信息时代档案管理工作的创新策略

2020-11-27曹倩倩

商品与质量 2020年53期

曹倩倩

山东省聊城市茌平区档案馆山东聊城 252100

1 信息化档案管理概述

通过现代网络信息技术在档案管理工作中的应用，通过两者的不断深度融合，借助计算机对各类资料数据进行采集、整理、加工，有利于后期信息资料的开发利用，更好地在企业发展建设中充分发挥作用。因此，在信息时代，传统的档案管理模式需要改革和创新，从以往的繁琐、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式转变，使档案管理工作效率有效提高。另外，档案管理信息化工作主要涉及建设档案管理基础设、信息化建设细则规范化、构建资源管理平台、开发系统软件几方面内容。在进行档案基础设施建设中，需要围绕信息化、数字化、现代化的建设核心，对资源平台进行有效构建，使国家与企业之间的联动得以强化，从而进一步促进信息化档案基础管理平台的建立，同时通过分级制以及规范化细则的建设，结合企业自身实际情况，根据国家相关法律法规，对规范标准进行制定。

2 信息时代档案管理工作的创新路径

2.1 需加强整体规划

首先，由于全国各地的档案管理方式都不尽相同，并且档案的管理容易受到多方面的影响。上述问题的出现，导致了档案管理工作难以出台一个统一的方案来进行解决。而这些问题往往导致了档案管理方式具有很强的不确定性。因此，可以将被分隔的部门整合在一起，这样有利于把分散的数据和档案信息进行集中、归纳、整理和保存。这么做会让文件的集中性更高，如果其他部门需要利用文件，档案管理部门就可以采用文件共享的方式来协助其进行工作。此外，可以将传统的档案管理部门建设成为数字化档案管理部门，但是在数字化档案建设过程当中，一定要符合当地政府相关的规定和要求，并且当地政府也要根据实际情况适当地转变政府职能，这样才能与数字化档案的建设进行更好地匹配，跟上时代发展的脚步[1]。

2.2 加强管理机制创新

企业管理部门要加强对档案管理工作的重视，充分认识到档案工作对企业发展的重要作用，结合企业管理和教科研工作的实际需求，进行管理制度的科学完善，高效整合相关管理规范，对各个档案工作相关环节形成科学的指导，保障管理制度的高效落实。要完善权责划分，对工作人员的管理责任进行科学界定，提升责任意识，保障管理活动的高效推进。档案管理工作涉及企业管理运行的各个环节，需要各个管理环节能够按照管理制度要求进行严格执行，实现对档案资料的高效收集整理，保障资料信息真实性，推动档案工作的高效开展。同时要创新监管机制，对管理活动的各个环节进行全面监管，对相关数据信息进行及时的复核，保障管理规范得到贯彻落实，提升档案管理水平。同时要创新监管形式，利用信息技术手段，对档案资料信息和相关操作流程进行全面的记录，并进行深入的分析，及时发现管理过程中存在的问题，进行针对性的制度调整，提升整体管理效率。

2.3 提升管理人员服务意识

在信息化时代背景下，企业档案管理工作应积极转变管理理念，为档案管理工作的创新发展奠定坚实的基础，并在日常管理过程中，通过全新管理理念的运用，进一步促进档案管理工作的数字化、信息化、现代化发展。同时，管理人员应对档案信息化管理加强重视，保持科学发展观，并将其作为工作指导思想，使档案管理工作与信息化技术有效融合。相关管理人员还应加强创新意识，对档案资料开发利用的重要性提高认识，确保管理理念能够更好地适应企业发展的步伐，使管理的时效性提高，使档案资源能够在企业可持续发展中充分发挥价值和作用。在档案管理工作中，提高工作人员的服务意识至关重要，其直接影响着档案管理人员的工作态度和工作方式。档案作为企业重大历史事件以及经验总结的重要资料，有着较高的参考和保存价值，能够为企业可持续发展提供重要依据[2]。

2.4 需建立信息化档案管理模式

在当前信息化时代下，一定要建立健全信息化档案管理模式。因为，档案工作不是一项简单的工作，它包含了很多方面的内容。这些繁杂的工作内容要求档案管理人员具有非常强的信息整理能力以及信息输入和输出能力。信息化档案管理模式是一项结合互联网的新型管理模式，是传统管理模式的转变，这也要求档案管理人员具备很强的工作适应能力，才能顺利地实现从传统管理模式到现代管理模式的转化。此外，还要求档案管理人员具有一定的数据化思维和信息化思维，因而要不断加强计算机技术和信息化意识的培养。

2.5 提高档案管理人员的专业性

在对档案管理工作进行创新的过程中，要求档案管理人员具备一定的专业性。在信息化时代，档案管理人员需要具备扎实的专业技能、专业理论，同时也需要具备创新精神，这样才能更好地完成档案管理工作，并且为档案管理工作创新与发展起到推动作用。作为档案管理人员，要及时更新工作理念与思想意识，主动学习最新的操作技能与管理知识，部门负责人必须重视档案管理力度，定期组织人员进行业务培训，提高业务水平。同时，管理人员也需要主动与其他同事做好沟通与交流，保证各部门之间工作步调一致，提高配合度与集体荣誉感。只有这样才能保证档案管理工作得到真正的创新与发展[3]。