海外总承包项目如何做好合同管理工作

2020-11-27陶敏

时代经贸 2020年13期

关键词：电建管理企业

陶敏

一、海外总承包项目合同管理的特点

（一）管理时间较长

通常情况下海外总承包项目的建设周期一般较长，并且在建设过程中会遇到各种各样的问题，这样会延长合同管理的时间，合同管理会贯穿整个工程项目，也就是说从合同签订开始到合同完工，管理合同的工作都需要不间断的进行。

（二）实施合同存在较大风险

在海外总承包项目建设过程中，实施合同存在着不可控制、不可预见、不可预测的风险，造成这些风险发生的主要原因在于各国之间不同的法律环境、政治环境、自然环境、经济环境因素的影响。例如哈密国投新光50兆瓦光伏项目位于新疆哈密东南部山口光伏发电园区内，由于项目所在地处于偏远的沙漠地区，在成为最佳光伏项目建设地点的同时，恶劣的自然环境也成为影响工程建设的主要因素之一。项目部员工自5月份进点以来，已多次遇到沙尘暴的侵袭，加之交通闭塞、网络信号受到限制，履行工程建设项目合同将面临着巨大的挑战。

（三）协调性

海外总承包项目参与的单位较多，一般来说参与的单位有十几家甚至达到了几十家，主要包括总包单位、设备供应商、合作伙伴、运输单位、设计单位等。因此合同管理必须做好与其他单位的协调工作，保证合同内容协调一致，不发生相互矛盾的现象。参与工程项目的各方要在合同签订之后，对各方的权利和责任进行明确，通过合同把各方利益相关者联系在一起，这样能够保证项目工程的进度、质量和安全。

二、电建企业海外总承包项目合同管理存在的问题

（一）缺乏健全的合同管理制度

一部分电建企业在管理海外总承包项目合同过程中，并没有制定出完善的合同管理制度，缺少规范的合同文本，仅仅是形式上的签订合同，并没有明确划分海外总承包项目的成本、进度、范围等。由于电建企业海外总承包项目合同采用的是不规范、自制的合同进行签约，加大了海外总承包项目参与者梳理合同文件内容的难度，不能完整划分最终交付海外总承包项目的范围。同时由于合同成本管理制度的缺失，导致不能对海外总承包项目的收入和支出进行预测，造成对项目资金的需求量也不清晰，很难预测项目在建设不同阶段的总成本。由于合同管理制度上的不健全，加大了整个电建企业海外总承包项目的风险。

（二）履行海外总承包项目合同风险问题

电建企业在履行海外总承包项目合同过程中会由于环境、人员经验等因素的影响，将合同管理带入较大的风险当中，山东电建三公司在印尼市场承揽的第一个电站EPC项目，玛拉扎瓦项目肩负着打开印尼市场的重任，2018年11月项目两台机组临时移交业主运行，由于业主运行人员能力与经验不足，缺乏应对突发事件的能力，众多运行、维护工作无法独立完成。在项目#1机组满负荷运行期间，就曾发生过由于业主运行人员误操作凝结水泵前滤网排水阀，导致机组真空值降低而跳机的低级错误，而且故障发生后，业主无法独立启动机组，期间造成了大量的燃料损失和发电损失，严重影响到履行海外总承包项目合同的时间量和质量。

（三）合同变更索赔的问题

一些电建企业在海外总承包项目合同管理过程中存在缺乏较强的合同变更索赔意识，合同变更索赔技巧不先进等问题，直接到时不能准确对合同变更事项的发生进行识别，不能及时对合同变更索赔的证据进行搜集，严重影响到海外总承包项目合同管理的水平。

三、电建企业做好海外总承包项目合同管理工作的建议

（一）建立健全完善的合同管理制度

1.制定科学合理的合同管理体系

首先，完善合同管理工作制度。具体说来合同管理工作制度包括以下几个方面：合同签证签订制度、合同结算兑现制度、合同档案管理制度、合同纠纷仲裁调节制度等，例如电建企业在改进合同签证签订的过程中，要对合同文本进行规范，严格按照国际惯例以及相关规定进行制定，严格禁止按照自行制定的标准进行撰写合同文本。例如2014年，中国电建海投公司建立“内控与全面风险管理体系”，发布《内控与风险管理手册》，形成了373项公司规章制度，2018年中国电建海投第一时间制定了《合规管理办法》，使合规管理工作有章可循。其次，对合同管理工作重点进行确定。在合同条款中电建企业需要将合同风险写入到其中，例如在海外总承包项目合同中要明确规定用一定比例汇率的币种进行支付，在合同中规定质保金的比例要低于合同金额的5%，在合同文本中也要预先将应对风险的策略编入进去，这样才能提高管理合同的工作效率。再次，做好合同交底的工作。电建企业在签订海外总承包项目合同之后，电建工程人员就是具体的执行者，从电建工程的经理、班子成员、中层领导到各级员工都应该对合同总的条款进行认真的学习，分析、分解合同，“合同交底”工作要由电建企业工程部门的主管经理负责。电建企业的管理者在重视“图纸交底”的同时，也要认识到“合同交底”的重要性，只有按照海外总承包项目合同的规定，才能保证项目的顺利完工。

2.制定报告和行文制度

电建海外总承包项目的承包商、监理工程师、分包商、业主之间要通过书面的形式来进行沟通，最终的依据也要通过书面的形式进行，这不仅仅是海外总承包项目合同的要求，也是经济法律的基本要求。具体报告要包括以下几个方面：定期的实施工程报告，例如每月电建工程工作量报表；电建工程项目实施过程处理特殊情况的书面文件，特殊情况例如电建工程项目环境变化、难以预测的地质条件变化等。这些情况在进行协商、指示的过程中都需要通过行文的方式实施。

（二）防范合同管理风险

实施海外总承包项目要严格按照相关文件进行，因此电建企业在合同执行阶段要定期对信函进行检查，避免出现歧义或遗漏的问题，保证信函的法律效力。电建企业的合同管理部门要制定一个专门的合同管理人员对每一个海外总承包项目的信函进行跟踪，在项目的执行阶段公司也要派法务部门的人员对项目进行跟进，并与合同管理人员配合做好相关法律事宜的处理工作，及时向电建公司管理部门报送执行合同过程中出现的变更或执行力较差的行为，并制定相关问责制度。