分，全面记录事业单位经济业务活动的组织和发展过程，反映事业单位各种经济业务活动基本问题的重要载体。完整的内容对事业单位会计档案的数据和信息的分析和体现具有非常重要的意义，同时也应具备真实性和全面性。事业单位在各个发展时期经济业务活动的组织和发展，为了使财务活动的组织和发展在单位制定和形成基本业务发展政策、研究和分析各种日常业务问题以及日常经济活动的组织方面起到极其重要的作用，需要注意提供参考依据。事业单位是我国政府机关的组成部分，是我国政府机关制度的重要组成部分，事业单位本身承担着一定数量和一定形式的公共治理和社会服务职能。事业单位自日常经营开始，维持单位正常运转和提供具体社会服务的项目主要依靠政府财政职能部门的资金支持，在日常经营过程中有效开展会计档案数据和信息的业务管理，提高和改善我国金融资本要素的综合利用价值，对于有效、有序地组织和开展行业单位的各项经济业务活动具有重要意义。

二、新时代信息数据化背景下事业单位会计档案管理现状

（一）有的会计核算中心没有或不及时向档案管理部门移交会计档案

《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。但在实务中，许多事业单位没有及时完成会计档的移交工作，主要原因是有的单位没有把这项工作具体落实到个人，所以造成了工作的互相推诿和拖沓。

（二）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档

会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”在实务中，许多单位没有按照规定及时备份电子档案，或没有及时将其移交给会计档案管理机构。

（三）会计工作与会计档案管理相脱节

会计档案是会计的产物。会计工作就是这样的。它是会计工作的延伸和终结。然而，在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务的熟练程度很高，经常参与会计业务的培训和学习，但他们对档案知识，特别是会计档案规范化的标准知识知之甚少，也没有参与会计档案管理的培训和学习。如果财务人员能够更好地掌握会计档案管理的相关知识，则更有利于提高单位的会计档案管理水平。

（四）会计档案管理工作模式有待创新

档案是机构管理和研究活动的真实记录和依据，是机构资产的核心信息资源和重要资源。目前，许多事业单位在实施会计档案管理时，使用的仍然有限，但是，它是一种比较传统的工作模式。具体的管理流程，由一定的人员负责收集整理各单位的会计档案，并加以总结和保存。同时，在时间上，许多事业单位也大多采用传统的按月、按月、按季、按年进行管理的方法。这样，就会有的公共机构的发生相关的会计工作已经完成，但相应的会计档案还没有及时总结和管理。然后导致一些会计数据滞后，单位的发展部分的会计工作可能会受到影响，有一些错误。同时，由于没有文件，当文件形成时，工作人员不能及时检查文件。这些是新形势下的情况，我们还需要机构与时俱进，加强单位内部各部门间的档案信息共享，及时管理现行会计文件的模式应该优化和创新。

三、会计档案管理的新思考

（一）创新档案管理理念，灵活运用信息数据化管理思维

要在信息数字化背景下及时创新，在新的档案管理理念下，在数据时代灵活运用新的管理思维。在这方面，应将信息技术和数据思想纳入档案管理系统、人员培训、人员培训、档案信息存储等工作。首先，相关人员应主动分析数据信息功能，将信息数据作为管理资源，从而将档案信息转化为信息数据，并在档案管理过程中全面分析事业单位需求的实际情况，及时整合、梳理档案信息，以提高事业单位查询档案信息的便利性。其次，在完善档案管理体系的同时，应以信息数据管理思想为基础，注重科学使用网络技术，坚持共享、开放的原则，制定档案管理制度。最后，在新的时期，事业单位对档案信息的数据检索有了更高的要求，因此档案管理工作非常重要，根据不同的规章制度，人员应将档案信息的类型与分类存储事业单位档案的频率结合起来，为事业单位信息档案管理平台的建设奠定良好的基础。

（二）优化档案管理形式，建立管理服务平台

在信息数字化的背景下，提高事业单位会计档案管理的服务质量是必要的，及时优化档案管理形式是必要的。应用信息技术和内部管理对事业单位数据进行处理，建立数据档案管理服务平台。事业单位信息数字档案案例管理平台可为事业单位档案提供档案管理、信息发布和电子化等综合管理服务。另外，完善档案管理业务流程，使事业单位会计档案管理不再局限于档案的存储。同时，加强事业单位电子档案的安全性和完整性，使事业单位档案信息规范化、标准化和信息化管理。此外，事业单位还建立了管理服务平台，该平台可以通过平台的扩展性与事业单位自动化办公部门进行扩展，集成了自动归档的综合应用程序，方便了电子文件的自动归档。同时，事业单位应采用智能化、数据化的档案管理模式构建档案信息管理系统，详细记录档案的相关信息数据，并根据事业单位信息利用率，详细记录相关信息数据，对档案资源进行管理和配置。并以数据分析的形式对事业单位信息资源进行总结，需求增加了档案信息管理系统的功能。

（三）智能管理档案信息，建立电子档案系统

为了适应新时期信息数字化的发展趋势，事业单位应将数据化为信息，这是档案管理的核心。在信息数字化的背景下，事业单位需要对内部档案信息进行智能化管理，利用大量的事业单位实体档案、电子档案管理、采集、存储和利用，实现集中式的综合管理。但在文件信息的应用过程中，可以利用“条码扫描枪”和PDA等信息技术手段，提高事业单位文件管理的有序性。此外，现阶段事业单位业务发展的经济活动主要依靠数据支撑，因此事业单位会计档案管理在新时期处于创新的过程中，应根据事业单位各业务生成的海量数据建立电子档案系统，使业务人员能够在系统中查找和定制他们需要的档案信息，并在业务发展中实时提供档案数据。

四、结束语

总之，会计档案管理是事业单位日常工作的重要组成部分。通过对各种会计档案的科学管理，有助于不同经营者更好地掌握自己的发展和财务活动，从而帮助事业单位更好地制定工作计划和安排工作。通过本文的分析不难发现，在目前机构会计档案管理过程中，还存在着会计档案管理工作模式创新和会计档案管理人员创新的问题，需要提高员工的综合素质。针对这种情况，有必要引起广大单位的重视，并根据实际工作情况进行分析研究，提出提高会计档案管理现代化水平的途径，进一步提高会计档案管理水平，以保证单位会计档案管理工作的顺利开展。